电子信息技术在电力企业档案管理中的实践运用

电子信息技术在电力企业档案管理中的实践运用

谢美珊

国网湖北省电力有限公司谷城县供电公司 湖北 谷城 441700

摘要：随着时代发展，人类的科学技术水平不断提升，电子信息技术也越发成熟，以极速增长的速度进入我国分布于各行各业的众多企业中来。同时如何有效地开展企业档案管理工作是每个企业都必须面对并处理的问题，基于电子信息技术应用基础，将两者有机结合并应用于实践是我国电力企业必须处理的一大关键问题。本文以电力企业为例，将电子信息技术在档案管理中的应用这一主题从应用的必要性、应用的措施以及保障工作结合效力所需要的工作这三点进行分析与阐述。

关键词：电子信息技术；电力企业；档案管理；必要性；实践措施

1. 电子信息技术背景下电力企业档案管理工作特点

1.1电子信息技术背景下电力企业档案管理载体变化

区别于以往的档案管理载体，电子信息技术背景下的记录媒介由原来的纸质整理汇编记录，编程了数字化存储设备或网络云端、网盘等形式，通过计算机与互联网的连接存储于调用完成企业档案管理信息的处理。这种信息技术背景下的载体变化，能够进一步拓展企业档案管理工作范围，将固定场所的固定管理模式转变为具有更强开放性特征的模式。同时，这种媒介的变化与当前的互联网时代背景更加契合，是在电力企业构建信息化管理体系不可或缺的基础性环节。

1.2电子信息技术背景下电力企业档案管理分类变化

在以往的档案信息管理模式下，电力企业的相应信息往往依据普遍适用特征加以分类，如基建、人事、单位史志等档案类别，而在这种分类方式下，电力企业自身运营特征并不能得到很好的体现，同时在查找与应用过程中的便捷性也不尽如人意。在当前信息技术背景下，电力企业档案管理工作在信息分类上执行了新的标准，以企业生产与运营流程为依据，形成了具有模块化的管理功能。在具体执行过程中，电力企业档案管理工作人员仅需在相应的管理软件设置分类指令，系统便可根据预设流程完成信息的录用与提供。

1. 3. 电子信息技术背景下电力企业档案管理安全变化

信息安全是电力企业档案管理工作的关键要素，而信息技术的应用有效的提高了档案管理工作的安全性。以往的电力企业档案以纸质媒介保存，设有相应的存储部门，由专人管理。在这一工作环境中，存在着保存不当、人为疏忽等一系列可能造成的档案损坏、遗失等问题。同时，不同部门的内部资料也可能存在泄露问题。而应用信息技术以来，相应档案管理内容在计算机系统内存储，其档案的完整性不易出现问题，在应用加密保护技术后，不具有权限的人员也无法浏览内容，有效的保证了信息安全性。

3.电子信息技术在档案管理中应用的策略

3.1完善管理制度

电力企业为促进档案管理模式的与时俱进，应制定适合的档案管理目标，同时，将先进的电子信息技术手段有效融入档案管理工作中，加强数字化管理。在互联网时代，传统工作模式中的档案资料由纸质、胶片等材料转变为更加简单直观的电子化档案，在以往储存方式的基础上创新应用了光盘技术、磁存储技术以及缩微技术等多种技术手段，使电力企业的档案管理工作向信息化方向发展。鉴于此，电力企业应结合档案管理工作的实际要求、发展方向对制度体系进行完善与创新，优化和调整电力企业档案管理工作的流程框架与任务目标，提高电力企业档案管理的工作质量与工作效率，继而提升电力企业档案数据资源的实际利用价值和综合效益。

3.2改变管理方式

现阶段，电力企业的档案管理人员应顺应时代发展趋势，创新改变以往的档案管理方式，健全传统模式下的档案管理体系。例如，建立归档电子信息的数据收集模块，通过扫描仪扫描文件并将资料保存在计算机当中，使收集文件的工作更加方便，同时，电子信息技术解决了纸质文件的空间占用问题，延长了文件存储时间。管理方式应与时代契合，努力抓住现阶段机遇，将更多先进的电子信息技术手段应用到电力企业的档案数据资源采集、管理、归纳与存储中，增强档案数据管理的安全性与可靠性，同时，要在实践应用的过程中发现问题解决问题，从而有效调整管理方式，继而真正提高电力企业档案管理工作的效率与质量。

3.3加大监督力度

为使电子信息技术在电力企业中得到更好的应用，需加大档案管理工作中的监督力度。电子信息技术与档案管理的结合具有显著优势，但其危害也较为明显。一方面，电力企业应制定严格的档案管理制度与监督制度。存档服务器容易受到病毒攻击，并可能出现无法挽回的数据丢失问题。为确保档案管理工作有序开展，使整个管理工作有章可循，电力企业的相关部门领导要建立严格的档案管理监督方式，对于故意损毁等不法行为要追究其责任，避免因档案资源外泄对电力企业造成极大损失。另一方面，电力企业要加强对监督手段的实施，采取科学合理的监督手段来加强对档案管理工作的监督，如在档案管理工作中增加“借阅记录”，在适当的位置安装监控设备等方法，避免档案管理工作中存在不规范、不合法行为，使用相关软件定期扫描所有终端和服务器，检查是否存在病毒，在上网终端安装防火墙，降低病毒入侵概率，进一步完善电力企业对档案管理工作的监督管理方式。

3.4开展档案宣传

档案资料是电力企业各项工作、各岗位人员的重要参考。随着电力企业的深入发展，档案管理工作逐渐凸显出其地位与重要性。为提高档案管理工作的质量与效率，应从上至下全面宣传档案管理工作的重要性，不断创新档案管理理念，利用电子信息技术动态管理静态档案。相关管理部门需立足长远发展，将宣传档案管理工作的重要性作为一项长期任务坚持开展下去，充分利用现阶段先进的互联网信息技术手段对其进行宣传，让电力企业的领导者与全体职工充分认识到档案管理的重要性，以及档案管理工作对电力企业在未来社会经济中的进一步发展所发挥的重大作用。电力企业要加强对档案利用方面的宣传，使员工充分依靠档案资料中的数据信息来维护自身权益，处理各类合同纠纷问题，有效依靠档案数据信息来进行电力企业的生产、经营与管理工作，只有这样才能实现对电力企业档案管理工作的优化与完善，使全体员工真正意识到档案管理工作的重要性与关键地位，重视档案管理工作的顺利开展，从而改变以往传统落后的档案管理工作模式，继而认真做好各项基础工作，把握每个细节，为电力企业档案管理工作的有效开展夯实基础。

结语

在信息时代电子信息技术的优势不言而喻。电子信息技术与电力企业的档案管理工作融会贯通，简化了档案管理流程，提高了档案管理效率，是当前时代的必然要求，也是电力企业获取可持续发展的必要前提条件。与以往相比，电子信息技术的融入让电力企业的档案管理工作改变了原本单一固化的管理方式，同时，延长了档案资源的使用寿命与保存时间，能够充分利用档案资源背后的实际价值，从而真正提高了电力企业档案管理的工作效率与工作质量。在未来，电子信息技术将得到进一步发展，并在档案管理中发挥重要作用，促进档案管理工作的健康发展。

参考文献

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