黄河下游近期防洪工程档案分类与档号编制工作研究

黄河下游近期防洪工程档案分类与档号编制工作研究

刘健

山东黄河河务局山东黄河信息中心

摘要:文件分类和文件编号编制是进行文件管理的前提，也是实现项目文件完整性、系统性和准确性的根本保证。根据近期黄河下游防洪工程的特点和科技档案的归档要求，确定了基于档案来源、区域和项目相结合的档案分类和档案编号编制方案。该方案既满足了黄河防洪工程档案的完整性和系统性要求，又使工程与参建单位之间的层级关系清晰明确，便于今后黄河治理工作的检索利用。

关键词:防洪工程；档案分类；档案管理；黄河下游

黄河下游地理位置特殊，河道形态复杂，因此黄河下游防洪一直是黄河治理工作的重中之重。工程档案管理是工程建设管理的重要组成部分，档案分类和档案编号的编制是决定工程档案管理质量的关键。根据近期黄河下游防洪工程的特点，建立完整、准确、系统的档案分类编号方案，对治理黄河、促进经济可持续发展具有重要意义。

1 黄河下游防洪工程及档案管理的重要性

近期黄河下游防洪工程包括山东、河南两个单项工程，总投资38.74亿元。该工程的建成完善了黄河下游防洪工程体系，进一步提高了黄河下游防洪能力。以河南段为例，近期黄河下游(河南段)防洪工程涉及洛阳、郑州、开封、焦作、新乡、濮阳6市17个县(区)，包括29个子项目，工程类型涉及淤塞固堤、堤宽、防渗墙、堤顶道路、防浪林、危房改造、治理引导工程等。

工程档案是文字、表格、图像、声音等形式的记录，产生于项目立项、审批、招标、施工、验收等实施过程中，是工程建设实施的完整记录和真实见证。档案管理是工程建设管理的重要组成部分，档案管理的质量决定了工程建设的质量。工程建设过程中形成的相关文件的完整性和准确性，可为今后工程竣工验收、审计部门核查、日常维护或改造提供可靠依据。因此，做好黄河下游防洪工程档案管理工作，是工程通过竣工验收的前提，是保障黄河两岸人民生命财产安全和社会稳定的要求，是实现黄河流域高质量发展的前提和保障。

2 项目文件分类和文件编号编制的必要性和重要性

文件分类是按照一定的标准，根据文件来源、时间、内容和形式特征的异同，对文件进行分层分类，形成相应的体系。档案编号是在档案组织管理过程中，以文字形式赋予档案的一组代码。文件编号是访问文件的标志，具有统计监督功能。文件分类和文件编号编制是工程文件管理的基础。近期黄河下游防洪工程规模大、线路长、面积广，横跨河南、山东两省，每个省的项目包括许多市县。仅河南段工程就分为34个施工招标、5个监理招标和2个水土保持环保监测招标。本项目的项目分部与招标分部之间没有一一对应关系，导致出现多种复杂情况，如一个监理单位负责多个分项工程，或一个施工段包含两个以上分项工程，或一个分项工程包含多个施工段。针对项目的特点，如何将参建单位形成的众多工程文件进行分层分类，并将其组合成相互关联、清晰的有机整体，是档案管理者面临的首要难题。

项目档案管理的最终目的是为未来项目的维护、重建和扩建以及黄河的治理、开发和利用服务。根据近期黄河下游防洪工程的投资规模，预计将形成上万个工程档案。快速、方便、准确地检索和利用黄河下游防洪工程档案是防洪工程档案分类和编号的又一难题。可以说，制定科学、合理、适用的档案分类和档案编号编制方案，是工程档案管理的“灵魂”或“主题”。

3 黄河下游近期防洪工程文件分类编号方案

研究档案的分类方法，有必要分析档案之间的关系和规律。近期黄河下游防洪工程是“线性”工程，结构相对简单。专业类别以土石方为主，也有钢筋混凝土、机电设备制造安装等少数专业类别。但其战线长，项目位置分布广，子项目和参建单位多。这些独特的工程建设模式和特点决定了其文件分类和文件编号编制不同于其他常用方案。经过对各参建单位的调研和与相关专家的讨论，最终确定采用工程建设项目+分布区域(+子项目)+文件序号三大类组成的文件编号编制方案。

3.1一类类别按照工程建设项目的建设顺序划分

一级类别为工程建设项目代码。以2008年以来黄河下游水利工程法人制度改革后获批的第一个大型水利工程为例，按获批时间排名为1；工程建设项目设置编码为GC；本项目一级类别编号为GC1。

3.2二级类别按项目分布区域或文件管理权限划分

而后根据区域或文件管理权限，设置二级类别的编码。近期黄河下游防洪工程涉及河南、山东两省14个城市，各省(市)项目类别基本相同，各省(市)管辖的子项目不重叠交叉，地理分布在各省(市)河局管辖范围内。项目法人形成的综合管理文件和项目建设实施文件均可按项目分布区域或文件管理权限进行分类。

项目参建单位由建设管理单位和施工、监理等实施单位组成。工程建设过程中形成的建设项目文件具有以下特点:一是项目法人、水土保持环保检测、移民监督评价单位形成的文件大多针对整个项目，针对子项目或标书的文件极少；第二，施工和监理参与单位形成的文件都是在实施子项目或招标过程中产生的文件。因此，在二级类别中，河南省和山东省的项目法人按照地区和文件赋予管理权限代码，其他子项目实施过程中生成的文件按照省(市)的地区名称赋予代码。区域设置以省市名称前两个字的汉语拼音首字母为代码。由于不同省(市)的子项目数量不同，所以用阿拉伯数字代替子项目数量，并和区域代码组作为二级类别。

3.3三级类别是文件的序列号

第三级类别代码被设置为文件的序列号。建设项目综合管理、区域和子项目产生的文件，应当按照文件的自然形成规律和特点，保持文件的内在联系，并分别赋予文件序号。

3.4黄河下游近期防洪工程文件分类及文件编号编制说明

综上所述，制定形成的黄河下游防洪建设项目档案分类和档案编号编制方案，责任明确、层级分明、减少干扰，同时避免了将综合文档分类到各个子项目中的大量重复性工作，提高了工作效率。

黄河下游近期防洪工程文件分类及文件编号编制方案见图1。

图1黄河下游近期防洪工程文件分类及文件编号编制方案(以河南段濮阳工程为例)

4 结束语

近期出台的黄河下游防洪工程档案分类和档案编号编制方案，坚持科学性和适用性相结合，结合工程档案的内容和形成特点，按照工程建设管理形成的档案来源和区域的方法进行分类，保持了工程档案之间的有机联系，便于工程管理和后期综合开发利用。本研究提出的工程档案分类和编号方案可为类似的水利防洪工程档案管理提供参考。

参考文献:

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