医院医疗设备的档案管理

医院医疗设备的档案管理

顾文燕 徐耀

宁波市医疗中心李惠利医院 浙江省宁波市 315000

[摘要]目的 研究目前医院医疗设备档案管理存在的问题及改善方法。方法 加强制度建设与培训，实行档案信息化管理，动态资料单独存放等。结果 提高设备档案管理效率及档案使用率。结论 运用信息化管理平台和动态资料单独管理等方式，可以极大地改善医疗设备档案管理存在的问题。

[关键词]：医疗设备；档案管理；信息化

Archives management of hospital medical equipment//Gu Wenyan, Xu Yao//Li Huili Hospital of Ningbo Medical Center ,Ningbo, Zhejiang Province，315000，China

ABSTRACT: Objective To study the existing problems and improvement methods of hospital medical equipment archives management. Methods Strengthen system construction and training, implement archives information management, and store dynamic data separately. Results The management efficiency and utilization rate of equipment archives were improved. Conclusion Using information management platform and separate management of dynamic data can greatly improve the problems existing in medical equipment archives management.

Key Words:Medical equipment; file management; informatization

医疗设备是开展医疗、护理、药检、教学、科研等工作的必要手段，很大程度上决定了一所医院的服务质量及竞争力，而医疗设备档案是指医疗设备的全生命周期中产生的文字、图纸、照片等具有价值的记录，是设备正常工作的保障^［1］，是进行医疗设备管理的基础，也最能体现设备的工作情况，它记录了医疗设备的全生命周期，是以后对设备维修、买卖双方协商保修、购买配件等的凭证，是对医疗设备进行效益评估的基础。医疗设备档案管理是体现医疗设备管理水平的一个重要方面，是医院档案管理中比较重要的一部分，医疗设备档案管理水平的好坏，将直接影响医院的决策发展、医疗质量、社会影响和经济效益^［２］，是强化医院管理的重要内容。

１ 设备档案归档的分类

我院是一所集医疗、科研、教学、保健、康复等为一体的三甲医院，我院在用的归档设备共2600多台，总计约5.4亿元，凡属固定资产的设备，均应建立医疗设备档案。参考《医疗器械监督管理条例》、《档案法》和各阶段档案资料的形成规律，并结合医院的实际情况，分为单价五万元以上和五万元以下设备，我院对于5万元以上的医疗设备，分阶段跟踪收集相关资料,分类整理，建立档案。在设备安装二年后，统一移交档案室保存。五万元以下的则建立简易档案存于设备科。

２ 档案元素

在医疗设备全生命周期的管理过程中，医疗设备完整档案主要包括以下三方面内容：①医院各部门的设备申购文件：主要包括科室购买申请单、审批文件（医院年度预算由医疗器械管理委员会讨论通过，临时预算由院长办公会议或党委会通过），对于大型设备，还需上级主管部门的立项批复文件。②设备购置的资料：主要包括招标文件（含对供应商要求、设备技术参数要求、评标记录等）、投标文件（含投标商公司经营许可证、营业执照等）、中标通知书、合同等资料。③安装调试、应用阶段形成的资料：主要包括线路图、设备维修记录、说明书等。

3 当前医疗设备档案管理存在的难点

3.1对设备档案管理欠缺，档案意识不高。

由于不能直接创收，档案管理在医院管理中意识不高。档案由设备科管理，设备科档案管理员为兼职，保管分散，档案管理制度不完善。设备档案的管理浮于表面，档案资料收集不完整，立卷不严谨，归档混乱，分类不科学，内卷文件排序紊乱。

3.2医疗设备档案管理人员素质不高，档案收集效率低。

大部分兼职的档案管理人员未经培训，缺乏必要的管理经验，尤其是计算机水平低下，知识面窄，不适合现代信息化的档案管理需求，亟需业务水平高，事业心强的复合型人才^［3］。另外，目前在医院未对档案管理进行考核。

3.3医疗设备档案标准化程度低。

从现阶段来看，各家医院在整理流程、保管期限、内容等方面没有标准^[4]。

3.4医疗设备档案完整性差。

与其他档案不同，医疗设备档案需要收集申请、采购、验收到使用、维修等全生命周期的资料，其时间周期往往比较冗长，中间环节多，此外，由于医疗设备档案中动态档案资料多，需要管理者、维修者共同参与，造成医疗设备档案完整性差，资料不全。

3.5纸质医疗设备档案，造成档案利用率低。

OA虽然实现档案管理的一部分工作，但是没有专门的功能模块，无法有效整合资料，除了具备对进出库信息，查询台账等电子化，对于医疗设备而言，更加重要的设备维修等工作，基本还停留在纸质，工作量依旧巨大，存在着较大缺陷。无法实现无纸化，保管难，查找档案时间长，甚至找不到，影响医院管理效率，严重限制了档案使用率。

4 加强医疗设备档案管理的对策分析

4.1加强制度建设，建立健全岗位职责。

强化依法治档的理念，联系本单位现状，结合医院的评审标准，必须进一步修订医疗设备管理的制度、工作流程，建立岗位责任，使管理制度化、流程化。

4.2加强管理，建立档案借阅制度。

医疗设备是开展医疗、护理、药检、教学等工作的必要条件，应进一步提高医疗设备档案管理的意识，转变观念，医院必须加强对医疗设备档案的借阅管理工作，设置专人负责。对于要查阅档案的，需在档案室人员陪同下^[5]，这样一方面便于查找，另一方面可以督促当场归还。大型医疗设备的筹购资料，非经批准不得外借。借用档案时，必须出具借条。

4.3实行档案信息化管理。

医疗设备档案越来越多，这就必须建立一套系统、完整的档案信息系统，实行档案信息化管理，通过实行档案数据化，可以进行信息分析和导出。系统并不开放至临床科室，因此采用封闭式的网络架构。实现途径可分两种：一是可直接查找设备电子档案，如初期科室的申请论证表，提供多种检索方式：如年份、设备名称或合同号，二是扫描纸质档案，如审批报告、供应商资质。此外，医疗设备不良事件可在专门的管理软件进行登记。为方便和供应商的对接，供应商可将资质证件扫描件上传至云平台供设备科审核。

4.4加强人员培训，加强考核。

随着各类先进仪器的发展，自动化程度日益提高，对医疗设备档案管理人员的要求也日益提高。由专职档案管理员负责档案管理，医院需有计划，有目的地对设备档案管理员开展设备档案管理的培训。特别要增强动态收集与管理意识。

4.5动态资料单独管理。

为实现档案的管理的便捷性，将医疗设备的档案分为静态资料与动态资料。和静态资料不同，动态资料（如医疗设备计量证书，维修维保等）会实时变化，因此，为方便管理，其相关的纸质资料可单独分类存放。维修人员应及时上交维修记录，以便设备档案的管理。

4.6严格的报废制度。

为了做到设备全生命周期的管理，严格的报废制度是指当设备超出折旧年限后，故障率迅速增加，经济效益和社会效益下降，使用科室先填写设备报废申请单，经过设备科评估后上报，通过审批后允许报废。设备确定报废，要将报废资料放入档案，并按相关规定保存至报废后一年^[6]。

4.7指定专人保管。

之前人员时不时变动，因而档案管理出现不少纰漏，常出现档案丢失，流程遗漏等，指定专人保管，管理人员定期审核档案，档案信息管理人员工作变动时，要按程序办理档案移交手续。此外，医院应在各临床科室指定兼职档案员，他们有的是直接使用设备者，所以对其加强培训，对于做好医疗设备档案管理有重大意义。

5 实践效果

我院进行上述改进后，取得不错效果，建立了一种良性循环。

5.1提高设备档案管理效率。

按照等级评审标准，开展有效和严格的档案管理，能够及时、完整、快速调阅所需文件，形成一个有效管理。

5.2高度配合国家检查。

改变档案轻管轻用的状态，做到合理分配调阅权限，在医院管理年度总结、三甲医院评审、大型医院巡查、平安医院考评等检查中提供购置、验收、维修、报废等过程的记录。

5.3提高我院医疗设备档案使用率。

改变档案轻管轻用状态，我院完成了档案信息共享，做到合理分配权限，全院开放。

5.4为维护现有设备，采购新设备提供参考。

为维修和保养设备提供之前的记录；为医院在采购时提供佐证资料，为领导决策提供参考，为相同设备提供数据比较，对医疗设备数据深度分析，给医疗设备管理委员会提供支持，可以比较设备性价比，杜绝重复购买低性价比设备的风险。

5.5进行设备绩效分析。

通过整理归纳医疗设备维修总值、应用效益、购置总值、折旧年限，对单一设备进行绩效分析，衡量价值利用率。

6结语

医疗设备档案对设备建账、折旧维修和报废等全生命周期管理有着巨大的作用，从长期的实践看来，医疗设备档案管理仍是医疗设备管理的薄弱方面，如今随着医疗设备的发展，我们需要对医疗设备档案的管理进行加强，把医疗设备档案当做跟踪器，使设备档案融入采购、使用、故障维修的环节，通过对医疗设备档案的管理，来缓解医患矛盾、提升医院经济效益、促进医疗质量的提高。

参考资料

[1]王春霞.关于医院医疗设备档案创新管理的几点思考[J].黑龙江史志,2014(17):235.

[2]刘柳.医疗设备档案的管理[J].医疗装备,2016,29(9):91-92.

[3]黄杰.浅谈我所实验室仪器设备档案立卷中的问题及对及对策[J].中国药事,2013,27(5):496-497.

[4]唐丽琴．大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理探讨[J].科技信息,2017(8)：89—90．

[5]周嫱.医院医疗设备档案管理工作的探讨[J].中国医疗设备,2013,2(5):105-106.

[6]孙少环,郑理华,陈宇珂,等.医院三甲等级评审中规范医疗设备档案管理的体会[J].医疗卫生装备,2014,35[6]:145-147．

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