大数据背景下档案管理工作创新路径研究

大数据背景下档案管理工作创新路径研究

刘 欣 林内容 李 勤

临沂市公路事业发展中心河东区中心 山东 临沂 276000

摘要：在信息技术飞速发展的形式下，给档案管理工作的顺利发展奠定了坚实的基础，但因为档案管理模式和理念比较落后，配套设施也不健全等原因，致使此项工作发展缓慢。在当前大数据背景下，要想提升档案管理的水平，就必须要改变以往的管理方式，建立完整的管理体系，确保档案管理工作可以更好的顺应新时代的发展要求，充分提升档案资源的使用率。

关键词：大数据背景；档案管理；创新路径

在各种信息技术飞速发展的形势下，产生了大数据，因为其具备诸多优势，所以在档案管理工作当中被广泛应用。当前很多文献资料都提出了怎样在大数据背景下提高档案管理工作水平，本文主要在其基础上，提出在当前的大数据时代中档案管理工作的创新措施，希望为档案管理工作的顺利发展贡献一份力量。

一 当前档案管理工作存在的问题

（一）档案管理水平有待提高

在实际开展档案管理工作的过程中，没有建立完成的管理制度，在管理中通常都是自己管自己的，缺乏规范性。另外，在当前信息技术飞速发展和普及的形势下，其诸多优势使人们取得信息的方式变的丰富多元，这也给以往的档案管理方式和理念迎来了全新的挑战。所以，相关管理人员要重视纸质档案转变为数字档案的工作，以此更好的满足人们的各种的信息要求^[1]。

（二）档案管理队伍建设不足

大部分的管理人员都并不具备很强的专业知识与管理能力，没有充分掌握档案管理工作的基本制度以及原则，缺乏对管理工作的认识，觉得仅仅是把档案保分类存起来就行了，无法最大限度的发挥出档案的信息价值。与此同时，管理档案的人员大多数都是中年人，不能快速有效的接受的当前时代的新技术，缺乏对档案的编研工作的深度研究，并且管理人员的流动性非常大，难以有效确保档案管理工作的稳定进行。

（三）档案管理设施建设不足

在当前的大数据时代中，各种信息数据越来越多，这也给档案管理工作增加了一定难度，管理工作也更加繁琐复杂。所以，要想切实有效的做好档案管理工作就必须要利用先进的信息技术，这也要求管理人员重视对基础设施的建设力度。现阶段存在的主要问题是，大部分单位缺乏对档案管理设施的投入，致使部分管理设备、场地不足，设备出现的损坏、老化的现象也没有得到及时的维修与更换，导致出现的档案资料损坏甚至丢失的状况。

二 大数据背景下档案管理工作的创新策略

（一）实现档案大数据的云储存

在大数据背景下能够完成对档案资料的云储存，可以有效确保电子档案的安全性和完整性。但是云储存必须创建在完整的信息化建设前提下，这样才可以更好的提升处理档案信息的能力，进而满足用户对档案信息的各种信息化要求。在现阶段要想实现大数据档案云储存，国家与地方政府就必须要创建统一的云系统，同时利用互联网把档案管理部门的信息连接国家云档案管理系统，以此完成存储以及备份档案信息，有效确保档案的安全性和完整性^[2]。

（二）做好档案大数据的云服务

要想更好的完成大数据下的档案云存储，就必须要云服务工作，只有这样才可以满足用户对档案服务的多样化要求，进而加强电子档案的使用率。例如在统一创建的云平台上，管理档案的人员需要利用大数据对用户的喜好进行分析，同时确定符合自己的档案管理方法，以此提高档案信息的有效性，更好的满足用户的查找要求。与此同时，还要创建属于自己的档案平台，使用户利用互联网注册账户，查找自己的档案资料，倘若用户发现档案错误，能够第一时间和有关监管部门取得联系，在核实之后更正档案，对不是很关键的信息，比如联系电话，住址等信息，管理部门就能指导用户自己更正，进而保证档案的精准性，提高档案服务质量。

（三）合作开发档案数据库

因为大数据具有结构复杂、信息量庞大等特点，单位要想利用大数据促进自身发展，就必须要打破专业、资金以及技术等方面的约束。档案管理单位应该与数据单位共同合作，研发适合档案单位的分析设施。具有海量信息数据的电力单位应该与善于分析信息的科技单位或者研究院合作，一起研发分析数据平台。部分具有丰富档案工作经验的管理人员，可以和开发信息的单位合作，参与到研发大数据分析平台和设施的活动中^[3]。在实际开发档案数据时，必须要注重以下几点。（1）确定当档案管理工作的目标，建立切实合理的方案，有效促进有关工作的开展。（2）实行档案资料的信息化，建立档案数据库。（3）在合作研发的过程中，分析档案管理的适用范围、实践以及理论，提升分类档案管理的水平，增加管理工作效率。（4）创建完整的档案数据库，第一时间对档案资料进行汇编，公布数据库，使数据库更加实用。（5）确保有足够的资金、人力和物力支持数据库的建立。

（四）增强用户需求数据分析

在当前的大数据时代中，档案管理工作的目标是可以更全面的满足用户多样化需求。所以在实际开展管理工作的过程中，必须要增强对用户查询记录的分析工作，同时将其作为参考，建立符合用户需求的档案服务对策，进而更好的提升用户的满意程度。近几年互联网技术和信息技术都得到了飞速发展，各种信息数据逐渐丰富并且复杂，人们取得信息的途径也出现了很大的改变，这样的现象在一定程度上影响了档案服务领域。所以档案管理机构必须要根据用户的实际要求进行综合分析，加速落实创建档案信息化工作，同时积极促进档案资源的共享，以此提高档案信息的服务与查询便捷性，有效满足用户要求。

（五）提高大数据档案智能检索能力

在现阶段的大数据背景下，档案管理单位要想更加有效的提高自身服务质量，就必须要加强大数据档案智能检索功能。在实际开展管理工作的过程中，根据档案信息的种类进行区分管理，这样不但可以使用户在搜索的时候更快速，节省搜索时间，还可以有效提高档案检索服务水平。这就要求有关技术人员认真做好分析工作，技术可以更加直观的把档案信息呈现给用户，使其可以更快速的查找到所需的信息。在实际开展管理工作的时候还可以创建对应的模型，在其中录入有关的信息数据，预测以后要检索的档案信息，深度发掘更多的计算方法，进而提升档案资料的精准度，保证档案资料可以实现智能化检索的需求^[4]。

（六）培养专业的管理人才队伍

在当前大数据普及的时代进行档案管理工作，不但要求硬件设备以及技术的跟得上，还需要配备专业的档案管理团队。大数据背景下的档案管理，需要管理人员不但要具有极强的专业知识，还必须要掌握更多的大数据技术。所以在实际开展管理工作的过程中，必须要注重对管理人员的系统化与专业化培训。除了要组织单位现有的管理人员进行培训活动，还要注重积极引进大数据时代下的管理人才，在各种形式有效结合的同时，构建一支专业素质极强的档案管理团队，全面加强大数据时代下档案管理工作的质量和效率。

三 结束语

在现阶段的大数据背景下，对档案管理工作要求更高。所以在实际开展档案管理工作时，在大数据自身优势的基础上，和档案管理工作有效结合，增强对档案管理的数字化创建投入，建立完整的管理体系，建设性能最佳的云平台，促进数字化档案管理工作的尽快落实，进而提升管理工作的水平，推动档案管理工作的良好革新发展。

参考文献：

[1]王树娴.大数据背景下高校档案管理模式创新研究[J].城建档案,2020,No.254(11):105-106.

[2]肖玉霞.大数据背景下高校档案管理面临的挑战及对策探讨[J].卷宗,2019,9(34):106-106.

[3]唐婷.大数据背景下高校档案管理模式转型研究[J].兰台世界,2019(7):81-84.

[4]陆帅帅.大数据背景下高校档案管理措施研究[J].才智,2020,(10):221-221.