会议表决系统的设计方案

(整期优先)网络出版时间:2021-12-02
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会议表决系统的设计方案

白飞云 李碧维

中移铁通有限公司陕西分公司 陕西省西安市 710000

摘要随着企业或者公司的快速发展,各项重大事件决策事项越来越多,无论是董事会还是总经理办公会的召开频率都在逐年上升,传统线下的会议表决的场景,布置太过繁琐,而且效率不高,成本耗费严重,已难以符合企业的发展需求。本文对通用会议表决系统的设计方案和系统构成进行论述,希望为信息化流程的会议表决系统的开发提供建设思路。

关键词 :会议表决系统;办公信息化;电子审批流程;设计

传统的会议表决,上会时所需要的议题、议程等信息需要全程纸质审批,开会时对每个议题的表决结果也需要人工统计,然后再编制会议决议等结果文档。每次材料用纸量较大,印制的费用、分拣装袋耗费的人力、时间成本都很高,不适应信息化时代的发展,也无法满足企业快速发展的需求,基于此现状,本项目旨在提供一套高效的电子会议表决系统流程。将会议的准备、召开、表决、落实执行全流程信息化、数字化。会议前的议题在线流转审批,会议现场终端表决、签字;会议议程的申请和审批;实现会议管理的全程无纸化办公;会议结果直接形成相关部门待办事项,有效追踪落实进度和执行过程。从技术环节保障公正的统计表决结果;每一次会议,从会议开始到会议结束实现全程信息化,提升办公效率和会议表决透明度,做到有据可查全程留痕的会议管理。

  1. 采用的技术

该项目采用spring-MVC,spring-boot框架进行开发;前端运用springsecurity、vue、nodejs、jquery、json等技术;数据库采用mysql数据库。

二、系统架构图

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三、系统模块构成

系统分为议题、议程管理,表决管理,文件服务器三个模块

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  1. 议题、议程管理模块

1)议题管理

包含议题的上报、审批、存档,按照指定格式自动生成议程、主持词等会议所需的文档,自动统计表决结果,形成会议决议及其他会议结果文档。

发布议题:通过表单填写,议题名称、议题提出人、议题提出时间、决策形式(党委会议、董事会议、总经理办公会、党委会前置研究讨论董事会审议决定、党委会前置研究讨论总经理办公会审议决定、总经理办公会拟订党委会前置研究讨论董事会研究决定)、五个“是否”审核部门、具体建议、上传附件(可以上传多个文件),实现议题的发布功能。

议题审批功能:实现议题发起部门提交部门主管,有部门主管提交至主管领导审核(可退回和提交),各部门会审,总经理、董事长最终审核等灵活的审批流程。

在线转存PDF格式:系统将最终的议题以PDF的形式存储和提供下载,保障议题的不可串改。

2)议程管理

发布议程:通过表单填写,会议类型、议程名称、时间、地点、会议主持人、关联议题、参加人员、列席人员、出席情况,实现议程的发布功能。

议程查看:查看此议程的详细信息,确认议程信息的准确性。

议程编辑:根据议程信息的变化修改已发布的议程信息。

议程删除:把不需要的议程进行伪删除。

议程编制:系统根据指定格式自动提取信息生成相关议程文档。

文档在线编辑:可以为系统自动生成文档提供在线编辑功能,根据实际情况修改系统已经生成的文档,并可以在线转存PDF格式,表决终端直接提取此PDF文档进行展示,保障议程文档的内容不可串改。

主持词:按照指定格式自动生成此次会议的主持词。

会议纪要:会后可以上传此次会议产生的相关会议纪要进行存档。

表决结果:根据表决情况自动生成统计结果。

表决票:根据表决情况生成每个参与表决的人员关于此次会议的表决清单,并提供打印功能。

决议:根据指定格式和相关议题的表决结果,系统自动生成此次会议的决议,并自动提取各位领导的签字生成相关签字文件。

2、表决管理

包含党委会、董事会、总经理办公会三个会议的议程、议题、表决结果、会议决议等信息的查看功能,针对每一个议题在线表决,查看各议题表决结果,在线签字提交表决结果。

1)议 程:展现后台管理功能中系统自动生成的议程PDF文档。

2)议 题:展现此议程下关联的议题信息,并在议题详情页面的右侧提供议题基本信息查看、议题附件、表决/取消表决功能。

3)表决:根据实际请看在此页面的相关议题的同意、反对、弃权中选择一项进行表决,并在表决完成后签上自己的名字。

4)表决结果:根据表决情况自动生成统计结果。

5)决议:展现后台管理功能中系统自动生成的议程决议PDF文档。


5)决议:展现后台管理功能中系统自动生成的议程决议PDF文档。

3、文件管理

1)决议文件:展现后台管理功能中系统自动生成的议程决议PDF文档。

2)决议结果:展现后台管理功能中系统自动生成的议程决议结果文档。

3)签名:展现后台管理功能中决议人的电子签名信息。

4、客户终端管理

客户终端管理是与会客客户端运行的界面,可实现会议签到、会议资料交流、界面共享、投票表决、网上浏览、资料导出等功能。

  1. 系统部署

系统的部署包括两种方式:

  1. 在客户指定服务器上部署安装客户端,优点是软件的兼容性好适配,只需完成对专有设备的调试即可,缺点是使用场景受限。

  2. 在云服务器上部署安全客户端,以账号分配权限的形式在各类电脑和手机终端上使用,优点是使用面广,一点部署多处使用,缺点是需要考虑到不同终端的适配问题,对前台展示要求较高。

结束语

随着互联网技术的不断发展,相信在线的会议表决系统会越来越完善,设计会更加合理,只有充分结合企业实际,才能构建适合企业发展所需的会议表决系统。

参考文献

[1]史海通. 浙江省海盐县:首次启用无纸化会议表决系统[J]. 江淮法治, 2018, 000(020):51.

[2]吴高志, 周建树, 石华祖. 蓬莱市人大:"两系统"开启人大会议新模式[J]. 山东人大工作(4):1.

[3]曹绪东, 郭洁. 某市人大常委会会议发言及表决系统解决方案[J]. 城乡建设, 2010.

[4]吴树茂.企业无纸化会议系统的设计与实现分析[J].数字化用户,2017


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