办公室文书档案收集与归档工作研究

办公室文书档案收集与归档工作研究

李丽霞

深圳市农业科技促进中心 广东 深圳 518000

摘要：文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要组成部分。为有效提升办公室的工作水平和服务质量，必须加强对办公室文书档案收集与归档工作研究。笔者以深圳市农业促进中心（以下简称“中心”）的文书档案收集与归档工作为例，分析了本中心文书档案收集与归档工作现状及影响因素，并结合自身档案管理经验，对提升办公室文书档案收集与归档工作质量途径进行了总结和研究，旨在提升本中心办公室文书档案收集与归档工作水平，更好地为办公室其他各项工作的高效开展提供服务。

关键词：办公室；文书档案；收集与归档；工作现状；影响因素；途径分析

一、文书档案收集与归档工作现状

通过总结，发现本中心办公室文书档案在收集和归档工作中仍存在诸多问题，不仅影响了办公室文书档案功能和作用的有效发挥，同时还制约了办公室各项工作的开展。

（一）文书档案收集与归档流程不规范

目前，本中心并未配备足够的专业档案管理人员，加上未定期专业培训，使得文书档案的收集与归档的工作流程不够规范，导致缺乏完整性和连续性，严重降低了办公室文书档案整体工作质量，不利于公室文书档案收集与归档工作的有效开展。

（二）文书档案资料收集不全面

在中心办公室文书档案收集与归档工作过程中，也经常出现断章、缺页等资料收集不全面问题，降低原始数据资料的完整性，同时还影响了中心文书档案收集与归档工作质量。主要体现在文书档案资料收集过程中，档案管理人员只注重重点材料的收集，忽略边缘资料的收集，导致文书档案存在断章、缺页，影响了档案管理准确性。在档案管理人员中存在部分兼职人员，在办公室中需要承担多项工作任务，对文书档案收集与归档工作不够重视，没有较强的责任心，在一定程度上也会影响文书档案资料收集的完整性。

3. 文书档案收集与归档力度不足

新形势下，随着本中心业务的拓展，文书档案数量急剧上升，导致文书档案收集与归档力度明显呈现不足。从中心办公室档案管理实际来看，档案归档形式依然采用文字的形式，在无纸化和自动化办公的发展背景下，难免会降低文书档案归档的效率和质量。同时，中心部分档案管理人员在工作中缺少主动管理意识，这也会导致文书档案收集与归档力度不足。

二、影响文书档案收集与归档工作质量的因素

（一）档案管理观念

由于部分领导对办公室文书档案管理的重要性缺乏正确的认识，认为档案管理与单位的发展无关紧要或起到的作用有限，忽视了办公室文书档案管理的专业性和技术性，并未在组织、资金、制度、人才、设备上结合档案管理工作的实际需要给予一定的支持，对档案管理工作的不重视、不支持，制约了文书档案的收集与归档工作的发展。部分单位并未档案管理的设立专人专岗，以办公室人员兼职为主，档案管理理念存在明显不足，这就导致档案管理人员对文书档案收集与归档工作重视程度不高，缺乏必要的积极性和主动性，严重影响文书档案质量，文书档案的作用和价值难以发挥。

2. 档案管理技术

在信息化技术发展背景下，文书档案的收集与归档工作也发生翻天覆地的变化，传统的文书档案收集与归档工作管理模式很难适应新形势下办公室文书档案管理的要求。在新形势下，电子文书档案管理模式成为主要发展方向，虽然在一定程度上能够提高档案管理工作效率，解放劳动力，但是同样也会威胁到文书档案的安全性，容易被他人窃取或复制篡改，严重影响着文书档案的真实性、有效性。由于目前单位档案管理人员对档案信息管理技术掌握不够熟练，导致单位并未完全实现“无纸化办公”形式，还是以纸质和数字为主，这就增加了文书档案收集与归档工作的难度。

2. 档案管理人才

办公室文书档案收集与归档工作是一项比较严谨的工作，档案管理人员的专业素质和管理意识直接影响着文书档案收集与归档工作的管理水平。但是在工作实践中，档案管理人员常常存在不了解不熟悉档案管理工作，缺乏相关的专业知识、管理技能以及创新意识等问题，导致在文书档案管理中并未按照相关管理制度和流程开展，致使文书档案收集和归档工作管理较为混乱。另外，还有部分档案管理人员不重视档案收集归档工作，缺乏必要的责任意识和管理意识，进而影响了文书档案的有效性。

三、提升文书档案收集与归档工作质量的途径

为了更好地适应新形势，有效解决本中心办公室文书档案收集与归档工作现状，笔者从以下几个方面对提升工作质量途径进行总结：

（一）构建完善的文书档案管理制度

完善的文书档案管理制度是规范档案管理人员的行为准则，同时也是保障文书档案收集与归档工作质量的基础。因此，为有效提升办公室文书档案收集与归档的工作质量，应构建完善的文书档案的收集归档制度，规范文书档案的管理流程。档案管理制度在市档案管理质量、立卷规定、公文处理等要求的基础上，再结合中心的实际情况及过往相关规定，对文书档案的收发、处理、传阅、文书制作以及归档等环节进行全面完善，通过建立统一的规范要求、工作标准以及操作规程，来提升文书档案的管理水平和效率。

2. 强化文书档案管理观念

在文书档案收集与归档工作中，不仅要加大对档案管理工作的重视，同时还需要强化文书档案管理观念。主要从这两个角度强化档案管理观念：一是从办公室主要领导角度。中心办公室主要领导可以通过会议、书面文件等形式，在不同场合、不同地点对文书档案管理的重要性进行宣传和讲解，提升办公室全体成员对文书档案管理的了解，积极配合文书档案管理各项工作的开展，使档案收集与归档工作拥有良好的氛围；二是档案管理人员角度。文书档案管理工作最终是由档案管理人员落实和完成，因此还必须强化中心档案管理人员的档案管理理念，严格按照相关档案管理制度和流程开展，此外，还应不断创新档案管理的方式方法，进而不断提升文书档案管理水平。

2. 合理利用现代科学技术

随着信息技术的发展，为了提升中心文书档案收集与归档工作的真实性和有效性，在档案管理中合理利用现代科学技术。将计算机、互联网与档案有机结合，充分利用先进的信息手段进行档案数字信息和数据交互、分析和处理，增强档案管理的自动化程度，提升工作效率。一是通过构建档案管理网络平台，将本中心所有部门联系起来，网络平台即时传输档案，避免因文书资料收集不及时或接不及时而导致档案出现断章、缺页或失效等问题，确保档案管理人员能够高效开展文书档案管理工作；二是对于收集与存档的办公室文书档案，档案管理人员可通过网络平台关注产生和传输过程，及时纠正内容或形式不符合归档规范问题。

2. 加强对文书档案管理人员的培训

档案管理人员必须具备过硬的专业知识、管理技能以及先进的管理意识，只有这样才能提高文书档案收集与归档工作的质量。因此，中心办公室为进一步提升档案管理人员以及兼职人员的专业技能，加强专业培训。结合本中心档案管理中出现的新情况和新问题，以及不同岗位、不同阶段的档案管理管理人员的实际情况，制定科学、合理的培训课程，注重提升文书档案管理人员以及兼职人员的专业素质、计算机能力、管理意识以及责任意识等，通过系统的培训，提高档案管理人员以及兼职人员的综合素养，增强责任感，推动文书档案收集与归档工作的程序化、合理化以及高效化发展，促进档案管理效率和管理质量的双重提升。

四、结束语

综上所述，在办公室的发展中文书档案的收集与归档工作发挥着特殊作用，因此必须重视文书档案收集与归档工作管理。笔者通过论述文书档案收集归档工作现状，提出相应的工作质量提升途径，如完善相应的制度体系、强化档案管理观念、合理利用现代科学技术、加强培训等，高效地开展文书档案管理工作，为中心办公室发展服务。

参考文献

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