新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

周韡

烟台市莱山区社会救助综合服务中心，山东省 264003

摘要：随着社会的发展，经济发展水平逐步提高，档案管理工作的重要性也在日益提升。事业单位是人才的聚集地，也是促进我国各方面进步和发展的重要领域，其发展和改革的步伐也需要不断加快，以更好地推进我国经济事业和档案管理事业的快速成长。基于此，各大事业单位对于文书档案管理工作的认知度也在逐步提高，由此可见，文书档案管理工作需要予以充分的重视。

关键词：事业单位；文书档案管理；工作内容

引言

一直以来，文书档案管理工作都是事业单位日常工作中的重点，优化文书档案管理工作可以更好地提高事业单位内部管理工作的水平，并拓宽事业单位文书档案管理工作的途径。在新形势下，由于信息化技术的不断发展，导致事业单位文书档案管理工作还存在着一定的问题，影响了事业单位的内部管理质量。

1传统文书档案管理现状

当前，各单位的文书档案工作基本已经全面趋于信息化方向发展，但值得注意的是，受用房条件这一限制性因素影响，加之落后档案管理方式、人员匮乏及大量历史资料数据等因素存在，使得一些单位的信息化模式仍未贯彻实行，给档案工作的科学规范、信息化发展造成了影响。从目前一些单位文书档案调阅实际情况来看，查阅档案的方式，仍沿用目录、人工检索等传统形式，导致大量库房空间被占用的同时，查阅过程往往也会消耗大量时间和人力。之后，虽然大部分单位跟随信息化时代发展，在电子档案归档目录方面加强建设力度，但因此方式对文件目录查阅时，只能以电脑及文本为主，原文信息难以看到，因而通常还需要到库房对相应文件进行调阅，所以仍然有调卷效率低及原件易破损等问题存在。

2新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

2.1健全管理体制，提高重视程度

建立健全的文书档案管理机制，达到规范化和标准化的效果。从文书档案管理的获取、录入、流转、分类到归档、查询、借阅保密等，都需要用严格的制度规范及把控机制规范工作人员的行为，坚决杜绝违规操作，最大限度保证文书档案管理的完整性、功能性。需要将多种管理手段进行综合运用，建立电子文档，做好文档封存与备份工作等。完善数字信息化体系，改变传统过时的管理方式，从根本上解决规范化标准化时代化的问题，领导人员在管理过程中进行方式的创新，深化工作人员对信息化实施运用文书档案管理工作目标的认识。事业单位在文书档案管理中把工作人员当作主体，积极鼓励工作人员提高文书档案工作中涉及到的收集、整理、归档、利用开发环节的标准，促使工作人员工作更加规范化，加快信息化建设。再者，想要有效对文书档案管理工作进行优化，首先需要提高对文书档案管理工作的意识。具体来说就是成立有关小组，定期检查、审核、监督、考核，引进先进的管理手段，加强资金的投入，优化各种管理设备及提升信息化技术运用水平。

2.2提升工作人员专业素质

对当前我国各事业单位的文书档案管理工作进行优化，应有目的地提升相关工作人员的素质，此举能在根本上保障其工作质量的提高，确保文书档案管理工作的科学性与合理性。因此，事业单位应加强对工作人员专业素质的培养，使其充分运用自身技能完成档案管理工作的各项事务。为了进一步提升文书档案管理水平，需做到如下几点：首先，要提高文书档案管理人员的专业水平。对于现有管理人员的岗位培训是当前急需加强的一项工作，鼓励他们参加单位组织的各项岗位培训，尤其是在电子档案的更新与管理方面，使自己的专业知识变得更加丰富。与此同时，要加强管理人员对于新技术的学习，更新自己的观念，使用档案管理的新方法，拓宽思路与扩大知识面，以适应新时期对于文书档案管理工作的新要求。事业单位还应该不定期开展对于相关工作人员的教育培训活动，在培训中针对管理工作中的各项难点、要点进行重点培训。同时建立健全培训机制，让文书档案管理工作人员实实在在提高专业技能。在此基础上，促使其将在培训中所学到的各种技巧灵活地运用在工作当中。其次，事业单位在对工作人员进行专业技能培训的同时，还要加强其职业责任感，增强文书档案管理工作者对自身工作重要性的认知，培养其成为爱岗敬业的典型，积极投身到档案管理工作当中去。最后，事业单位应针对档案管理工作人员建立相应的考核机制，定期对其工作成果进行考核，鼓励其干事创业。

2.3提高文书档案信息化管理水平

首先，在管理人员水平方面进行提升，从目前一些单位实际情况来看，普遍存在人员匮乏及工作任务量大等问题，虽然说大多数档案管理人员已经熟悉纸质档案管理原则及方式方法等，但要想使得文书档案管理与信息化档案发展相符，确保档案信息化管理环节产生的问题得以及时有效解决，应注意人员素质水平的提高，并重视当管理方法的创新。具体来说，要加强培训力度，或者邀请专业的信息化档案管理专家来指导工作，为管理人员高效高质完成档案管理工作提供帮助。其次，建设科学化及现代化的管理，通过档案管理模式的积极创新，加之选择先进数字化管理模式应用，能使得新时代下文书档案发展需要得以充分满足。现代档案管理进行健全的必然途径就是信息化管理，为确保传统档案管理思想得以切实转变，必须要在单位的整体规划中充分纳入数字化文书档案管理，同时基于各部门沟通协作力度的加强，加之领导的支持和帮助等，尽可能在年度预算中纳入数字化档案管理，以充足资金保障数字化档案管理有序、顺利进行。

2.4加强对文书档案管理工作的重视

在新形势的背景下，传统的文书档案管理工作受到了大数据技术和信息化技术的冲击，使得事业单位文书档案管理工作面临很大的挑战。基于此，若想更好地提升事业单位的文书档案管理质量。首先要做的就是提升对文书档案管理工作的重视程度。一方面，事业单位的管理者只有明确了文书档案管理工作的重要性，才能够对后续的管理工作提出正确的决策，进而在新形势下，结合外部环境的发展，不断完善自身文书档案管理工作；另一方面，有关工作人员也应该加强对文书管理工作的重视程度，在实际的工作过程中充分发挥自身的能动性，不仅对事业单位的文书档案进行收集和管理，还要进一步分析、归类和利用等环节，让文书档案管理工作能够在事业单位内部管理工作中发挥出最大价值。

2.5领导层面加强对文书档案管理工作的强化意识

目前，社会各项事业均在产生变化，为适应经济和社会的快速发展，事业单位中各项工作都需要随之进步和改善，文书档案工作也不例外。与时俱进，不断完善是每一个单位领导者和参与者都需要做到的，面对以往存在的问题和不足，就需要加强认识，提高重视，积极解决，完善规范。在文书档案管理工作中，首先应该改变认识的就是相关管理者，也就是领导者，为了事业单位能够在市场环境中体现出其规范性和引领性。

结语

在新形势的背景下，事业单位若想更好地提升文书档案管理工作质量，就必须要重视文书档案管理工作的重要性，加强管理人员的专业能力，并不断完善文书档案管理制度，加强信息化建设水平，还要为文书档案管理工作提供良好的环境，让事业单位通过提高文书档案管理工作质量，来加强内部管理水平。

参考文献

［1］史坤．事业单位文书档案管理工作常见问题及对策［J］．办公室业务，2020(20):127-128．

［2］王凤．探讨文书档案管理的办公自动化应用［J］．兰台内外，2020(20):16-18．

［3］凌小英．信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施［J］．办公室业务，2020(11):101+103．

［4］潘晓梅．大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究［J］．办公室业务，2020(10):81-82．

［5］林英华．信息化背景下文书档案管理工作研究［J］．办公室业务，2019(23):107-108．