浅析如何实现档案的优化建设管理

李霞

潍坊市疾病预防控制中心

摘 要：加强对档案工作的建设管理工作，是档案工作规范化管理的需要。要通过提升对档案价值作用的认知度，采取有效的档案建设管理措施，促进档案管理建设质量的全面提升发展。本文立足于现实档案管理现状，以问题为基本导向，结合自身工作实践，对优化档案建设管理提出独到见解，力求从档案管理内容的一个侧面寻求好的管理制度和方法，为提升档案管理水平提供好的经验参考。

关键词：档案工作；优化；建设管理

一、从文书档案和人事档案分类管理谈起

档案门类众多，有文书、基建、人事、会计等多个门类，笔者从中选取具有代表性的文书档案和人事档案分类管理进行有效探讨，从中探索领悟档案优化管理建设的途径和方法。

（一）文书档案。文书档案是每个单位都会形成和设立的一类档案门类，形成数量一般在单位档案总量中占有较大比重，载体形式主要是文字张纸和图表类居多。对文书档案分类管理，首先要将有关文书文件材料收集齐全，不管是本单位制发的，还是外单位形成的与本单位有关的“账外文件”，都应该按归档要求收集齐全，在此基础上要进行文件价值的判定，合理划分为永久、长期和短期保存期限。然后在每一个保管期限内，按照文件的形成时间先后和文件之间的衔接联系进行排列组合，固定文件排列顺序后，依次逐页编写页码，编制形成档案文件目录，完善档案卷皮（卷盒）封面、脊背及卷内（盒内）备考表相关类项内容，经过系统装订修整后，搬运入库实施排架管理。整理完成后，还要编制全宗卷相关检索材料，编制案件目录、全引目录，便于查阅利用和日常管理。在时间上，单位一般要在本年度6月份之前将前一年度的文件收集整理归档。

（二）人事档案。人事档案的专业性管理要求更加严格，因其涉及每个人的切身利益，如有关身份的认定，三龄一历的判定等都要按照科学的管理方法进行，以人事档案管理依据来开展。人事档案管理既要确保规范，又要保证内容信息真实可靠，工作过程中对于人事档案材料要进行归档前的认真审核，对于重份文件或者内容不完整、签字盖章手续不完备的材料一律不准立入个人人事档案案卷之中。对于新接收的人事档案要查看转交手续是否完备，是否执行双人移交，档案袋是否完好无损，内部材料是否齐全、是否有篡改痕迹等，确保人事档案材料真实有效。在人事档案存放管理中要严格落实各种防护措施，采取双人进入库房调阅档案，做好签字登记，确保人事档案使用管理安全；要注意运用现代化新型档案管理技术，建立数字档案信息库，通过计算机调阅人事档案电子档案目录，方便快速档案查阅利用，提高工作效率。

二、确保档案实体及信息的安全

档案库房是存放档案实体的重要场所，要严格按照档案馆库建筑设计要求建设，库房选址要远离用水房间、餐厅、车库和配电室等可能带来安全隐患的位置。专门的档案管理库房要配备必要的档案安全管理设施设备，如灭火设备、监控报警设备，库房的建筑结构和面积也都要符合相关档案安全管理的规定。各类档案在库房内应进行分类分区排列，实施集中统一管理；对于未经鉴定的档案不准私自开放，严谨私自查阅利用，特殊情况利用时需要严格履行查阅手续；对于存在档案不宜对外提供利用的档案，要严格对外开放利用年限，防止档案信息的不当泄露。

三、完善档案查阅管理

档案查阅要在指定的专门利用场所进行，档案一般不得带出查阅室查阅，特殊情况需要外借查阅的要履行严格的审批手续，签署借阅审批单，严格在规定的时间内归还。查阅利用档案时要做好查阅利用记录，准确记录查阅时间、利用人、查阅利用方式、利用目的和查阅内容等重要信息项目，查阅时要注意原件的管理保护，可利用档案电子件或复印件代替原件的方式，需要摘抄时要做到客观真实，不得进行个人片面性认识理解解读。档案管理人员要严格执行好查阅利用管理制度，从自身做起，搬运调阅利用时注意原件纸张档案的保护，轻拿轻放，谨慎翻阅，不得圈划、折叠纸张，并且全程戴好手套等安全防护工具。

四、增强档案管理重要性的认识

档案管理最终还是要集中统一到档案管理部门来保管和存放，并做好相关安全管理、技术保护以及档案资源的挖掘、利用服务等工作。

（一）全面记录单位发展面貌。大量的档案是在单位工作过程中不断积累和形成的，比如大事记和机构沿革更为全面的反映了整个单位的工作管理历史轨迹，可以通过档案真实还原工作的过程，还原一项活动从开始着手运作到到中间发生的问题、采取的解决措施以及最终的工作成效等，是单位提升管理、改进技术、创新发展的宝贵经验材料。

（二）单位开展教育宣传的重要资料。单位在发展过程中积累和形成了好的工作经验，取得了优异的工作业绩，这都需要及时进行宣传，以增强自身社会影响力，提高职工自豪感，那么就需要从档案资料中进行挖掘真实信息记录，还原事实经过，增强宣传的真实性和可信性，树立单位良好社会形象。

（三）提供决策经验借鉴。单位发展要不断进行系列科学决策，以引导单位的更好发展，在决策过程中如何做到科学决策，档案数据就可以提供有效经验参考，通过档案记录的信息进行科学分析研究，制定最优决策方案，继承好的经验做法，促进单位工作高质量发展。

（四）维护个人合法权益。档案与单位每个工作人员关系密切，并且是由每个人员在不同工作过程和工作岗位中形成的，其中很多档案记录了一个人在工作中的突出表现，所做的贡献，以及取得的成绩等；在个人档案中记录有个人的工作岗位变动、职位和工资调整等重要个人信息，是职工工作和个人成长的真实全面记录。管理好这些档案就会在个人需要时，提供真实可靠的依据，在自身合法权益得不到保障时，提供凭证，落实好个人的合法权益主张。

五、结束语

综上所述，档案管理是重要的业务性工作，对于促进单位全面发展，提升各项工作水平具有重要的推进作用。对档案进行规范性管理，保证档案价值作用的有效发挥，是档案管理的职责和任务，要不断强化档案管理思想认识，将档案管理工作推向更高水平发展。

参考文献：

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