提高电力企业办公室行政秘书工作水平

提高电力企业办公室行政秘书工作水平

张雄

国网四川省电力公司宜宾供电公司四川省宜宾市 644000

摘要：随着时代的不断发展，对办公室行政秘书秘书综合能力提出了新的要求。企业要想在激烈的市场竞争中获得持续稳定的发展，必须要提高办公室行政秘书秘书的专业水平和综合素养。论文主要针对提升办公室行政秘书秘书综合能力的相关策略进行探究。

关键词：办公室行政秘书秘书；综合能力；策略

引言

办公室行政事务秘书为企业的制度完善、办公管理、会议管理、设备管理等任务带来有力的臂助。最主流、常见的项目不外乎：出差机票订购、物业管理、后勤保障、会议组织、统筹固定资产等。行政事务秘书绝不仅仅局限于办公事务或给领导秘书打下手，更是一项艰巨而长远的使命，是国企在成长壮大道路上不可或缺的一环。

一、 行政事务管理工作的必要性

行政管理秘书除了在保证公司总发展战略的基础上做好公司的助手，更重要的是为企业创造一个和谐且积极向上的工作环境，在为公司全员服务的同时也监督公司员工。企业要发展必须保证一定的基础及相关的物质条件，而行政事务管理的内容就是保证企业生存基本条件，只有事务管理工作做好了，才是保证企业正常运转的物质基础，管理和服务相互结合，让企业以最佳的姿态接受市场的挑战，斩获丰厚的效益[1]。

二、 当前办公室行政秘书秘书综合能力存在的问题和不足

2.1缺乏明确的工作定位

从当前办公室行政秘书秘书实际工作开展情况来看，很多秘书秘书存在思想意识低下的问题。在思想认识上不能与时俱进地开展工作，工作不认真不负责，不具备职业道德感和责任感，难以跟随时代的发展和企业的发展开展工作创新和工作优化，导致工作执行力度不足，很多领导安排的事情并不能够达到预期的效果。另外，很多办公室行政秘书秘书缺乏对自身工作的正确定位，认为自己的工作性质本身就缺乏挑战性和创新的空间，只是按照以往的程序和规范开展工作，在工作开展过程中很少去主动思考问题，遇到问题时往往被动地进行解决，影响办公室行政秘书工作的有效提升。

2.2管理和服务意识缺乏

在企业运营中，行政事务管理扮演着基础性角色，牢牢把握人力、物力、经营管理等多方面相关因素，肩负着统筹资源、铲除风险、削减能耗等一系列使命。可就实际情况来看，国内企业的物质保障水准并不理想。不仅如此，在企业崛起、壮大的道路上，业务版图不断延伸，可后勤工作出现脱节，难以妥善调配物资，无疑会拖累企业前进的步伐。物质保障缺乏落实，行政效率低下，部门间、公司间沟通不畅，说到底就是管理意识、服务意识不到位，致使行政部门难以妥善肩负起自身使命，无法塑造出和谐、活跃的工作氛围，让公司凝聚力大打折扣。

2.3办公室行政秘书秘书综合能力不足

办公室行政秘书工作涉及的项目比较多，涉及的层面较广，对办公室行政秘书秘书的综合素养和专业能力有着较高的要求。但从实际工作开展情况来看，很多行政秘书秘书缺乏必备的专业基础知识以及专业技能基础，绝大多数行政秘书秘书缺乏实践经验和紧急事件的应对能力。当前办公室行政秘书秘书在财务秘书、写作基础以及协调秘书方面存在不足，而且行政秘书秘书学习意识不强，缺乏对自身工作的有效把握，不敢担当，影响办公室行政秘书工作的顺利稳定开展，难以适应新时代发展的要求[2]。

三、提升办公室行政秘书秘书综合能力的相关对策

3.1科学构建企业文化

企业行政秘书工作与企业文化基本理念有着十分密切的联系，为了能够更好地落实企业文化的相关工作，提高企业行政秘书工作效率，必须要加强对企业文化的建设和重视，完善企业核心理念，保证企业各个细节和环节秘书的有效性和科学性。例如，在实际开展办公室行政秘书过程中，行政秘书团队的负责人需要加强对下属的信任，在一定范围之内给下属工作空间，并在相关标准的基础之上鼓励下属有效开展工作，尤其在企业业务市场，可以放手让员工去推广市场和扩大市场。同时，还需要对员工做好辅助工作和监督工作[3]。

3.2革新企业行政管理制度

对企业行政管理工作来说，只有构建起相应的规章制度，才能够很好地约束和管理行政管理秘书，找到合适的切入口深入到企业每一个部门的工作中，与各个部门保持良好的沟通、合作关系，充分将行政管理的作用、价值发挥出来，以此对行政管理工作的公平性、公正性予以提升，使其决策更具科学性和民主性，避免暗箱操作、形式化问题的出现，从而在企业树立起权威的形象。一方面企业要根据自身的实际情况及发展制定出切实可行的行政管理制度，将行政管理工作的内容、流程、任务以及目标予以明确，科学合理的规范、安排行政管理秘书的工作岗位和工作流程，明白自身的职责，使行政管理工作的开展是合理、规范的；另一方面构建起管理监督制度，对职能分工、问责体系予以完善，对领导层和行政管理秘书进行监督，避免由于个人的主观意识而出现行政管理秩序混乱的现象，从而有效对行政管理工作予以落实，并按照相应的规章制度进行执行，切实解决好行政管理部门没有权利、部门职能分化的问题，提高行政管理秘书工作的主动性和积极性。

3.3服务意识

办公室工作最大的特点在于它的服务性。办公室秘书要提高思想认识的高度去理解和加强服务意识，将服务意识贯穿到点滴的事情细节上。办公室秘书坚持树立正确的服务意识，是不断提升工作质量的重要保证。更重要的是要提升服务创新机制，改变传统的服务意识，加强现代主动服务意识，提升服务应有的水平。

3.4勇于创新

进入新时代，办公室工作秘书要紧随时代步伐，转变传统的工作方式观念，建立以服务理念为中心，提高工作效率意识的工作方针。科学技术是第一生产力，服务观念建立在科学技术的基础上，办公要尽可能利用现代科技的成果，实现办公的信息化和数字化，智能化。要围绕社会热点问题，提出办公室工作的新思路、新对策，新方法;利用科技开阔视野，不局限于自己的一方之地，将手延伸到世界各地，吸取国内外先进的思路和看法，观点[4]。

3.5提高行政秘书秘书的综合素养

办公室工作相对比较复杂和烦琐，对工作秘书的专业技能和综合能力有着较高的要求。因此，在进行办公室行政秘书工作优化的过程中，必须要加强对行政秘书秘书的培训，提高办公室行政秘书秘书的专业素养和综合水平。要求办公室行政秘书秘书首先需要具备奉献精神和敬业精神，能够一丝不苟地完成各项行政秘书工作。同时，还需要具备精益求精的品格，注重工作中的细节和微小环节，细致入微地进行工作项目的行动和思考，高效率、高质量地完成每一项工作任务。行政秘书秘书还需要具备任务量化处理的能力和水平，在决策执行的过程中，既要有灵活性，也要有原则性。另外，行政秘书秘书还需要具备良好的心态，积极面对企业行政秘书工作遇到的问题和情况，及时调节自身的心理状态。行政秘书秘书需要具备良好的协作精神，不仅可以依靠自己的能力开展行政秘书工作，而且还需要与团队建立良好的合作关系，取长补短，更好地发挥行政秘书作用[5]。

结束语

企业要想在激烈的市场中站稳脚跟，占有一席之地，就要对自身行政管理工作中存在的不足予以重视，并通过健全企业行政组织机构，革新企业行政管理制度，以及提高行政管理秘书的素质，切实做好企业行政管理工作，将其与企业实际结合在一起，在提高企业行政管理质量、效率的同时，促进企业健康、可持续发展。

参考文献：

[1]胡静.提升办公室行政秘书秘书综合能力的思考[J].中小企业秘书与科技(下旬刊),2020(03):104-105.

[2]余湘,岳娟娟.新时期企业办公室行政事务秘书的现状及对策分析[J].知识经济,2020(07):97-98.

[3]李清芳.提高企业办公室行政秘书工作水平研究[J].办公室业务,2019(08):74+97.

[4]张海波.提高电力企业办公室行政秘书工作水平[J].湖北农机化,2018(09):9.

[5]王菊芬.提高电力企业办公室行政秘书工作水平[J].中外企业家,2015(02):10.