教育考试档案管理信息化建设研究

教育考试档案管理信息化建设研究

位文娟 杨则会

济宁市教育招生考试院

摘要：由于纸质档案储存和查阅都存在较多困难，因此在档案管理过程中引入信息技术成为当前档案管理现代化的趋势之一。目前信息技术与教育考试的结合正如火如荼的展开，为实现整个流程的现代化推进，必须要改变传统的档案管理模式。本文主要探讨的是在教育考试档案管理过程中，推进信息化建设的策略，以期为建立现代化的教育考试信息一体化流程提供部分参考。
关键词：教育考试；档案管理；信息化建设

引言：教育考试档案指的是在教育考试的各个环节之中涉及的所有历史记录。这种记录具有一定的客观性和真实性，在记录过程中应尽可能保证信息准确和完整。主要内容包括文件、简报、机构信息、人员信息、工作情况、工作评价、资料备份、分类管理等内容。而信息化流程极大的减轻了工作负担，提高了工作效率，为信息收集和储存提供了一定便利性。本文主要从以下几方面对推进信息化建设的策略进行展开说明。

一、结合实际工作情况，完善相关制度

在档案管理信息化建设过程中，各个步骤环环相扣，信息数量繁杂，基层在实际工作开展的过程中，会在原有的工作制度要求上增加一部分的信息搜集工作，档案管理软件在设计的过程中往往是按照工作流程进行开发，因此二者之间容易出现矛盾冲突，容易出现系统与工作流程无法完全适配的情况出现。而且信档案信息在数字化的过程中，由于档案需要频繁流动，容易造成信息失真、信息丢失等问题。因此为避免这一情况，必须在实际工作过程中，立足于基层具体需求，同时建立严格的规范制度，避免档案流动造成的信息损失^[1]。

例如，在软件开发过程中，应尽可能安排开发人员与实际工作人员进行对接，了解整个工作流程，并据此确定相关环节，进行模拟设计，再将流程信息传递给基层人员查阅，并征询具体修改意见，如确认无误，则后续继续进行开发，并在后续的工作中不断整理基层使用人员的反馈意见，对档案录入系统进行改进，始终与基层工作需求保持高度一致，为工作高效稳定开展保驾护航^[2]。

在建立制度过程中，首先要确定划分权责单位。首先是明确管理范围，做好权责划分。在各人岗位确定之后，将整个档案信息的收集管理依据用途和类型进行分类，并依照类别设置相应的责任对应人员，明确他们的工作职能范围。其次是建立责任追究制度。根据发现的不同问题设置相应的惩处措施，在工作人员出现失误时能够依照规章制度进行惩处，起到警示作用。最后是定期对档案管理系统进行定期维护。定期检修，查缺补漏，在网络安全方面做好维护工作，避免安全管理系统遭受不良攻击。由于档案中涉及许多保密信息，因此对于档案信息的查阅和管理需要进行留档，在查阅保密级别较高的信息时必须先提出申请，才能进行查阅，并严格禁止以任何方式将电子档案中的信息转移或复制到其他位置，避免信息外泄。设置权限级别。普通人员对档案资料只有录入和查阅的权利，无法对已经上传的内容进行删改，或是结合实际工作情况预留一部分修改时间，避免后续人员误操作造成资料遗失。

二、推进档案资料电子化处理进程，建设管理共享数据库

在实际操作的过程中，有些重要的资料和文件通常以纸质的形式下发到各个单位基层，因此在信息化建设过程中必须要推进档案资料电子化处理进程，做好纸质文件留存的同时，也要对档案资料进行转化。以作弊记录管理为例，在进行录入时首先使用纸质载体对具体时间、地点、人物、行为等信息进行详细记录，之后将其教育教务部门进行确认，经评审之后生成相应处分文件。因此在电子化信息记录中，首先要将纸质载体上的作弊人员信息转移到系统当中，系统对需要收集的信息逐条罗列出来，避免出现遗漏，待处分文件生成之后，将处分文件的相应信息录入到系统中。理论上二者存在于两个不同的数据库中，但两类数据存在关联性，并一一对应，因此在进行功能设置时需要进行数据关联，便于后续的查阅与核对的进行。有需要的话，还可以加入电子拍照系统，在录入时由录入人员手持纸质文件进行拍照，在一定程度上保证信息的真实性，避免混淆的情况发生。

在数据档案管理过程中，应只对资料设置查询限制而不对数据库本身进行限制。因此在教育考试档案管理的过程中，相关资料涉及到许多部门。只对资料设置查询限制，确保了资料保密性的同时也能够实现资源的共享，在一定程度上提高办事效率^[3]。

三、重视资金投入，培养专业人才

教育考试档案管理系统的开发和搭建离不开专业人才的建设和维护。对外引进的方式看似在一定程度上节约了资金投入，但同样也限制了档案管理系统的后续开发和创新。系统和应用需求不匹配，保密问题和安全隐患都无法得到处理和排查。因此必须培养或引入专业性人才，共同推进教育考试档案管理系统的信息化建设。为达成这一目标，学校可以与其他高校进行联合，或是以招聘的方式引入专业性人才，打造一支属于自己的信息化建设团队，在日常的工作过程中加强培训，明确工作重点方向，将所学内容应用到开发过程中，为档案管理的安全增加保障，在今后的工作过程中不断推进档案信息化建设

^[4]。

无论是系统开发、人才引进还是专业设备的购置，都需要一定的资金投入。因此在这种情况下，必须积极争取资源倾斜的同时，在一定程度上从外界环境引入资源，例如在开发完成之后将自己的档案管理系统有偿提供给其他学校，缓解资金压力，借助档案管理系统的便利性对人员结构进行重新调整，减少人力资源成本，在有限的条件下最大限度的推进教育考试档案管理信息化建设，使教育管理系统在走向现代化的过程中迈出重要一步。

结束语

综上所述，推进教育考试档案管理系统信息化建设的过程是一个不断发展的过程，在此期间必须对开发人员提供一定的经济支持和资源支持，在开发过程中紧抓实用原则，使其与现实情况紧密结合在一起，发挥信息化优势，实现资源共享，为推动教育事业走向现代化进程提供宝贵支持。

参考文献

[1]宋维薇.论大数据背景下学校档案管理的信息化建设[J].信息记录材料,2021,22(02):166-167.

[2]苏嘉庚,杨湘慈,刘思逸.关于档案信息化建设的几点思考[J].文化产业,2020(36):140-141.

[3]狄丹.学校档案管理信息化建设工作开展策略研究[J].传媒论坛,2020,3(24):104-105.

[4]邓小芳,张金顺,罗丽燕,郑霖,石柳月.远程考试管理系统的建设[J].企业科技与发展,2020(12):47-49.