档案管理的质量保障体系的构建探讨

档案管理的质量保障体系的构建探讨

吴桐

黑龙江省镜泊湖风景名胜区管理委员会票务中心

【摘  要】档案管理人员的主要职责就是对档案的相关工作进行管理，档案管理工作的质量和相关部门发展具有十分紧密的关联性，在一定程度上可以反映出相关部门的劳动成果，同时也是对日常活动的一种总结，更加是一种社会发展的凭证，之所以这样说主要可以从以下两方面进行阐述，一是档案随着时间的推移其数量和种类都会持续上涨，结构的复杂性也会逐渐升高，而这些条件都是增加档案管理难度的主要因素，加上当前档案质量控制工作的相关措施以及其保障体系不够完善使得档案很难在实际应用中发挥自身功能，使得档案管理工作被边缘化。因此建立档案管理质量保障体系是保证档案管理工作能够发挥作用的重要切入点。基于此，本文将会针对档案管理质量保障体系的构建问题进行详细的探讨。

【关键词】档案管理部门；档案管理；质量保障体系；构建

想要有效提高档案工作的工作效率有必要建立一个高质量的档案管理体系，该管理保障体系同时也是对档案管理流程进行规范的主要工作流程。尤其是在大数据时代和科学技术快速发展的背景下，我国档案部门已经开始逐渐的认识到了档案管理工作的质量得到保障，才能使得档案内容可以为社会和各领域的发展提供具有价值的参考，促进其发展，因此档案管理部门应当积极推进档案管理工作，对档案深层次的作用进行挖掘。不过目前我国档案工作的发展状态是，档案管理人员在进行档案管理时还在对陈旧的档案管理理念进行应用，其落后的档案管理方式使得档案在社会发展很难发挥其作用，档案质量也很难得到提高。因此必须要建立高质量的档案管理体系，确保档案能够充分发挥自身价值。

1档案管理质量保障体系构建的必要性

在档案管理部门，档案对其发展发挥着十分关键的作用，档案在其发展中有两方面的特点，一方面是档案管理部门在发展的过程中其档案资源会越来越丰富，并且会以多种形式出现，传统存储档案的方式主要是纸质存储方式，随着科学技术的发展，档案存储方式的种类开始逐渐增多，例如电子、图片、视频音频等都是记载存储档案内容的方式，其大数据特征是较为明显的；另一方面是在档案管理部门中所存储的档案具有着反应国家发展进程的特点，更是国家经济发展的重要证明，因此对社会的发展具有一定的指导性作用，对于推动社会发展也发挥着十分关键性的作用。通常我国的档案管理工作都是一个档案部门在对一个决策进行决定，大多会沿用以往的工作经验和主观意识作为决策的依据，缺乏了对档案价值的分析过程，这种现象主要体现在了档案管理部门并未对档案进行极力抢修的工作，针对没有价值的档案则是以全收的方式进行档案管理，档案部门存了大量价值低或者是没有价值的档案，造成了档案部门成为存储大量档案的仓库，档案的精准度也难以得到保证；从管理人员方面来讲，档案管理人员在服务意识上是非常欠缺的。

档案管理实际上是为社会提供资料查询服务，各个领域对档案这种多种类资源的需求是各不相同的，由于档案管理人员在服务思维上较为匮乏，使得档案管理部门出现了提供的档案不是各领域发展中所需要的档案以及有需求的档案却提供不出来的局面。而且在信息化科技逐渐发展的背景下，很多领域都开始纷纷对信息化技术加以使用，但是档案管理领域却并未对信息化技术进行深入的使用，其信息化程度还处于一个较低水平，档案管理部门的主要任务就是对档案资料进行收集、编制和提交等环节，这些工作环节往往被管理人员所忽视。对档案文件进行编制实际上是保障档案质量的重要环节也是其工作源头，因此编制人员应当加强对编制工作环节的重视程度，提高编制水平，使得档案质量能够受到规范，从而保证档案的整体质量。

2档案管理工作的问题

当前我国档案管理部门档案管理质量保障体系中存在的不足主要表现为以下四大方面：第一，上级领导未对档案管理工作引起重视，属于档案管理工作的监督与管理，从而产生消极工作、工作技能缺乏的态势，故当今的档案工作难以取得较好的发展成效；第二，档案管理方式较为落后。随着档案量日益增加，如在沿用传统的档案管理方式，不仅工作效率低，且易出错。对于存在电子化档案管理的档案管理部门来说，又存在着档案管理工作流程建立不科学的现状。电子化档案管理范围较为局限，疏于系统的运维，建设与更新。从而导致档案管理的质量没有最大化的得到提升；第三，档案管理制度存在着漏洞。主要表现在人员变动档案交接方面存在着问题。档案管理制度中的交接制度还需要进一步完善，避免因交接导致部分档案失去调取的价值，成为死档或弃档案；最后，由于存在着档案管理部门未对档案管理部门投入足够的专项资金，疏于档案管理工作的日常运营维护，其他资金投入等，档案质量管理工作长期处于经费紧张的状态，从而导致质量管控工作难以取得实际的成效

3档案管理质量保障体系的构建路径

根据档案的特点以及档案管理质量保障体系构建的必要性，文章从以下四个方面构建档案管理质量保障。

3.1档案管理部门需要制定质量意识教育计划，对档案工作人员进行质量意识教育，时档案管理人员转变以经验和主观意识驱动的管理理念，以数据为支撑开展管理活动。以档案信息化管理为例。档案信息化管理一方面能够缩短档案编制、提交、收集、归档所需要的的时间，减少档案管理人员的工作量，提高档案管理工作效率。一方面，由于实行档案信息化管理，则需要引进相关设备与技术，提高档案管理的成本。为此，档案管理部门档案管理陷入是选择在信息管理的边缘“观望”，还是不惜资金、人力、物力全面实行档案信息化管理的两难抉择。在此背景下，档案管理人员可以根据档案重复使用频率确定需要“电子化”的档案，继而实现精准化信息管理。

3.2组织保障

档案管理人员既要承担管理档案的工作，又要控制档案的质量，不仅加大工作难度，还会出现权责混乱的现象。因此，在档案管理部门下设档案质量管理小组，对档案的质量进行检查和评估，对不规范档案要求相关部门进行改正。同时，档案质量管理小组需要加强与各部门的协调与沟通，针对档案编制标准、提交时间、提交方法等具体事项进行指导，保证档案形成各个环节的质量控制。

3.3技术保障

首先要以数据分析为基础，确定档案信息化管理程度。其次要引进专业办公软件和信息处理系统，便于实现档案的智能化提交、收集、归档。专业化的硬件设备包括电脑、打印机、扫描设备等；软件设备则包括办公软件、手机办公APP等。同时，档案管理部门需要对档案工作人员进行技术培训，通过开展多样化培训活动，将培训纳入绩效考核来提高档案工作人员参与培训的积极性，缩短培训时间，提高培训效果，使档案工作人员尽快适应现代化、信息化办公环境。

4结束语

综上所述，要想提高档案管理水平就必须要建立高质量的档案质量保障体系，不仅如此，与此同时档案管理部门在对档案进行管理的过程中还应当做好档案评估和反馈工作，尤其是对档案管理中的细节工作加以重视，在丰富档案内容时也要注意提高档案内容的价值，从而使得档案的作用能够得到充分的发挥。

参考文献

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