大数据时代档案管理模式的新变化

大数据时代档案管理模式的新变化

李新愿

鄄城县彭楼镇卫生院， 山东 鄄城 274600

摘要：随着信息化时代的到来 ，网络技术、大数据信息综合利用迅速得到广泛普及，促使各行各业的工作模式均着从量变到质变的飞跃。传统模式的档案管理工作，工作量大，内容繁琐，效率低且容易出错。大数据的使用使信息存储模式从传统的纸质版向电子版转变，对档案进行管理、使用时，可以快速使用数据管理系统进行整理、调取，还可以实现信息的远程快速传递。另外，新型档案管理模式可以减少档案资料损毁、丢失等不良情况的发生。本研究主要对大数据时代档案管理模式的新变化进行了分析探讨。

关键词：大数据时代；档案管理模式；新变化

大数据具有容量大、存取速度快、格式多样、应用价值高等诸多特点。随着大数据时代的到来，档案管理模式也在不断变革、优化，使相应的工作更符合时代发展要求。为了让新时期的档案管理工作质量进一步提升，有必要加强对大数据环境下相应工作的特征、管理方法等内容的研究，本文主要围绕以上内容展开分析探讨。

一、大数据时代档案管理特征

经过分析，其特征性主要表现在如下两个方面：

1.共享性特征

大数据以网络信息技术作为支撑的。当前我国的网络实现了全面覆盖，在便捷的网络环境之下，各类信息化数据能够快速共享，从而促使档案信息的利用效率、应用价值得到明显提升。如传统纸质档案管理模式下，想要调取一份档案资料，耗时较长，且需要去现场，而在新时期，则能够通过便捷的信息管理系统，搜索关键词、时间、类型等，快速获取资料，同时这些资料还可以打破空间限制，快速传递到使用者手中。

2.适应性特征

档案管理工作的内容丰富，类型繁多，涉及多个不同部门，传统模式下的管理工作繁杂，容易发生混乱、错误。在大数据时代，电子档案数据快速增长。这种档案管理模式能够快速将档案归类，能够准确记录档案数据的更新时间，能够更加全面、客观、准确地反应相应单位的发展历程。

二、大数据时代档案管理思维模式的变化

1.服务思维更强

大数据环境下，更重视档案管理工作的服务质量，资源共享是确保其服务质量的重要途径。在广泛覆盖的互联网模式下，打破了档案资源使用的时空限制，可以根据特定的客户开放客户端，供客户快速查询需要的信息。另外，可以根据客户的实际需求、具体的身份，针对性地开放查询权限，既能够确保用户的使用需求，又能够保障档案信息的安全。相比于传统档案管理模式，新时期的档案信息形式更加多样化，如可以包括图片、文字、视频等多种不同类型，使得档案信息资料更加丰富、全面，可以给用户提供更便捷、全面、高质量的服务。

2.信息思维得以改变

大数据时代的到来，使得档案管理工作向信息化、数字化管理模式转变，要想让新形势下的档案管理工作质量不断提升，工作人员应当积极转变信息思维，更新自己的思想观念，并积极学习新的管理技术，如对各类文件进行扫描、压缩，对数据库中的多重信息进行分析处理，将原有的纸质档案资料全部备份电子版，避免档案的损毁、丢失。建立信息化管理系统的过程中，档案管理者还应当具有归类意识，建立适宜的档案目录，让各类档案能够归到适宜的类别，便于查询和管理。

3.专业性思维的优化

大数据环境下，档案管理模式发生巨大转变，为了更好地适应新时期的工作，要求档案管理人员不断去学习现代化信息技术知识，从而提高自我信息技术实践技能，不断提高工作的专业化水平。日常工作中需要掌握的专业技术包括计算机操作技术、数字档案管理技术、数据信息收集及分析技术、网络加密技术、信息保护技术、系统维护技术等。

三、大数据时代档案管理方法的变化

1.数据收集方式的转变

传统档案管理模式下，存在较多限制，一些数据信息不能得到有效保存，且占用的管理空间比较大。为了满足后续的工作需要，限制了各类档案的保管期限等，对于一些不重要的档案，到年限便会集中销毁，只能让一些具有较强代表性、较高使用价值的档案持续保存。但是受到档案资料保管环境、安全性的影响，容易发生损毁、丢失的现象。在大数据时代，数字化档案的保管方式多样，占用空间小，工作效率高，能够更好的保证档案信息的完整性。同时还可以快速进行数据备份，使档案资料能够长期保存。在档案信息收集方面的形式也更加多样化，如可以收集其他部门、单位、人员线上传输的各类文档、图片、视频、压缩文件等，也可以将获取的各类资质资料或是其他形式的资料通过拍照、扫描、录入等形式传到档案管理系统之中。这些档案可以根据时间先后顺序、类型等正确排列，既能够保证完整性，又能够避免资料重复，避免资源浪费。

2.档案保管方式的转变

新时期，档案管理方式也发生了较大的转变，从传统以纸质资料为主的形式，转变为电子类型的档案，如视频、音频、文本、多媒体连接、图形、网页、邮件、图片等等。作为档案管理人员，除了要掌握各种类型档案资料的保管方式外，还要具有主动开展工作的意识，对于一些不便于使用的档案资料，对其形式进行变换。如包含文字的图片类档案资料，可以转换为word文档形式。另外，还要加强专业化档案管理平台的建设和管理，以促使档案信息管理系统不断优化，提升工作效率和质量。

3.档案运用机制的转变

新时期，档案运用机制在几个不同方面实现了优化：（1）服务对象更广，潜在用户更多；（2）档案资料载体发生转变，从传统纸质载体，转变为各类电子数据；（3）管理内容更丰富，能够利用网络信息技术的便捷，快速挖掘不同类别数据的关联性，提升档案资料的使用价值；（4）服务功能改变，更加便捷，且具有服务的个性化、针对性。

4.加强信息安全防范意识

大数据时代，需要加强网络安全建设，避免被黑客入侵，或是感染木马病毒，及时修复系统漏洞，设置专业网络防护软件。另外，严格进行使用权限设置，避免档案信息被他人篡改、删除等。

总之，面对信息化迅猛发展，大数据时代给档案管理工作带来的多方位、科学化、人性化的转变，管理人员应当不断提高专业素养，更好地适应新时期的档案管理工作要求，不断提高档案管理工作的质量。

参考文献

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