档案馆灾害预防和应急管理机制

档案馆灾害预防和应急管理机制

冯钊

南水北调中线干线工程建设管理局 100038

摘要：档案作为一种记录社会活动中具有保存价值的原始记录方式。随着我国特色社会主义事业以及社会各产业领域的高速发展，大量的档案信息不断诞生和保存，特别是在信息化时代下，海量的数字档案资源和纸质档案需要进行专业的长久保存处理。而近年来，由于网络信息泄漏、自然灾害等人力非人力因素的增加，为档案的安全和长久保存带来了一定的风险。因此加强档案馆灾害预防以及应急管理，对提升档案馆档案管理质量具有重要的价值和意义。本文针对现阶段档案馆所存在的灾害种类及问题，从档案优化管理、应急管理角度提出相应的建议和对策。

关键词：档案馆、灾害预防；应急管理

一、前言

档案作为人们在进行各项社会活动时所形成的记载的能以各种形式进行保存具有价值性的原始记录。档案的本质特性就在于其原始记录性。档案具有服务现实、传承文明、记录历史的作用。尤其是在信息化时代下，海量的纸质档案和数字档案需要进行专业的保存管理，所以档案馆加强档案的安全管理，采取科学的保护措施和应急管理机制，实现档案减灾防灾具有重要的价值和作用。

二、档案灾害的概述

（一）档案灾害的定义

档案灾害是档案事业管理过程中必然要面对的一个问题，它是指由于人为原因或自然原因而造成的，会给档案信息内容和档案载体造成实际性破坏的事物总称^[1]。档案长久保存过程中可能存在各种各样的人为灾害、自然灾害以及突发事件的威胁，这些存在的安全隐患威胁会对档案资源的安全性构成毁灭性的破坏，因此档案馆必须要重视档案的防灾减灾以及应急管理。

（二）档案灾害的种类

根据档案馆灾害来源特点，档案灾害可以分为以下四种类型灾害。

一是档案馆外部灾害，自然灾害属于非人为灾害，它主要表现为各种灾害性的天气所造成的数字档案灾害，如泥石流、滑坡、台风、地震、洪水、海啸、沙层暴、雷灾等可能影响到档案长期保存的灾害，这些自然灾害不受人力因素控制影响，我们只能通过预测和采取一些防范措施来降低或避免数字档案资源可能面临的损失。

二是档案馆内部管理的灾害。这一类型的档案灾害主要来源于档案馆内部和管理问题所形成的灾害，如霉菌、虫鼠灾、偷盗、水灾和火灾等，由于档案馆内的的大型机械设备运转失灵、馆藏中缺乏稳定性的材料失火、消防设施不合格、易燃易爆物、电路老化、持续高温、空调系统与排水系统故障、水管破裂等不同类型的灾害，这些灾害都会影响到档案的保管质量。这些灾害可能来源于人为因素，也可能来源于非人为因素。

三是团体或个体冲突而造成的灾害。如团体或个体冲突所造成的灾害包括武装冲突、故意破坏、电力破坏、纵火等，无论是团体行为，还是个体行为，都属于恶意破坏档案资源安全性的行为，这些行业具有一定的恶劣性。所以必须采取措施加以防范。

四是计算机系统安全灾害。由于数字档案资源依托计算机、互联网、信息化技术等外在系统因素，而影响数字档案资源长期保存的其中一个因素就是系统安全。系统安全主要涉及到两个方面内容。分别是计算机操作系统和档案管理系统。由于数字档案资源保存所需的硬件元素就是计算机，而计算机的系统有UNIX、Windows等系统，无论是何种计算机系统都会存在薄弱环节和安全漏洞，而这些漏洞与问题会引发计算机系统被攻击，甚至被黑客或病毒入侵，从而造成数字档案被破坏或泄漏。同时数字档案资源管理依托档案管理系统，而管理系统属于软件性的系统，它也可能存在系统性漏洞，并且一旦管理员不熟悉系统，由于意外覆盖或无意删除，可能会造成数字档案丢失，这对档案管理系统的稳定性和安全性带来隐患。

三、档案馆灾害预防与应急管理中所面临的问题与不足

（一）意识认知上对档案安全防范及应急管理缺乏重视

从近年来国内外档案安全保管新闻的情况来看，造成档案馆档案出现破坏性灾害的其中一个原因就是档案馆相关人员对档案安全防范及应急管理缺乏重视。尽管随着中国特色社会主义市场经济的高质量发展，我国档案事业也随之进入高速发展的快车道，各式各式现代化、智能化的档案馆纷纷竣工，档案长久保存技术也得到优化和提升，档案馆档案管理软硬件水平的提升容易造成相关管理人员思想上出现麻痹大意，在实际的档案保存管理中可能出现疏漏，如电路检查不及时、消防设备过期等问题的出现都会为档案资源的保管带来隐患^[2]。同时，在档案灾难应急管理中，档案馆更多坚持“以人为本”的原则，所以一旦发现灾害时，保证人员人身安全是首位，而档案资料安全反而放在次要位置。这无形中大大增加了档案受损的机会。

（二）灾害预防范围空间狭窄，应急措施缺乏全面性

由于档案灾害大多都属于突发性事件，而突发性事件既有人为因素，也有自然因素。如恶意破坏、电力破坏、纵火、台风、地震、洪水、海啸、沙层暴等。从我国档案馆的档案灾害预防及应急管理制度来看，相当多一部分档案馆对档案灾害预防的范围以及应急管理机制内容的都存在一定的狭窄性，相关应急管理制度对档案馆可能 冇得的各种灾种考虑不周，档案馆更多从档案的病虫害、水灾、火灾等常见的灾种进行考虑，对一些不常见、人为突发事件的灾害缺乏预见性，所以如果出现一些特殊灾害，那么既定的预防制度和应急管理机制就无法提供指导，从而错失档案最佳的抢救时机，档案资源面临着丢失或损害的危险。另外，在信息化时代下，档案馆的安全管理内容不单只是档案实物的安全管理和“八防”管理（防盗、防尘、防光、防虫、防霉、防潮、防水和防火），数字档案、档案管理系统以及备份载体都要纳入安全预防管理范围。

（四）灾害预防及应急管理制度缺乏执行力度，实战演练机会少

档案馆所制定的灾害预防方案以及应急管理制度，其目的都是为了在灾害发生时可以为现场人员提供指引，从而最大程度地保证档案资料的安全，而实战演练就是检验档案馆相关灾害预防方案以及应急管理制度的重要手段，通过实战演练来发现档案馆人员在面对各种档案灾害时所存在的问题，强化他们的档案减灾防灾的意识和技能，从而保证在真实出现突发事件时，相关人员可以从容处理，以此提升档案馆的灾害应对能力和水平。但是部分档案馆组织实战演练的力度不够，档案馆人员缺乏实战锻炼，从而造成他们的灾害应对处理能力不足，最终影响到档案馆的档案管理水平。

（四）灾害预防方案及应急管理制度空泛，实战操作性不强

档案馆所制定的灾害预防方案和应急管理制度，必须要结全本单位档案实情、可能存在的灾害种类等方面因素进行综合考虑，最大程度上保证防范措施和应急管理措施的完备^[3]。从现阶段各级档案馆的灾害预防方案及应急管理制度内容来看，部分档案馆所制定的制度结构都大体相似，内容基本包括应急处置保障措施、灾后救助、应急预案启动条件、总则以及附则等内容，内容大同小异，应急管理制度没有结合本单位的档案管理实情来展开，内容空泛，缺乏特色，操作性不强，这些缺点都为档案管理带来隐患。

四、优化档案馆灾害预防和应急管理能力的建议和措施

（一）增强防灾警惕性，全面提升相关人员的防灾应急意识

尽管我国档案馆的建筑质量及档案长久保管技术不断提高，这些有利的条件为档案管理安全性的提升创造了有利条件，但面对日渐频繁的各种自然灾害及突发性事件，如2021年河南特大洪水、湖北十堰燃气爆炸事故等自然灾害人为灾害。在这种背景下，各极档案馆应对档案防灾减灾保持高度的警惕，危机意识不可丢。从国外一些自然灾害频发的国家档案管理情况来看，国外档案部门具有非常强烈的档案防灾应急管理意识，档案部门会不时组织档案人员进行防灾应急管理培训，通过互联网、宣传手册等方面进行档案防灾和应急管理知识技能学习^[4]。从而全面强化他们的防灾意识和知识技能。因此我国各级档案馆要结合本部门、本区域的实际情况，采取多元化的措施来强化档案馆相关人员的防灾应急意识。从防灾应急意识上防微杜渐。

（二）完善档案馆档案资料的备份制度

根据档案的载体特点，档案可分类为纸质档案和数字档案。由于档案保存管理过程中会面临着各种灾害的威胁，所以为最大程度上保证档案资料的安全，各级档案馆要构建完善的档案备份制度，档案馆可根据本馆的档案馆藏资料情况，对一些重要的纸质档案、数字档案进行民异质备份、异地备份，同时丰富档案备份的手段和载体。各级档案部门结合本部门数字档案、纸质档案备份管理的情况，构建数据备份和恢复机制，合理选择好相应的数字档案备份载体，同时根据信息化技术的发展情况，不断优化数字档案长期保存和备份技术，如完善档案管理系统、应用档案数字资源云备份，通过网络信息化技术来实现数字档案的搬运或自动存储，实现数字档案的自动备份、数据共享和传递^[5]。

（三）重视应急实战演练，全面提升档案馆的灾害预防和应急管理水平

档案馆管理人员灾害预防和应急管理能力的提升离不开日常的实战演练，实战演练是检验档案馆以及相关管理人员灾害预防和应急管理能力的重要手段措施。通过实战演练来了解管理人员对灾害种类、应急实操熟练度及防灾警惕性。因此，档案馆要定期不定期地组织实战演练，针对不同灾害环境来对管理人员进行演练，将应急演练作为档案馆一项经常性、日常性和考核性的工作任务，保证档案馆所制定的灾害预防方案以及应急管理制度可以落实到实处，从而提高相关管理人员的应急处理能力。

（四）不断完善健全应急管理制度

档案馆的应急管理制度包括灾害发生进的各项针对性措施以及预防灾害发生的事前管理要求。档案馆所制定的应急管理制度属于档案灾害管理的纲领性文件，所以各级档案馆必须要结合本单位的档案管理情况、区域气候、地理情况，不断健全完善档案应急管理制度，构建完善科学的应急管理机制，从灾害种类范围、常规/非常规灾害应急处理、灾害成因、表现形式等方面入手，制定一套具有较强操作作和针对性的应急管理制度，应急管理制度的制定，既要突出“以人为本”的管理原则，又要兼顾档案保管拯救的及时性和可行性。

五、结语

档案馆作为保存档案资料的重要组织单位，档案长久保存管理过程中会面临着各种各样的灾害，灾害既有自然灾害，又有人为灾害，所以为提升档案管理的安全性，必须要重视档案馆灾害预防和应急管理制度的构建。档案馆要从防灾应急警惕性、档案备份制度、实战演练以及应急管理制度完善等方面进行综合考虑，以此全面提升本单位的档案灾害预防和应急管理能力。

参考文献

[1]李新华. 浅析档案安全防护和应急管理[J]. 科学与财富, 2020, 000(008):30.

[2]张慧林. 加强档案安全管理工作的意义[J]. 兰台内外, 2020, No.284(11):76-77.

[3]康燕, 赵兰花, 贾晶. 档案安全体系建设的重要性[J]. 机电兵船档案, 2020, No.208(03):38-39.

[4]童丽娜. "互联网+"大数据时代下城建档案电子化异地备份探索与研究[J]. 城建档案, 2020, No.253(10):17-19.

[5]许晓晖. 救灾档案收集工作的若干对策[J]. 科技经济导刊, 2019, 27(01):211-212.