规范统计档案管理的策略分析

规范统计档案管理的策略分析

姜晶

肇东市统计局

【摘 要】档案是社会发展历程的体现，其中记载许多重要信息，为此必须要加强对档案的管理。但目前我国在统计档案管理方面仍旧存在许多不足之处，例如管理模式过于传统无法发挥实质性作用、工作人员没有认识到档案管理的重要性工作态度不端正等，这些都会对我国档案事业未来发展造成不利影响。为此有关部门要深入分析档案管理现状，立足实际采取相应措施加以改善，进而提高管理水平。基于此，文章对规范统计档案管理的策略进行分析探究，为相关工作开展提供参考。

【关键词】档案管理；策略分析；统计

伴随我国科学技术不断优化创新，档案管理方式发生了一些变化，信息化技术手段在档案管理方面得到广泛应用。面对不断增加的档案信息，传统管理方式不仅难以做到有效管理，反而会降低工作效率，影响管理质量。针对这种情况，有关单位在对档案进行管理的过程中可使用信息化技术，完成档案收集、分类、整理、归纳，保证档案的价值与作用，提高利用率，为群众提供更为优质的服务，为社会发展提供帮助。

1统计档案管理的重要意义

档案管理是项非常重要的作用，关乎社会建设以及群众日常生活。档案本身具有私密性，一旦其中内容外泄将会造成难以估量的后果，为此要对统计档案管理给予高度重视。从宏观角度来看，统计档案管理利于经济水平提升与和谐社会构建。从微观角度出发，可有效提升工作效率，对档案有更加充分的认知。

1.1提高档案管理效率

凭借统计工作，能够准确甄别档案信息，做好分类及整合工作，如此可规避管理失误，并且统计信息可以为档案管理提供参考，实现合理分工，减少精力及时间的投入，档案管理质量有所保障。

1.2加深对档案的认识

自改革以来我国经济发展迅速，信息资料不断增加。面对海量的信息，由于工作人员对这些内容缺乏足够认知，导致档案管理工作难以正常开展。而通过统计档案可对复杂内容简化处理，以更加直观的方式呈现档案中的数字以及表格等，降低档案管理难度，减轻工作压力，同时可以在第一时间发现管理中存在的问题。

1.3推动档案管理的发展

传统档案管理模式过于呆滞管理效果较低，且需要投入大量时间以及成本，无法满足时代对档案管理提出的要求。工作内容枯燥，很容易滋生厌烦心理，长此以往管理人员工作兴致不高，风险概率逐渐上升。统计工作的开展可做到合理规划档案，奠定发展基础。统计档案信息可以更为直观的方式展示档案种类、数量、应用情况等多个方面的信息，是档案管理水平的体现。提升工作效率的同时资源成本也得到有效控制，规避人为操作失误，促进档案事业发展。

2统计档案管理中的不足

2.1工作态度欠缺

社会群众是统计档案管理的主要服务对象，然而目前许多工作人员对自身定位存在错误认知，并没有在工作中形成服务意识。简单来说态度张扬、服务消极、自由懒散。稳定性是档案管理最大的特征，如果想要升职无疑需要等待漫长的时间。正因如此某些工作人员报以得过且过的心态开展工作，详细表现如下：疏忽对档案的检查、工作过程中不遵循规章制度、甚至出现擅离岗位的情况，以至于档案内容缺失、完整性被破坏。除此之外一些工作人员凭借掌握的权利私下将信息出售给他人以换取回报，造成极为恶劣的影响。

2.2职业素养

得益于国家经济快速发展，统计档案管理模式也随之发生改变。但实际工作中仍旧有一点需要注意。即管理者个人能力，目前依旧无法满足工作岗位提出的要求。个人素养是开展档案管理的关键，如果管理者不具备独立完成工作的能力，档案管理可靠性将无法得到有效保障。然而许多管理者并没有认识到自身肩负的责任，未能认识到档案管理的重要性，缺乏上进心。甚至某些新进员工滋生出厌恶心理，一味凭借以往积累的经验开展工作，导致问题频频发生，工作压力骤增。

2.3统计档案管理制度不完善

如今许多档案管理单位制定的规章制度存在许多漏洞，具体表现为档案存储不当，没有定期清理存储档案的房间，致使档案糜烂；档案查阅没有得到审批导致内容丢失；没有规范的监督机制,使得统计工作频频出错,甚至有个别人员以权谋私,对档案信息擅自修改或者出卖。上述因为管理制度不完善而存在的问题给统计档案管理工作造成了巨大损失。整个档案管理工作没有完善的监管机制,没有健全的法律法规,造成无法可依,监督不力,这对于统计档案管理的发展无疑是雪上加霜。

3改善统计档案管理的策略

3.1改善工作态度

工作态度可以直观地反映出一个人的职业道德水平。服务意识则是工作态度的根本。档案管理工作具有很强的服务性质,它本质上是为人民服务的,工作人员要先从树立服务意识,改善服务态度做起,学会把用户放在第一位,为用户着想,方便用户,让每一个用户都有宾至如归的感觉。其次,要调心态,用心去工作,在工作中发现乐趣,让自己真真正正地爱上档案管理工作,因为只有爱岗,才会敬业。最后,单位要在内部加强对档案统计管理工作的教育宣传,让档案统计管理人员认识到这项事业的重要性,增加其对档案工作的认同感与使命感。

3.2加强职业教育

为了我国档案管理事业的长远发展,档案管理工作应当与时俱进,开拓创新。特别是现如今,我国经济、科技水平不断发展,有能力去改善档案管理的工作条件。传统的档案管理模式开始走向自动化、网络化,这对于习惯传统模式的统计人员未尝不是一个挑战。档案统计人员要发现不足,主动学习。尤其是面对档案统计管理工作模式的变革,可以通过上网学习来补充计算机网络知识,要让自己去适应工作。另外,有关部门也要大力组织专业技术培训,让档案管理工作人员交流经验,取长补短;鼓励工作人员勤于思考,勇于创新,在实际工作中用成绩来回报组织的培养。加强职业素养教育,可以为档案管理职业道德建设打下坚实的基础。

3.3引入信息化技术

在统计工作中引入信息化技术,建立电子档案与相应的网络档案资料库。首先,通过计算机来完成档案信息的统计任务,不仅可以提高档案统计的计算效率,还可以减少失误。其次,利用软件建立电子档案,将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案,确保档案的真实性与完整性。其次,建立网络档案资料库,将单位各个部门的档案统一整合,输入资料库中,有利于档案的归类与搜索,减少了人为查阅档案可能出现的丢失泄露以及纸张档案容易发生虫蛀的问题,而且让档案的统计管理突破了时空的限制,使得民众查阅档案更加便捷。最后,建立严密的安全监控系统,通过防火墙、访问权限、网络密钥等手段对档案资料库、计算机等统计档案管理信息化工具进行监管,确保档案的保密性,当然也要对电子档案进行备份,并且定时的档案信息更新检查,防止档案的丢失。

4结论

综上所述，较传统工作模式相比，现代化统计档案管理的关键在于通过信息化方式管理档案实现高度统一，以便及时发现档案管理中存在的漏洞，采取有效策略加以处理，减少造成的损失，提高工作效率，减少资源投入，控制成本支，对档案事业未来发展而言极为有利。另外档案管理单位要加强对工作人员的培养，秉持以人为本的原则，端正工作态度以便应对愈发复杂的工作形式，同时引入信息化技术创新管理模式，逐步向现代化过渡。

参考文献

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[3]马璨.浅谈规范统计档案管理提升统计工作水平[J].市场周刊·理论版,2018,000(002):28-28.