新形势下文书档案管理策略

新形势下文书档案管理策略

张毅

四川省内江市威远县高石镇人民政府 四川内江 642464

摘要：文档管理是机关企事业单位的重要工作，对于单位信息化管理十分重要，本文就新形势下文书档案管理展开研究，首先阐述了管理必要性，其次对当前管理中的问题进行分析，最后提出针对性管理策略，以供参考。

关键词：新形势；文书资料；档案管理

文书档案管理不仅是机关企事业单位的工作内容之一，也是单位管理水平的衡量标准之一。随着科技发展，信息化水平提高，传统文书档案管理方式已经无法适应当前单位发展，单位需要创新文书档案管理模式，应对新形势下的管理要求，进一步提高文书档案管理效率和服务质量，为档案发展提供保障。

一、文书档案管理必要性

文书档案管理主要是将所记录的已发生事件用纸质载体或是电子载体保存下来，并分类存储在档案中进行管理。文书档案管理工作内容包括收集整理资料、编目编册信息，保存借阅档案，同时注意保证资料信息完整真实，保证历史面貌真实，以便后续工作开展。对于机关企事业单位而言，文书档案管理工作十分重要，其可以提高工作质量和效率，也能够衡量单位管理水平，其中记录着单位的优秀成果，为未来发展提供了参考，也为后续决策提供了依据^[1]。当前，我国经济发展迅速，文档信息量巨大，档案服务要求也随之提高，在此基础上，文书档案管理工作需要注重创新变革。

二、当前文书档案管理问题分析

（一）管理制度不完善

机关企事业单位的文书档案管理工作发展需要领导关注，新时期尽管科技发展，但是很多单位文书档案管理工作水平也在不断提高，管理设施也随之完善、发展。但是，在传统管理思想影响下，有些单位领导并不注重文书档案管理，这是由于文书档案管理工作并不会直接影响单位的效益，因此一般单位领导不想花费过多精力管理文书档案^[2]。此外，有些机关企事业单位的文档管理部门、人员、制度等水平较低，工作有明显漏洞，例如缺失管理制度，管理人员采用大一统制度，管理不够规范，职责、权限模糊等等。

（二）管理工作不规范

文书档案管理作为基础性工作，随着信息技术的应用，很多单位在收集整理、存储查阅文书档案时已经基本能够实现智能化和信息化，大大提高了单位的文书档案收集整理和检索利用效率。但是，事实上，很多事业单位在进行文书档案管理时，管理工作并不规范，管理信息化呈现形式化表现，软件和治疗管理标准不统一，在档号、案卷标题、目录等方面都不够规范，很多单位对于文书档案信息化管理工作衔接研究不够透彻，导致档案和文件衔接不当，管理软件与OA软件的无缝衔接存在障碍，进而导致管理工作投入量大，但是效果不佳，效率也比较低^[3]。

（三）人员素质需提高

机关企事业单位在进行文书档案管理工作时，由于该工作比较复杂、特殊，且伴随单位改革，文书档案资料不断增多，管理人员压力增大，能力要求提高。尽管有些单位比较重视建设文书档案管理队伍，管理水平也有所提高，但是管理人员素质从整体上来说仍然不高，这是普遍存在的管理问题。有些单位的管理人员是其他岗位调任来的，专业知识和工作经验无法满足工作需求，而有些单位尽管配置了专业稳定的管理人员，但是缺乏复合型管理人才，人员专业水平较低，无法熟练掌握信息技术、计算机技术等先进技术进行档案管理，对管理工作产生了影响。

（四）信息检索效率低

当前，我国机关企事业单位采用计算机和手工检索两种文书档案信息检索方式，大多数已经实现了计算机检索，但是需要手工检索作为辅助，计算机检索时由于文书档案资料分类管理过程中编辑不科学，导致检索效率低。与此同时，有些文书档案管理人员在档案检索上的认识存在错误之处，贬值过多的检索工具，导致检索效率低。

三、新形势下文书档案管理策略

（一）完善管理制度

文书档案管理制度可以保证文书档案管理工作顺利进行，尽管机关企事业单位管理体制在社会改革背景下已经发生了变化，但是在文书档案管理制度方面仍然存在空白，需要进一步发展。新形势下，机关企事业单位需要创新文书档案管理工作，管理部门与实际情况结合摒弃传统的管理制度，改革现有制度，围绕文书档案收集整理、分类鉴定、查阅检索等工作制定符合单位实际需求的管理制度，同时明确制度相关细则，改革创新管理制度，确定管理要求和管理规范，严格管理文书档案，实现精细化管理档案，并落实好管理制度，要求管理部门严格遵循管理制度进行核查，执行管理标准，规范化管理文书档案^[4]。

（二）规范管理工作

通过规范文书档案管理工作，建立统一标准的操作流程，可以废除不适合的规则，也可以适应现代化信息发展要求。基于此，单位在进行文书档案管理工作时，需要制定电子档案管理标准，将新制度和旧制度相结合，形成综合性的文书档案管理规范，提高管理水平。而在规范管理中，一方面需要仔细检查文书档案信息，去除无用档案，保留有效资源，同时，需要规范管理档案，重新组合其中的复杂档案，对于缺卷少录的档案需要重新编录加工

^[5]。另一方面，需要统一档案提名，为检索查阅提供保障，并采用计算机等技术将纸质档案转化成电子信息形式，并利用网络技术迅速检索档案信息，提高档案管理效率和质量。

（三）提高人员素质

首先，提高管理人员责任认识。文书档案管理以人为主体，管理人员素质直接影响了管理质量。因此，档案管理人员需要定期接受培训，提高人员素质十分重要。随着科技发展，文书档案资料已经基本实现了电子化，管理人员需要接受计算机知识和网络知识相关培训，掌握先进的计算机和网络技术，不仅要接受专业技能培训，还需要强化职业道德素质教育，提高服务意识，强化人员主动服务性，保证管理人员可以具有专业档案管理技能和良好的职业道德素质。管理人员需要了解各部门人员的档案需求，意识到档案信息的重要性，提高自身责任意识和服务意识。

其次，建设专业管理团队。当前，社会经济改革已经进入新的阶段，出现很多新的问题需要解决，文书档案管理工作环境、方式也发生变化，新形势下，需要注重档案管理队伍建设工作，提高管理人员工作素质。对此，单位需要树立正确观念，建设专业的管理团队，促进文书档案管理工作能够顺利进行。人力资源管理过程中，单位需要重点选拔招聘文书档案管理人才，选拔专业优秀的档案管理人才，提高从业人员准入门槛，并提供岗前培训^[6]。日常工作过程中，需要加强内部培训学习，建立学习型集体，对于管理队伍需要有计划开展培训活动，培养人员安岗敬业精神，提高从业能力以及综合素质。与此同时，档案人员管理过程中，可以采用优胜劣汰用人机制+绩效考核机制+激励机制等现代化、市场化管理方式管理人才，提高从业者的危机意识，不断提高自身能力，提高管理效率和质量。此外，管理人员也需要积极参与业务培训活动，自主学习专业的档案管理知识，积极探究新的管理方法，提高自身能力，逐渐培养自己的综合能力，塑造综合型人才。

（四）应用先进技术

信息技术和网络技术的广泛应用使得文书档案管理工作不断创新，而在信息时代，事业单位需要顺应时代发展，创新信息化管理方式，应用信息技术进行文书档案管理工作，实现文档一体化管理。对此，档案管理部门需要应用计算机技术加工处理纸质文档，传给采用字母、数字等方式重新组合文件，规范文档存档形式，并将其与办公自动化系统衔接起来，实现文档工作、文档管理、办公的统一管理，提高文档管理效率。同时，需要灵活应用大数据、云计算、物联网等先进技术，大范围收集文档资料，通过网络加工整理，形成推荐机制，以便后续检索应用。此外，文档管理部门要根据单位管理规律，以单位核心工作为中心开展服务，建立文档管理信息化服务平台和业务咨询机构，提供自我影响与主动参与的服务活动，开展专题展览，为单位提供针对性的热点问题档案信息服务，并加强各部门信息共享，提高信息收集和服务水平。

结束语：

综上所述，新实施下，文书档案管理工作越发重要，对于机关企事业单位而言，需要转变完善现有的文档管理制度，并做到规范管理文书档案，提高人员素质，建设专业的管理队伍，合理应用计算机、大数据、云计算等先进技术，提高文档管理水平。

参考文献：

[1]高丽.新形势下文书档案数字化管理的策略分析[J].兰台内外,2021(24):2.

[2]余跃.新形势下高校机要文书档案的管控探析[J].2021(2020-17):126-127.

[3]钱芳.试析基层电力档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].电子乐园,2019(20):1.

[4]徐春红.新形态下做好事业单位文书档案管理工作研究[J].2021(2019-15):108-108.

[5]贾剑.浅析新形势下档案管理创新与服务模式[J].魅力中国,2019(41).

[6]余跃.新形势下高校机要文书档案的管控探析[J].2021(2020-17):126-127.