如何做好档案信息资源的开发与利用

如何做好档案信息资源的开发与利用

于丽媛

曲阜市档案馆，山东 曲阜 273100

摘要：科学技术的飞速发展，推动了信息时代的到来。目前，信息化、数字化的日新月异的发展形势，档案利用需求将日益增加。档案作为原始记录，是一种珍贵的信息资源，具有巨大的可开发利用价值。新时期，研究档案开发利用呈现出的新特点、新变化和开发利用档案信息资源的好方法，都将有利于档案管理模式的改进，以及档案管理工作水平和档案利用效果的提高。

关键词：档案信息资源；开发利用；有效策略

引言

面对新形势，档案管理工作中涉及到的巨大信息资源越来越受到社会广泛关注。开发利用档案信息资源具有非常高的价值，能够促进国家经济建设、科技进步以及社会发展。时下，在档案管理的工作实践中，对于档案信息资源开发利用普遍受到了重视，但也暴露出一些问题及不足之处。例如，有的行业以及单位对档案信息资源开发利用的必要性认识不足、重视程度不够等问题。有鉴于此，本文对档案资源开发与利用相关课题进行一些创新研究与思考，以期与大家进行切磋、交流取得共识。

1档案信息资源开发和利用的问题

1.1档案管理不科学

目前在档案资料管理工作中，由于管理人员自身缺乏专业的管理技能，对档案资料信息的重要作用没有准确把握，知识档案管理工作开展得不理想。在档案资料管理中，需要对相关的文件材料进行全面收集与整理，确保档案分类存储，满足实际应用需求。但从目前情况来看，在档案资料管理中缺乏详细的分类整理，档案管理过于混乱，在需要档案证明时，也很难快速地查找到相应的档案，不利于提供档案服务。随着信息化的快速发展，信息管理也必须高速化、多元化，纸质档案已经无法满足数据信息管理的全新要求。针对这一问题，需要高度重视对档案资料数据信息的严格管理，确保档案管理效率全面提高。但很多档案管理人员在实际档案管理工作中，并没有转变自己的思想观念，依然按照传统的档案管理模式，对档案进行归类整理，入库保管，忽视对不断累积的档案信息进行深入挖掘，大量档案资料信息束之高阁，很难发挥其应有的作用。落后的管理模式使得档案开发利用无法满足大数据时代对档案信息资源的利用需要。

1.2档案工作人员专业水平有待提高

档案管理作为一个系统性工作，对档案人员专业水平和综合素养有着较高要求，但是在实际中，国有企业缺乏专业的档案管理人才，一方面，现有档案管理人员专业水平有待提高，对档案信息了解不全面，在实际工作中容易出现错误问题。另一方面，档案员工老龄化严重，工作缺乏主动性，在某种程度上将不利于档案的开发与利用。

2做好档案信息资源开发和利用的可行策略

2.1实现线上线下一体化管理

在大数据时代背景下，对档案的开发与利用并不意味着不需要纸质档案，而是要将纸质档案作为重要的档案记录载体，确保档案信息真实准确，将纸质档案作为管理的重要依据。同时，应高度重视对电子档案的开发与利用，促进档案管理形式的转变。在大数据时代下，档案信息的交流与调整也越发频繁，各种实体档案所占用的空间越来越大，调用也非常困难。为解决这些问题，在新时代我们应运用现代化的管理手段，加大信息化建设力度，实现数字化转型，加强对线上技术的开发与利用，提高档案管理工作的整体成效。在大数据背景下对档案的记录存储更加便捷，但需要定期对档案信息资料进行充分的补充，保持数据的连贯性，提高对大数据技术的应用水平，为档案开发与利用提供全新基础。

2.2确保人才队伍和制度建设全面升级

在大数据时代下管理人员的信息化素养要求也在不断提高，有关单位应高度重视人才的引用和调度，确保以人为本建立完善的人才管理体系，加大对档案管理人员的培训，让他们能够熟练掌握大数据技术应用的相关技能，并通过科学高效的管理方法，提高档案管理的整体效率。在档案管理开发中还要引入综合素质人才，既要掌握信息技术，又要熟悉档案管理业务，及时发现和解决档案管理系统存在的漏洞和问题，确保档案管理转型升级。应奖优罚劣，对因主观原因造成严重损失的，应给予适当的处罚；对工作中表现优秀、做出突出贡献的人员，应给予适当的奖励，以此激励档案工作人员努力工作。应建立健全档案管理制度，并贯彻执行，规范档案管理工。应进一步运用信息化技术推动档案管理的发展创新，对旧有的档案管理机制进行改进，形成完善的档案信息管理开发机制，全面优化档案管理软件系统，提高档案管理信息化水平。还应优化档案安全保障系统，提高病毒监测、加密防盗、软硬件保护、数据备份与恢复等项工作的水平，确保档案开发利用的安全。

2.3开展信息化的档案开发利用改革

随着社会的发展和信息化的变革，当下对档案的信息化管理提出了更高更具体的要求，所以应用大数据和信息化的工具来对档案开发和利用进行改革也是非常必要的，这样可以避免传统的档案工作模式带来的弊端，同时可以促进整体工作效率有效提高。比如，相关单位可以根据自身的经济条件，加大对档案部门管理工作的支持。或者是购入一些本单位经济能力可以支撑的仪器设备，作为信息化改革的基础。或者是可以建立一个网络的大型数据库，也可以有效地对于档案信息进行整理和储存。在往后的档案文件储存过程中，就可以通过扫描或拍照等方式来转换成网络数据库系统的数据，避免资源的丢失。对于一些事业单位的档案资源的管理和保存来说，可以有效地利用网上的数据系统和档案开发利用来解决传统的档案管理所带来的问题和损耗。最需要注意的一个问题是，相关工作人员应该做好档案信息资源管理的整体改革，对于档案信息的管理和检索以及网络环境的发展来说，可以有效利用一些数据处理的技术，或者是信息技术来达到档案信息资源管理的高效性和开放性。比如，我们可以利用一些网络或者是移动客户端等其他软件来实现档案信息的管理和利用。

结语

总而言之，档案信息资源的开发及利用对于相关的企事业单位来说是非常重要的工作内容。做好相关档案信息资源的管理，可以有效提高整体的工作质量，也可以促进单位的发展。对于相关单位的管理人员来说，必须提高档案信息资源开发和利用的重视程度，做好相关的制度管理，提高整体的工作效率。也可以从环境来着手，优化档案信息资源的开发和利用的环境，做好相关的服务和宣传，从而从整体上做出改变，加强对于档案工作的投入。只有形成一个国家、地方和系统行业之间的连接，才可以有效利用相关的政策和法律体系明确档案信息资源开发利用的标准。

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