新形势下档案实体安全和信息安全管理的思考

新形势下档案实体安全和信息安全管理的思考

刘健

山东黄河河务局山东黄河信息中心

摘要:实施档案管理，发挥档案利用价值的前提是确保档案实体的安全。当前，面对信息技术快速发展和疫情防控常态化的新形势，维护档案实体安全和信息安全的方式越来越现代化、多样化。本文分析了保障档案实体安全和信息安全的意义、现状和对策，并提出了一些建议，希望能为档案实体安全和信息安全管理提供一些帮助。

关键词:档案实体安全；信息安全；思考

一、档案实体安全管理和信息安全管理的意义

(一)档案实体安全管理的意义

1.有利于保证档案实体的多样性和完整性

实体档案主要是指以直观媒介形式记录生产、社会活动各种载体的材料，如文字档案(纸、竹简、石刻、甲骨等)，电影档案(电影、照片、磁带等)和动植物标本等。电子档案是现代科学技术的产物，是需要计算机磁盘等设备存储和利用的图片、音频数据、视频数据等电子图像和文件的集合。档案实体的核心是“实体”，包括存储档案信息的载体本身，如纸张、文物、胶片、光盘、硬盘等，有各种形式的档案实体。因此，应根据实物自身特点，结合档案保存的实际情况，通过增强抵御潜在风险的能力，做好档案实体的安全管理工作，保证档案的多样性和完整性。

2. 有利于保存孤本

档案孤本是独一无二的，不可再生的。这不仅是档案外部形态的重要特征，也是档案区别于其他文献信息的重要标志。因为档案实体一旦形成，在形式上就是独一无二的。这种独特的形式对于档案的原始记录性具有不可替代的独特价值。因此，档案孤本在社会生活中具有特殊的意义，保证了档案实体的安全，也就保证了档案孤本的安全。

(二)档案信息安全管理的意义

1.有利于保护个人隐私

学校保存学籍档案，人力资源管理部门保存员工个人档案。信息时代，个人信息包含了每个人的隐私，关系到自己的人身和财产安全。犯罪分子一旦获得他人的信息，很可能会利用这些信息从事违法犯罪活动，给个人和社会带来不可估量的损失，甚至危及公民的生命财产安全。做好档案信息安全工作，提高信息安全管理能力，是维护人民群众基本权益、保护个人隐私、维护社会稳定的一项重要工作。

2.有利于维护国家安全

保守国家秘密是中国公民的基本义务之一。在涉及敏感领域的企事业单位和机关，档案管理一直是保密工作的重要组成部分。保障档案信息安全就是保障国家安全。各单位要高度重视涉密档案信息的安全管理，建立健全档案保密制度，加强人员保密教育，配备专用信息设备，监督档案的查阅、借阅和复制，确保涉密信息不泄露，保障档案信息安全，保守国家秘密，维护国家安全。

二、档案实体安全和信息安全的现状

(一)档案的实物安全

绝大多数企事业单位都有专门的档案库房，配备相应的实物和技术防御措施，配备相应的档案管理人员。涉及国家秘密领域的，各单位都建立了完整的保密管理制度，规范了与档案主体相关的一系列行为，包括进出库房登记、档案材料的接收和清点、档案借阅和使用过程中的审批、登记和日志的使用等。

但在实际工作中，很多企事业单位明显缺乏风险意识，对档案的安全管理重视不够。虽然建立了一系列的安全保密管理制度，但往往照搬别人的经验，没有根据本单位的实际情况进行优化，没有针对档案实体的不同介质，制定不同的保护措施。长此以往，很难避免光盘、硬盘等介质无法读取内容，纸张发黄、氧化、破损的情况；此外，由于相关工作人员不了解档案实体的保护情况，所以在使用时不知道如何保护档案，常有随意捆绑、拆解、打孔、涂改档案等行为，完全无视档案实体长期保存的要求，给档案实体的安全管理造成极大隐患。

(二)档案信息安全

在信息技术飞速发展的今天，很多企事业单位对档案安全管理的意识仅仅停留在传统管理模式的层面，存在重实体轻信息的问题。传统模式下，无论是档案管理者还是档案使用者，对档案信息的安全管理重视不够。在档案利用过程中，权限控制没有严格执行，仍抱着“不丢失档案”为要的思想。虽然，可以控制档案实体的管理，但文件信息的查询和利用过于随意，导致记录在文件实体上的信息范围很广，没有得到有效的控制，存在安全隐患。在《中华人民共和国保守国家秘密法》中，国家秘密的分类分为“绝密”、“机密”和“秘密”。如果档案利用的权威性得不到控制，密级的分类将变得毫无意义，稍有不慎就可能危及国家安全，造成巨大损失。

三、新形势下提升档案实体安全和信息安全管理的对策

(一)提高档案库房的管理水平

档案库房管理是档案实体和档案信息安全管理的重要组成部分。在信息技术发展的背景下，可以借助智能技术搭建智能档案仓库，可以根据实际情况合理布局，实时监控库房内部的安全环境，包括但不限于温湿度传感、人员进出、大物件移动、实时监控等。这些数据可以通过手机实时接收，让档案管理人员随时随地了解库房的环境，实现24小时不间断监控。智能监控系统可以在同一移动终端，监控库房内不同区域的环境状况；还可以支持多个移动终端同时登录，只需要通过管理员的设置就可以同时监控仓库内部情况。库房发生异常情况时，就近的档案管理员可以尽快赶到现场。

根据档案单位的不同特点，实行有针对性的管理措施。鉴于纸质档案数量最多，要做好防虫防蛀工作；用于光盘、硬盘等磁介质载体档案，要做好防静电、防磨损工作，定期读取存储信息，确保档案实体和档案信息安全有效使用。

(二)结合科技发展，完善技术手段

在科学技术飞速发展的今天，为了确保档案实体和档案信息的安全，有必要对现有的安全技术手段进行改进和升级，以适应社会发展的需要，提高档案管理水平。在物理技术方面，要做好档案工作环境的防火、防水、防虫、防霉、防静电、防辐射等防护技术；使用新型防蛀、阻燃、耐腐蚀材料作为档案实体的包装。信息技术方面，定期检查操作系统，确保系统安全无漏洞；定期更新病毒库和防火墙，外来信息必须查杀；完善用户身份管控机制，规范用户访问和使用权限等。

(三)强化档案安全意识

档案的安全管理离不开高素质的档案管理队伍。目前，企事业单位档案管理安全意识淡薄，传统的管理方式已不适应新形势下档案管理的需要。因此，要切实提高档案管理人员的档案安全管理意识，不断增强安全责任感和风险意识。一是领导要发挥模范带头作用，高度重视档案安全管理，把档案实体安全和信息安全管理作为重要任务，明确职责、工作重点和发展目标。二是各单位要结合自身特点，制定相关制度，规范日常档案安全管理。有必要成立一个工作组来发现不足，填补漏洞并加以实施。三是开展档案管理人员的培训教育。业务理论、技术知识和安全教育应该齐头并进。在实际工作中运用现代智能化手段，提升档案管理人员的责任感和职业素养，督促其在工作中发挥主观能动性，做好档案保管和有效利用工作，确保档案安全。

综上所述，新形势下，档案实体的物理安全和信息安全管理不断变化，这是时代的必然趋势，也是档案工作长期稳定发展的客观需要。目前，档案安全管理还有很多需要改进的地方，因此档案工作者应不断提高档案安全意识，根据新形势的要求合理运用现代科技手段，不断加强档案实体安全和信息安全管理，为档案价值最大化提供有力保障。

参考文献：

[1]李露.实体与信息化档案并行安全保护技术应用研究[J].机电兵船档案，2019(1)

[2]朱晓英.数字档案信息安全保护策略研究[J].办公室业务，2018(8)上

[3]张晓华.大数据时代高校学籍档案信息安全管理分析[J].现代商贸工业，2019(1)