疾控档案收集工作现状和改善措施探析

疾控档案收集工作现状和改善措施探析

李秋侠

山东省鄄城县疾病预防控制中心 山东 鄄城 274600

摘要：疾控事业在整个社会发展中占据重要地位。伴随着疾控工作信息化的不断深入，疾控档案的内容越来越丰富，档案数量不断增加，但疾控档案的管理工作却跟不上疾控事业发展的步伐，特别是疾控档案的收集工作，存在诸多问题。档案收集工作是档案管理工作的第一个环节，档案收集工作的好坏决定着整个疾控档案工作的规范化，为此研究如何做好疾控档案的收集工作显得非常重要而有意义。

关键词：疾控档案；收集工作；现状和措施

在疾控工作信息化水平持续提升的形势下，疾控档案的内容也变得愈发丰富，档案数量持续增加，但其管理工作无法与疾控事业的发展趋势保持同步，尤其是档案的收集工作，存在大量问题。在档案管理工作中，档案收集是首要环节，这项工作的质量会对整体疾控档案工作的规范性带来决定性影响，因此对怎样将疾控档案的收集工作落实到位进行研究极为重要。

1疾控档案的特点

1.1繁杂的档案信息来源

因为疾控中心工作主要有慢病、地方病、传染病等，涉及范围特别广，同时还囊括了卫生安全如：劳动卫生、环境卫生、食品营养卫生、放射卫生、学校卫生等等，所以疾控中心的档案信息来源具有十分广泛复杂的特点。

1.2客体的对象成群的聚集

维护大众人民的健康是疾控中心主要职责，自然灾害所导致的疫情和传染病都是其主要的研究对象，所以客体的对象成群聚集的特点在档案中反映的尤为明显。此外，信息主体还具有民生性，疾控中心的档案与大众人民息息相关，对民众生活的影响最直接，所以民生性的特点是档案信息主体所具有的。

1.3全球性的内容

庞大的传染病和流行病问题一直是疾控中心的档案所涉及的内容，它由于其特殊性不受地理条件的限制，全球范围不分国家地域都会出现，所以档案信息具有全球性的特点。

2疾控档案收集工作存在的问题

2.1疾控归档材料收集不够平衡

疾控归档材料包括文书、业务、会计、设备、声像、实物等种类。目前，疾控归档材料收集的种类重点还是集中在文书档案上，而忽视了大量业务档案的收集以及疾控工作信息化中所产生的归档材料。对数码照片、录像带、磁带、光盘、硬盘等特种载体材料的收集不够重视。

2.2疾控归档材料收集不够完整

疾控中心设有传染病防治科、慢性病防治科、健康教育科等多个职能科室，由于每个科室职能不同，产生的归档材料数量有多有少。因为专业性较强，有些文件参考价值大，往往被职能科室保存起来，档案工作人员难以收集到这些材料，造成了疾控归档材料收集不完整。同时，对于缺乏专业知识的档案员来说，有时容易将疾控内容、形式和作用等方面都具有相似之处的文件资料混杂，致使档案资料重复或信息冗余；有时则造成了文件缺失，将具有内在联系的档案分置，影响了文件材料之间的有机关联性。再者，还有一些须归档的科技档案也往往被忽视在收集范围之外，在收集过程中，一般保存下来的是文书档案，而核心部分的附件内容却遗留下了，缺少了附件的档案，让档案的保存缺少了实质意义。

2.3疾控专题性档案收集机制不够健全

随着卫生体制改革工作的不断深化，疾病预防控制工作科研、监测、检验技术服务职能得到进一步地拓展和加强，疾控档案和资料的收集范围也在不断地扩大。与此同时，疾控中心各类创建逐年增多，为了通过考核，往往准备了大量的专题性档案材料，考核完毕，一般都保存在业务科室，没有建立相应的归档机制。

3疾控档案收集工作的强化方案

3.1将档案管理纳入目标考核

应将档案管理划入到疾控单位整体工作计划中，对档案工作流程做出更为科学地规定，将这项工作与绩效考核绑定起来，构建以主管主任为核心的档案管理网络，使得所有科室都有专人负责管理，将所有部门生成的档案收集、归档，移交档案科集中保管。定期进行档案管理督查，加强考核结果运用，对于未能按照规定归档、出现遗漏的给予相应惩戒。

3.2宣传强化档案意识

疾控档案是工作人员在避免疾病传播、改善民众身心健康的科技活动中积累的材料，对于医学管理领域极为重要。对归档制度进行大力宣传，提高对这项工作的重要性认识，强化工作人员的档案意识，才能为开展好这项工作打下坚实基础。

3.3完善档案收集工作制度

要想将档案收集工作落实到位，应构建并改善归档制度，为档案的完整性提供有力保障。归档期间应注重以下事项：应保障归档范围的完整性，避免档案资料被遗漏。加大文件管理力度。应确立公文登记制度，对于任何上级部门发放给其他业务部门的材料，都应进行优先登记，避免重要文件资料被遗失的现象。档案部门应与业务部门建立联系，加大考核力度，密切合作，进而为归档材料的完整性与精准性提供有力保障。

3.4超前指导档案收集

文件形成时会对归档文件的质量带来重要影响。开展归档工作，档案管理者不但应对文件质量进行严格把关，并且还应从源头处进行严格控制，对文件形成提出规范标准。另外，档案管理者需参加专业工作，预先开展档案的收集工作。在档案管理阶段，执行档案的移交监督，交接双方需将移交以及接收工作落实到位，力求档案与目录相符，严格按流程办理手续，以免出现互相推卸责任的现象。

3.5对文件形成进行超前控制，做好移交工作

归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，因此档案管理人员不仅要在归档时严把质量关，还应该从源头抓起，对文件形成实施超前控制。在某一重要工作或重要专业工作中均要有档案管理人员参与，将档案的收集工作提前开展。同时，在档案管理工作中，严格做好档案的移交和监交。交接双方在监交人员的监督下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名，避免出现相互推诿与推卸责任的状况。档案管理人员离岗前，要认真做好文件材料的移交工作。

3.6加大档案团队建设力度

疾控机构的工作面向各类不断变化的新型传染病以及愈发复杂的公共卫生事件，疾控档案工作须具备较强的专业性，这就要求疾控机构的档案管理者需具备扎实的专业知识与业务能力。为了适应这项管理工作，应注重复合型人才的培养，持续提升档案管理者的素养以及管理能力，持续提升其管理以及理论水平。科学管理、全面调动档案管理者，激励其提升工作效率、创造更大价值，关注工作绩效与升职关联性，使档案管理团队变得更加稳定。

3.7坚持立卷归档原则

在归档实践中，应明确归档范围，就对保管期限进行明确划分。对外来文件的归档工作进行严格控制，依照重要性将本单位在工作中生成的文件进行归档，将单位的工作情况精准无误地再现出来。按照文件的重要性，来划分文件的保管期限，一般，可将工作简报、政策法规等档案的保管期限分别划分为长期、永久。一份齐全、精准无误的业绩档案能将业务人员的个人能力以及专业技术素养全面反映出来，它既是对单位实力进行评估的指标，而是人才培育与选拔的核心标准。此类档案将单位的科学研究水平、发展现状、单位对于疾病的综合防范能力反映了出来，这种无形资产在单位内部起到了重要作用。将业务档案的收集管理工作落实到位，并对这些档案信息进行有效开发利用，能为卫生防病、科学研究工作的开展等起到重要作用。

4结语

各级疾控中心均要切实加强领导，把疫情防控档案工作纳入重要议事日程，纳入疫情防控总体工作安排部署，扎实做好疫情防控档案资料收集管理工作。这些档案资料是全国人民团结奋战的真实记录和宝贵财富，如何全面收集、及时整理保管好大量的、重要的疫情防控材料是档案管理人员目前最重要的工作之一。及时收集整理、保存好这些新冠疫情防控档案资料，不仅对当前深入开展疫情防控工作具有重要的指导意义，对今后应对处置突发公共卫生事件也能提供重要的参考和借鉴作用，可以进一步促进突发公共卫生事件应急处置的效率和效果的提升。

参考文献：

[1]汤美娇.论机关档案室如何做好新冠肺炎疫情防控档案工作[J].兰台内外，2020（36）.

[2]陈辉莫.浅谈新冠肺炎防空档案的收集与整理[J].办公室业务，2020（20）.