研究公路建设项目档案电子化管理

研究公路建设项目档案电子化管理

赵峰

海南省交通工程建设局 海南省 海口市 570000

摘要：随着社会经济的快速发展，交通行业也得到了飞速发展，公路建设项目不断增多，使用信息化系统管理项目建设过程，已成为公路建设的一个大趋势。公路建设项目档案管理作为公路建设过程中的一项重要环节，其档案管理工作贯穿项目建设全过程，档案管理信息化能加快公路建设项目档案电子化建设脚步，提高档案管理水平和成效，是当前公路建设档案管理亟待完善的任务。本文对公路工程档案电子化建设与档案管理提出了一些作者自己的观点和看法，供大家参考和学习。

关键词：公路建设项目；档案；电子化管理

引言

一般公路建设周期平均在两到三年之间，其项目档案的建立周期更长。公路建设项目档案（以下简称“项目档案”）包含项目前期文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工图、交/竣工文件、财务文件、照片等部分组成，档案数量从500卷到10000卷不等，体量较大。传统的项目档案管理方式容易受到人员流动、制度建设、保管环境等因素的影响，使项目档案管理工作存在归档滞后、损坏、缺失等问题。运用通信、网络、计算机、电子等技术为支撑的新型信息化档案管理方式能协助项目档案管理人员全面、高效、安全地管理档案，做到文件资料管理台账清晰、文件归档及时、便于查考利用等功能。档案信息化管理是指档案管理模式以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。也就是指通过档案信息资源的电子化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。

一、公路建设项目档案电子化的优势

（一）缩短档案资料收集归档的工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点对档案资料进行判定、归档和立卷，档案收集整理周期长。档案电子化管理，突破了原有工作管理的局限性，电脑成为现代工作的首要途径，运用电子签名和电子公章，项目参建人员只需将生成的电子文件通过后台传输至档案管理信息化系统，系统自动完成电子文件的分类存储，同时可使用不同载体对电子档案进行仿制与存储，如此缩短了分类整理的工作时间，操作简便，大大提高工作效率和准确性。

（二）提高项目档案查考利用效率。海量的项目档案如果依靠人工来进行档案查询，既费时又繁琐。电子化档案管理后，查询者仅在指定页面上查找关键词就能找到相关的信息，进一步提高了查找功率。

（三）增强项目档案容灾备份。传统纸质档案如若遇到洪水、地震、火灾等灾害，会造成不同程度的损失。档案电子化管理后，项目业内文件资料从形成、审批到签章全过程都是电子化管理，办理完结后系统自动归档，所有数据存储在服务区上。这些数据可实现异地容灾备份，而打印出的纸质档案仅为容灾备份的一部分，如纸质档案发生损毁，可从档案信息化系统重新打印归档，极大提高了档案安全性。

二、 档案电子化管理存在的问题

（一）对电子化档案不够重视

目前，大部分项目建设单位对档案电子化认识不足,没有提上公路建设的长远规划，在档案管理方面没有与单位发展相互结合,使得档案管理工作仅限于传统纸质档案。

（二）公路建设项目文件电子化和信息化不全面

目前，虽然大部分项目建设单位都使用公路建设项目管理系统对业内文件进行管理，但仅限于工程数据监控（例如“智慧工地”）或某个环节的工作（例如计量审批），并未启用电子签章对项目业内资料从形成、审批及归档进行全过程电子化管理，最终致使数据没有形成可归档的业内资料。

（三）投入档案信息化的人力财力不足

建设全过程电子化管理的公路建设项目管理系统，需要投入大量的人力、财力、物力和时间，并通过自上而下的推广使用。一是开发一整套涵盖项目前期、施工、监理、检测、计量、竣工等过程的管理系统，需要投入大量资金；二是需要一批熟悉公路工程的IT专业人员进行系统开发；三是项目管理系统拓展至移动终端上运行，需要购置平板电脑、电子手写笔、电子公章等终端设备，使系统在项目施工现场替代纸质表单，随时形成业内资料上传审批。

三、 档案电子化管理的优化措施

（一）重视档案电子化和信息化

公路建设项目参建单位应重视项目档案电子化和信息化，将项目档案信息化建设纳入年度工作，同布置、同考核。派员前往全国有档案电子化和信息化的先进单位调研学习，掌握先进的建设管理理念，做好项目档案信息化规划建设，高起点、高要求，打造项目档案信息化工作亮点。

（二）打造高质量档案信息化系统

项目建设单位应甄选全国优秀的公路建设软件开发公司，深入项目一线，做好系统开发前期调研，运用先进技术开发项目档案信息化系统，满足从项目管理单位到项目承包单位的使用需求，切实提高档案电子化管理的工作效率。

（三）保障项目档案信息化建设

项目管理单位及其上级主管部门应充分认识到项目档案信息化建设的重要性，投入相应的人力、物力和财力支撑，保障信息化建设能平稳有序的发展，包括配备一批专业化队伍负责系统开发；投入信息化建设所需的通信和终端设备；保障信息化建设资金。

结束语

在全球信息化的时代,传统的档案管理体系迎来了新的挑战。公路建设项目也应该顺应时代发展，大胆创新，推动项目档案信息化和电子化进程，早日实现以电子档案为主、纸质档案为辅的管理体系，促进档案利用在全国互通互联，使档案管理工作迈向一个新台阶。

参考文献：

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[2]科技档案电子化管理探讨[J].原春红.办公室业务.2021(04)

[3]民航局档案电子化工作的实践与思考[J].苏莉.办公室业务. 2013(23)

[4]交通运输企业档案电子化与业务系统的融合管理[J].鲁志恒. 山东交通科技.2021(04)