浅谈干部人事档案管理的问题与对策

浅谈干部人事档案管理的问题与对策

高峡 张彬

丰满建设局 吉林吉林 132000

摘要：随着经济社会和干部人事工作的发展，干部人事档案管理也面临一些不容忽视的问题，直接影响干部人事档案管理工作和干部人事工作的发展，需要采取有效措施，认真加以解决。笔者就加强新时代机关单位人事档案管理工作提出一些粗浅认识，供参考。

关键词：干部人事档案；问题；对策

引言

干部人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是各机关企事业单位选拔、任用、考核干部的主要依据，在机关企事业单位干部人事管理工作中发挥着重要作用。随着经济社会和干部人事工作的发展，干部人事档案管理也面临一些不容忽视的问题，直接影响干部人事档案管理工作和干部人事工作的发展，需要我们采取有效措施，认真加以解决。

一、加强干部人事档案管理的必要性

在全面落实从严治党与从严管理干部的决策下，立足党管干部、党管人才政策的深入实施，中央办公厅于2018年11月修订印发了新的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），新的《条例》从应遵循的原则、管理体制和职责、内容和分类、日常管理、利用和审核、纪律和监督等方面对干部人事档案管理工作出了相应的制度完善及规范。同时，新《条例》还对贯穿干部人事档案管理过程的“建、管、用”进行了程序与纪律要求方面的调整，并对重点归档材料及审核内容进行了明确说明，推动人事档案管理工作更加规范化、标准化。新《条例》的颁布实施为干部人事档案管理工作提供了更为严谨科学的制度遵循，我国干部人事档案管理工作也必然迈上新台阶。

干部职工的人事档案反映了其成长发展的动态历程，对促进事业单位干部队伍建设和人才培养具有重要作用。人事档案工作质量和水平的一个重要衡量标准就是对人事档案运用效率的高低。伴随着新《条例》的出台，加强干部人事档案管理可以促进干部人事档案在组织决策过程中的价值提升，并提升决策的合理性及规范性。因此，实际工作中对干部人事档案管理工作充分重视并强化其适应新时代事业单位发展的需要具有重要意义。全面从严管党，就需要从严管人事档案抓起。

二、事业单位干人事档案管理存在问题

2.1材料归档不及时不规范

干部人事档案归档内容范围比较广，材料相对零散，对及时完成归档材料的收集与整理提出了更高要求。当前，事业单位档案材料的基础搜集工作还存在很大不足。由于干部人事档案材料一般由不同的部门负责生成，导致档案材料的获取渠道较为分散，加之多个部门间缺乏相互沟通协调，极易造成应归档的材料归档不及时、不规范等现象，导致档案材料缺失或管理职责模糊不清等问题。此外，事业单位人员流动、人员调转时有发生，干部人事档案管理权限发生变动，档案转递不同步，造成未能在规定时限内完成档案转递和接收工作，出现“人档分离”现象。

2.2缺少专职档案管理人员

干部人事档案的日常管理工作包括档案建立、材料搜集、鉴别、整理归档、保管、转递等活动，工作量大，任务繁杂，且具有一定的组织纪律和保密性，需要配备专门的档案管理人员专职来完成。但目前事业单位干部人事档案管理人员大多为兼职人员，负责其他工作的同时兼顾人事档案管理。由于纸质材料在进行归档时需要花费大量时间进行页码编号、打孔装订等技术加工，缺少专职人员归档大大影响了人事档案管理工作效率。而且大多数兼职档案管理人员由于缺少专业培训，而导致档案管理意识不够强，经验不够丰富，对最新政策的把握和理解没能够及时跟进，档案审核工作水平有待进一步提高。

2.3档案库房建设需加强

新出台的《条例》对加强档案的存放与保管也提出了一定要求，以预防为主、防治结合为总要求，按照有关建设标准设立人事档案管理库房，并加强日常管理和安全防护建设，确保建立和维护良好的档案保管秩序。但目前，有些事业单位一方面并没有设立相对独立的专用库房保管档案，档案保管库房、阅档室以及档案管理人员办公场所混用的现象较普遍；另一方面，档案库房的管理设施配备也不齐全，导致档案管理的安全保障不足。

2.4档案管理信息化水平不高

干部人事档案工作应当运用大数据等信息技术，建立健全科学利用机制，为干部资源配置、队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。目前，多数事业单位人事档案管理信息化水平不高，采取的是传统的借助纸质载体保管人事档案管理方式，由于存放时间久，纸质材料容易受损甚至丢失，而且日常工作中也需要投入过多的人力进行档案的保管。同时，纸质载体也不利于档案的借阅，一方面经常借阅翻看会容易进一步导致材料上的字迹模糊，纸质发黄，使得重要信息丢失及不必要的损毁；另一方面纸质档案利用效能也比电子载体要低，方便性不足。

三、加强事业单位干部人事档案管理的对策

3.1严格管理程序，建立长效机制

加强干部人事档案管理机制体制建设可以确保档案管理各个环节有章可循、有据可依，实现管理制度化、科学化、规范化，因此需建立长效管理机制，修订完善相关管理配套制度，并明确人事档案的“建、管、用”程序。一是要明确档案建立流程，从归档源头抓起，对档案材料的来源和真实性把好关，并按要求及时收集并归档；二是要明确档案保管工作要求，实现档案专项审核工作日常化，同时坚持做到在人事管理关系发生变动时，“凡提必审、凡转必审、凡进必审”；三是明确档案利用程序，按照新《条例》中对干部人事档案利用工作需遵循的规范与程序严格管理档案借阅工作。

3.2加强专业人才队伍建设

专业的人事档案管理人员是做好人事档案管理工作的基础，也是关键。首先，要提高档案管理人员的专业化水平，通过开展针对专职及兼职人员的教育培训强化档案意识、业务水平，加强人事档案管理政策研究，从而打造一支专业、敬业的干部人事档案人才队伍；其次，要提高档案管理人员的组织纪律观念。人事档案工作的特点包括很强的政治性、保密性和原则性，需要从事人事档案管理的人员具有严格的组织纪律观念和保密意识；再次，重视干部人事档案管理工作，还要站在战略层面对其进行全面思考与分析，加强专业档案人才建设，从而进一步提升干部人事档案为组织提供辅助与支持功能。

3.3注重安全基础设施建设

专业人才为开展好人事档案管理提供了重要软件支持，基础硬件设施建设的加强也是开展人事档案管理工作不可或缺的。在日常管理中，应当加大对人事档案管理的资金投入，提供资金设备的支持，配备先进的计算机、打孔装订器等专用设备，保证人事档案管理各项工作顺利进行。同时，对干部人事档案库房建设的安全性需引起重视，要定期做好档案管理设施的更新。按照新《条例》的要求，设置专用房间保管档案，做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。同时，按照“六防”标准加强库房建设，确保“六防”中的各项安全措施和设施配备齐全。

3.4推动干部人事档案信息化管理

推动干部人事档案信息化管理是顺应时代发展的要求，是拓展干部人事档案利用的现代化手段，也是干部档案管理走向科学化、制度化、规范化的有效途径。探索建立档案信息资源开发与利用的现代化治理方式，可以采用电子化手段构建信息管理平台，将纸质材料转变成文字或图片格式，并保存在相应的档案管理信息系统中。利用信息化系统，将人事档案的借阅以及日常管理电子化，有效改善并促进干部人事档案归档流程更加规范、材料收集更加齐全完整、借阅更加省时便利，从而进一步提升干部人事档案的利用效能和管理效率。

四、结束语

干部人事档案管理工作是各机关、企事业单位工作的重要组成部分，我们应进一步加强对这项工作的领导，建立健全干部人事档案管理制度，改进档案管理业务，大力推进干部人事档案管理信息化建设，使干部人事档案管理工作迈上新的台阶。

参考文献：

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[2]郭祥慧.干部人事档案管理队伍建设问题及对策[J].办公室业务,2020(14):154-155.

[3]张四新.干部人事档案管理问题及对策研究[J].河北企业,2020(07):125-126.