文书档案电子信息化管理探讨

文书档案电子信息化管理探讨

马惠芳

中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司 甘肃兰州 730050

摘要：在经济的发展趋势中，政府机关事业单位文书管理发挥着不可忽视的重要作用。随着我国互联网时代的到来，文书档案电子信息化管理是大势所趋。文书档案电子信息化规划让我们清醒地认识到，传统的档案存储方式已不再适合当前档案资料电子信息化管理，但变革并非一蹴而就。我们必须多方共同努力，研究和实现社会发展所必要的文书档案电子信息化管理方法。本文讨论了文书档案电子信息化管理。

关键词：文书档案；电子信息化；档案管理

引言：电子信息管理已经覆盖世界各个角落，电子信息管理的广泛应用已成为社会经济发展的新趋势。文书档案管理机制深受影响，发生了革命性的转变。探索新理念，塑造新理念，推动文书档案电子信息化管理能力的不断提高，是树立社会主义核心价值观的主要内容之一。新形势下，文书档案管理体系被赋予了里程碑式的任务和神圣使命。

1文书档案电子信息化管理的优势

1.1有利于提高工作效率

信息网络的发展，让大家快速进入了计算机网络时代。无论是生活还是工作，计算机的使用都是必不可少的。计算机不仅计速度快，而且可以合理有效地解决数据信息。众所周知，电子档案主要是以光盘作为传播数据和信息的媒介，其中存储了大量的数据。这也是文书档案中电子信息化管理的主要优势。在传统的档案管理中，人们根据人工来操作各种数据的存储，因此会消耗大量时间。在某些情况下，会跳过一些重要信息。不仅需要很多人力资源，更重要的是长时间手工抄写，危及工作质量和效率。电子信息化管理不仅改变了传统的文书档案管理机制，而且大大提高了工作效率和工作质量。

1.2优质高效的资源共享得以实现

在互联网环境下，文书档案管理系统中的计算机介入，彻底消除和改变了传统档案管理方式的弊端，使档案资源的应用从复杂到简单，进而有效防止和解决了许多文书档案信息资源闲置浪费，无法开发、设计和使用，其功能和价值不能得到充分利用等一系列问题。电子信息化管理使文书档案管理更加高效，同时，也更加认真细致，管理方式也更加系统化、多元化。在互联网强大的技术力量的推动下，文书档案和信息载体可以实现有机分离和整合，可以充分利用系统之间的关系，互联网和区块链技术之间的数据共享，实现利润最大化，实现文书档案的使用，完成其管理决策的具体指导和参考作用，大大提高档案资源的利用率。

1.3 提高档案信息资源传输的稳定性

以往在文书档案管理中，档案申请和处理传输都是人工复制的，这会造成很多档案数据的外流，而且信息的传输往往不是即时的，造成信息资源延迟情况发生，安全系数不高。

互联网信息技术的使用，对传统文书档案处理人员在人工抄录时出现的任何问题都提供了解决方案，既保证了文书档案信息内容传输的安全系数，又从根本上避免了文书档案数据延迟和丢失的可能性。此外，文书档案在电子信息管理方面还有很多优势，例如：电子传输、实现资源共享、信息内容易于存储等，不仅时效性高，档案的信息内容还可以多次复制，真正扩大了服务范围。

2 信息化管理环境下档案管理的不足

2.1 缺乏有效合理的系统管理

在这个阶段，许多机构再次应用传统的档案管理方案，例如纸质文书档案和笔写文书档案，手动填写并保留相关文书档案。传统的档案管理方案有很多缺陷，例如，随着时间的推移，纸质版本很可能会变得越来越模糊。此外，许多文书档案的存储困难且难以找到。使用传统的档案管理是当今机构中的普遍情况，其他一些公司虽然采用了当代的档案管理方案，但仍然缺乏有效的、科学的管理系统，还存在许多问题和不足。此外，现阶段的文书档案还存在一些安全隐患。如今，大多数机构可以识别档案信息管理，但他们忽略了档案安全因素。档案中包含了大量的私人信息，但很多机构对信息的内容并没有严格要求，导致相应的数据容易泄露，造成很多问题。

2.2 缺乏专业的信息管理人才

传统机构对档案征集的更大要求是相关人员要足够用心，同时要对相关工作细致。此类工作通常不需要高级知识和文化。但是，从企业档案中获取数据的环节不断完善，这也不断加强了档案工作者的要求。传统方法不能适应新档案管理的要求，要灵活使用平台管理数据文书档案，需要具备先进的信息技术知识、计算机设备操作方法和相关信息软件应用。但是，实际上，大部分机构的初始档案数据都不能满足上述要求，旧档案室学习新事物的能力有限，无法快速融入信息时代。可以说，当今的机构缺乏信息管理的专业技能，这通常会使信息化规划无法顺利进行。

2.3文书档案管理还需提高科学性

在档案管理上，必须用优秀的方法来提高档案的现代化管理水平。但是，在档案管理方面，存在一定的技术缺乏、人才不足、相关管理缺乏有效性等问题，危及档案管理的质量和实效。在日常工作中，由于缺乏完善的管理计划、专业技术不足、缺乏标准规范等，会导致相关档案资料的疏忽和缺乏，危及档案工作的质量。

3 档案电子信息化管理的渠道和方法

3.1 改变文书档案管理方式

塑造科学、可持续发展的意识，推动电子信息化管理能力的不断提高。这一时期的发展为各领域的快速发展带来了更好的突破，同时也提出了新的目标和任务。只有创新思想，坚定信念，塑造社会主义核心价值观和科学发展，改变固步自封的观念、刻苦学习、开辟创新、不断完善思想观念，不断丰富自己的信息技术知识，持续提升业务流程和综合能力，大胆探索实践，突破传统思维方式的约束。只有在信息化管理过程中的具体推进，才能使被动性变为主动性，才能为实现档案电子信息化管理的建立夯实基础的目的。

3.2确保文书档案电子信息化安全管理

确保电子档案的安全保护是所有监管程序中最重要的部分。为维护电子档案和档案信息资源的可靠传输、存储和使用，档案管理机构可以从以下两个方面着手：一是保证文书档案信息内容是保存机密的。档案管理部门设置访问限制和身份验证，及时更改登录密码，防止内部人员泄密。此外，为避免员工管理方面的有意和无意的影响，档案管理机构可以直接指派专职安全员进行安全防护，明确工作职责，提供安全防范措施。二是保证计算机软件的安全，从技术上防止病毒和网络黑客的入侵。机构还可以在计算机上安装服务器防火墙，自动更新计算机杀毒软件，及时对电子文书档案进行异构备份数据，做好各项保险工作。

3.3加强与提升档案管理人员的综合素质

首先，增加硬件设施的范围，硬环境是良好档案信息系统的主要基础。只有建立了良好的硬环境，员工才能对工作充满信心，业务人员的能力才能得到提升。从实际操作来看，只有加强管理部门的硬件设施，档案工作人员才能完成提升此类设备的管理能力，提高工作能力和工作效率。

其次，丰富档案保管人员的知识水平，在日常教育中，以“自学为主，培训辅助”的形式开展档案人员的学习，创建终身教育体系，促进档案数据人员知识水平的提高，符合社会发展趋势。在工作中不断学习，丰富专业技能，提高自身专业知识和工作能力，在企业内部建立激励约束机制，以档案技术水平作为绩效考核指标值，调动员工积极性。最终，档案部门与区域之间的协作将得到改善。要想提高文书档案存储水平，就必须加强系统区域之间的协作，共同进步，取长补短，利用现有网络资源提升专业知识，同时采用智能化技术手段，促进档案人员技术水平的提高。

结束语

随着互联网时代的到来，档案的必要性日益凸显，为档案电子信息化管理创造了无限机遇，同时也带来了深层次的挑战。挑战与机遇并存，差异与统一并存，相互影响，相互促进，是全球发展的驱动力，是马克思主义唯物史观的表现形式。只有融入新时代，不断采用合理的管理机制，提高员工的职业素质和管理能力，灵活运用互联网的信息化管理技术，与时俱进，拓宽发展，尤其是在新形势下信息资源飞速涌动，大量历史性文书档案资源必须作为管理决策发展前景的依据，详细信息必须作为评估发展贡献的证据。因此，只有不断提高档案质量，充分发挥优势，实现价值和利润最大化，才能进一步充分发挥档案在社会群体发展中的作用，更好地为社会进步服务。

参考文献

[1]方利平.文书档案管理中存在的问题及对策[J].中外企业家，2016(33):247.

[2]郭玉珍.关于新时期做好文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016(11):103.