实施学校档案数字化 促进智能档案室建设

实施学校档案数字化 促进智能档案室建设

赵晓丹

济南职业学院

摘要：新时代的发展下，数字化建设已成为当前社会发展档案的必然趋势，智能档案室具体是指将现代科学技术运用到档案管理中，以此来对档案信息资源进行整理和存放的具体过程，运用现代化技术可以有效地实现档案的管理工作。换句话说，就是资料，比如纸质版的档案、荣誉奖状、图片、视频等重要文件数字化，因为我们现在所处的时代是一个信息时代，我们应该利用新时代的特点来进行档案信息资源的管理，为档案管理工作提供更加简捷、有效的途径手段，可以在很大程度上帮助相关人员进行资料的查阅和获取，作为档案部门，应该很紧时代发展的脚步，坚决不落后于社会的发展，进一步推进学生档案室的发展，提升档案室的服务工作。本篇文章将提出促进智能档案室工作的具体策略，以供参考。

关键词：数字化；档案；智能档案室；策略

一、学校档案数字化建设的重要意义

数字时代已经迈入了我们的生活，档案管理也发生了巨大的改变，由原来的纸质版发展到了现在的数字形式，但是在进行改变的同时，我们要确保该过程从根本上能够发挥出档案自身的价值，保证可以完整地将档案进行记录和保存，这一问题具有深刻的影响，值得学校档案管理人员进行深思，基于数字化背景下的发展，开展学校档案管理工作具有重要意义，其主要体现在以下几个方面:第一如果能够从根本上加快档案数字化发展，能够有效科学地保护学校的档案资源。如今的数字化时代，传统的档案管理模式已经不能顺应时代发展的要求了，为此，我们需要更新这种模式，运用新的管理里面来代替旧模式，完成档案的管理工作，保证档案信息可以保存完整。

2. 学校档案数字化建设和传统的档案管理模式相比，从时间上分析，数字化建设更加具有高效性，通过大数据进行处理，为广大教师学生提供了一个很好的信息获取平台，以此快速地找到自己的信息资料，学校如果建立相应的档案管理系统，这为教师和学生都搭建起了一个良好的平台，为查看资料等都节省了时间，并且非常符合我们当前社会发展的特点。

二、数字化档案室建设是学校工作发展的需求

大数据时代的背景下，我们生活的各个方面逐渐走向了自动化，包括学校的档案管理工作，表现出了它的便利性。档案不仅对个人具有重要性，而且对学校开展工作也具有重要意义，办公的自动化技术表现在了档案建设工作中，无论是推动档案数字化还是智能档案室的建设都具有推动作用。对教职工的资料进行收集、整理、归类等工作都需要靠管理人员手动操作，纸质版的档案和电子档案相比，不易保存，经过多次装订可能会造成一定的损害，并且纸质版的档案没有安全保障，使用电子档案又缺乏相关技术人员，从而形成了一种技术跟不上需要的现实。

三、发展学校档案数字化的建议

3.1更新管理理念，加大资金投入

人们的思想应该随着时代的变迁而变迁，这要求学校档案管理人员需要从传统的管理理念中脱离，改变以往传统的思想，比如注重管理模式，而忽视了管理理念，管理人员需要树立现代化档案管理的意识，学校对此可以采取相应的措施，比如，定期开展对相关档案管理人员的培养，并且进行考查，提高他们的专业技术水平。其次，学校要高度重视对相关人员的培养，为学校配置专业人员来负责学校档案的建设工作，并且将经验进行传授，帮助更多的技术人员开展此项工作，实现档案数字化建设。

学校应该创立固定的专业的团队，对相关的档案管理人员进行培养，以此提高他们的专业水平为学校档案管理服务，在培训过程中，要结合时代发展的要求，面对新形势下，如何开展档案管理工作，学习档案管理的规定，按照以上这些要求，增强工作人员对档案信息管理意识，认同档案数字化建设，最后，为了更好地开展和完善此项工作，要加大资金的投入量，顺应大数据时代的发展，学校应该建立专门的资金平台来开展智能档案室，从中潜移默化地提高档案管理的高效性，在档案室中布置新电脑、电子扫描仪、打印机等设备，以此对档案室的设备和环境加以改进。

3.2完善管理流程，实现一体化管理

数字化放处理学校档案管理工作的必然途径，基于数字化的时代背景下，我们要顺应这种发展实行与时代保持一致的管理工作，让档案数字化有序进行。作为学校，应该根据我国相应的法律法规去开展电子档案的管理，确保人员的资料不被泄露出去，可以从以下几个角度进行，要对学校档案目录进行完善。

学校需要建章立制、统一领导、统一管理，对档案进行统一领导和管理是开展学校档案建设的有效保障，首先，学校应该从思想上充分意识到档案本身的重要性，树立起档案意识，增强自身的责任感，将死档案转化成有用的信息，为学校寻找资料信息时提供良好的快捷的通道，彰显出档案部门的作用。其次，工作人员要及时对信息资料进行归档，运用大数据的优势开展此项工作。

3.3领导要高度重视

只有领导对档案管理工作重视起来，才能有序开展下面的工作。制定出科学的数字化档案，研究出一套完整的实施方案，制定出总体的规划并有效进行实施，将档案室建设制定为学校必须长期坚持的工作，建立小组进行分工合作，明确各小组的任务，从实际解决问题。相关的管理人员一定要具备高度的责任心，有较高的工作素养，能够具备一定的工作能力，对电子档案的归档，纸质版档案的转换，资料的收集等工作做到合理安排，利用大数据的优势，同时也要避免网络时代下，资料信息的泄露。学校的领导要定期开展关于档案工作，促进智能档案室的建设。

3.4加强档案信息化安全管理

大数据是一把双刃剑，虽然能够为学校提供便利简捷，但是大数据发展下，网络对我们造成了一定的威胁，我们的资料可能会因为网络被泄露出去，因此，尽管大数据为我们提供了便利，提供了很好的机遇，但是我们也要从实际出发做好一切安全防护工作，将档案的作用很好地运用在学校档案管理工作中，学校应该采用先进的技术去完善相关的安全防护工作，避免非法入侵造成的档案缺失或者是档案信息泄露问题，对相关的安全管理体系进行完善。安全化管理工作的开展并不是一朝一夕的，这是一个比较相对漫长的过程，需要学校从平时做起，加大对档案安全化管理，从根本上提高安全性能。

总而言之，大数据在现实社会中发挥着举足轻重的地位，大数据的发展已经进去了一个新的阶梯，它和我们的日常生活紧紧联系着，影响着我们生活的方方面面，它为学生档案管理工作提供了一条明路，是档案信息管理工作的一盏明灯，在大数据的背景下，我们要深入开发和利用档案的自身价值，针对这一项工作的开展并不容易，工作人员会面临着巨大的挑战，基于大数据时代，高效开展学校档案管理工作是我们目标必须深思的问题。

总结:

综上所述，数字技术的发展顺应了时代的发展，当前形势下，发展数字化技术是对我国科学技术发展的肯定，作为一名学校档案管理人员应该站在专业的角度，增强危机意识，很紧时代的步伐，深入探究对数字化档案建设的了解，推动其在社会中的作用，从根本上提高档案数字化的管理，更好地开展智能档案室建设，提升档案室的服务工作。

参考文献：

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赵晓丹（1987.7）汉族，山东济南人，艺术硕士，中级讲师。单位 济南职业学院。研究方向人事档案审核与管理