事业单位档案管理中的电子档案管理探析

事业单位档案管理中的电子档案管理探析

王萌萌

中共吉林市委党校 吉林省吉林市 132000

　　【摘要】】随着数字时代的不断进步和创新，电子档案逐渐应用于日常工作和生活管理中，其中电子档案应用于家政管理。在电子档案管理现阶段，由于存在一些实际问题，难以提高电子档案管理的质量和效率，给档案管理的科学发展带来了严重的不利影响。本文分析了电子档案管理在档案管理中的意义，提出了现阶段电子档案管理存在的问题，并提出了优化建议。
　　【关键词】档案管理 ;电子档案

一、事业单位电子档案管理工作的含义
　　事业单位通常是国家为从事教育、科学、技术、文化等活动而设立的社会文化组织，但不是国家机关。事业单位由国家行政机关领导，必要的费用由财政负担。从广义上讲，档案是社会精神文明的基本内容，是社会文化的重要组成部分，不仅包括人事档案，还包括对其他社会事件的记录。

事业单位电子档案的内容主要是对人事信息的汇总，包括出生时间、工作时间、党员时间、学习工作经历等基本信息。电子档案管理就是对档案进行综合整理、分类、保管、利用。从过程上看，就是电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和使用。目前，在云计算、大数据、物联网等技术和理念的帮助下，我国事业单位电子档案管理效率有望进一步提高。

　二、电子档案管理中存在的问题
　　虽然电子档案管理在当前行业档案管理中的应用越来越广泛，但也暴露了电子档案管理中存在的一些现实问题，给档案管理带来了严重的不利影响。目前，电子档案管理存在的问题主要体现在以下四个方面:

1. 电子档案管理人员的综合能力有待加强。在电子档案管理的发展中，决定其工作效率和质量的基本因素是电子档案管理人员的综合能力，包括计算机应用能力、信息办公能力等。而在现阶段电子档案管理工作中，部分管理受到传统档案管理模式的影响，其信息档案管理能力和计算机设备操作能力不足，这就造成了当前电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理现代化的发展带来不利影响。

2. 电子档案管理设备需要更新。在电子档案管理中，档案获取速度、档案存储速度和档案分析速度是影响电子档案管理设备的主要因素，而现阶段一些行业的电子档案管理中，存在设备老化严重的情况，硬件设备质量不足，软件系统速度跟不上实际问题，从而难以体现电子档案管理的优势。旧的电子设备在档案管理过程中容易崩溃，造成档案数据的丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。

3.电子档案管理大数据平台建设不足。电子档案管理的一个重要的功能属性是实现档案数据的永久存储信息和档案数据的综合分析通过大数据平台的建设,以促进业内比较档案,实现行业的最佳选择。在现阶段的电子档案管理中，存在着档案大数据平台建设不足的现实问题，使得电子档案不仅保存面临硬件设备损坏和档案数据信息丢失的威胁，也使得电子档案管理对档案信息的分析能力不能发挥，没有办法对档案数据进行对比，因此，给档案管理的发展带来了严重的不利影响。

4. 电子档案管理的安全防护机制有待完善。电子文件管理,作为一个新文件管理模式基于现代电子信息技术,虽然大大提高了档案管理工作的效率和质量,以便文件管理功能更完善,但与此同时,它也面临着网络信息安全的威胁问题,因此，实施安全防护机制具有重要意义。然而，在现阶段电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄露的威胁，给行业的发展埋下了安全隐患。

三、事业单位电子档案管理工作的对策
　1. 加强电子档案管理系统建设。

完善的法律法规和健全的制度是任何管理事务有效运行的重要基础和保障。建立和完善电子档案管理体系，规范和科学的管理，可以给电子档案管理带来有效的引导，提高电子档案管理的效率，使电子档案管理走出混乱的管理状态。具体而言，《电子档案管理规章制度》应对电子档案的产生、审查、收集、整理、保管等方面作出明确、详细的规定，同时根据本单位档案的特点和功能进行完善和补充。只有不断完善电子档案管理制度，才能使电子档案管理在出现问题时有法律依据。

制度建设是一项工作的根本保证，是一项行为规范和规范的要求。一般来说，事业单位电子档案管理系统应规范各类档案管理的秩序，填补档案管理的漏洞，按照责任不相容、授权审批不相容的原则，与事业单位其他管理制度相适应。电子档案管理系统的建设是一项长期、连续的工作，目前的档案管理系统通常采用双轨制管理，即在档案文件传输的过程中，电子档案与纸质档案并存，优势在于能够结合自身的优势，纸质档案与电子档案互为弥补，取得了良好的管理效果。但在一定程度上，这种系统造成了人力和资源的浪费，随着技术的进步，档案管理系统可以向单轨系统管理的方向发展，通过电子档案的方法来收集信息，不再使用纸质文件。

2. 提高档案管理技术水平。大数据技术指的是复杂和庞大的数据集进行处理技术,利用现有的软件和数据收集很难使一次性程序计算、大数据技术提出了这些数据,主要内容包括:云计算和分布式文件系统、分布式数据库系统,具有大、处理速度快、物种多样性等特点，云计算技术是数据处理过程中的关键技术。它是由多个终端服务器组成的大型分布式系统。大数据和云计算技术可以实现对事业单位电子档案管理数据的智能化管理，提高工作效率。同时，可以对数据进行分析，提供更有价值的信息。

3.提高电子档案信息安全防范能力。近年来，电子信息安全越来越受到人们的关注。档案信息安全是档案管理的重要组成部分。有两种方法可以提高档案的安全信息:首先,为了防止粗心的信息披露,加强档案管理人员的教育和培训,严格遵守管理制度和保密要求,和专业的方式处理这个问题的方法。二是加强纸质档案的安全与资源，严格落实档案的基本安全需求，如安装监控摄像头，定期检查电子文件，加强网络防火墙建设，加强网络监控和风险控制，提高档案信息安全能力。

4. 提高档案管理人员的综合素质

档案工作人员是档案信息化建设的主体，其信息化理念、信息化运作手段，对我国事业单位的档案管理有着至关重要的影响。因此，提高档案人员的综合素质是有效推进电子档案建设的必要前提。具体措施可以从以下两个方面入手。首先，加大对相关档案管理人员的培训力度，及时更新他们的管理理念，使他们从根本上改变传统的档案管理模式。此外，督促他们加大对相关网络知识和技术的学习，对复杂信息数据进行分类和有效整合，使档案信息能充分发挥开发利用的最大价值，并得到完善

　四、结束语
　在信息技术发展的数字时代背景下，电子档案管理已成为档案管理工作发展的必经之路，在电子档案管理的过程中，必须落实培训机制，加强综合管理能力，从而保证了电子档案管理工作的高效开展，促进了档案管理工作的开展。

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