建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨

建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨

陈虎

滕州市房地产服务中心 山东省滕州 市 277599

摘要：随着经济社会的不断发展，我国城镇化建设不断加快，大型、超大型建筑不断涌现，建设周期跨度不断加大，工程建设涉及的图纸资料、文件文档、影像视频资料越来越多，给建筑工程档案管理带来了极大的挑战，建筑工程档案管理涉及工程建设的项目审批、项目立项、招投标、工程实施、竣工验收及交付使用后的全过程，是工程建设过程最原始的资料积累，也是后期建筑运行维护管理的重要依据，更是城市建设和管理的重要参考资料。基于此，本文将对建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施进行分析。

关键词：建筑工程；档案管理；常见问题及规范管理措施

1 建筑工程资料包含的内容

建筑工程资料是企业开展实际施工、修订合同内容、管控法律风险的重要依据。完善、合理的资料管理体制，有助于施工企业强化管理施工建设环节，确保建筑工程的整体质量。因此，做好建筑工程相关资料管理工作，对施工企业非常重要。建筑工程的实际施工涉及多个环节，需要大量的建筑材料和大量的工程资料。收集和管理的资料包括以下内容：

1.1 与项目建设有关的文件

建设项目包括若干工程内容，包括：图纸会审、原设计方案、设计方案变更、施工方案、竣工报告等；建设工程施工的组织设计、监理方案及细则、例会记录、施工原材料、施工申请记录、半成品采购记录、进场材料试验记录、水泥砂浆配合比试验报告等；实际施工中的检查报告包括沉降、拉伸位移和变形观测记录、施工质量检查报告、施工安全事故鉴定报告、施工后期技术总结等。

1.2 综合性文件资料

综合性文件包括：建设项目审批文件、任务计划、施工前调查资料、征地拆迁资料、项目工程设计资料、设计图纸审查记录表等；建筑工程相关的中标文件、合同内容、审批文件等；备份竣工验收时期的资料内容和验收结果等。为了便于存储和检索，采用光盘等数字化形式存储与管理建筑工程相关资料。

1.3 竣工图纸

竣工图是建筑工程中非常关键的资料内容，是相关部门验收和审核的重要依据。因此，必须妥善管理竣工图的相关资料。竣工图相关资料包括：总平面布置竣工图、建筑工程竣工图、室外管道竣工图、室内外装修竣工图、给排水竣工图、电气工程竣工图、通风管道竣工图等。

2 建筑工程资料管理常见问题

2.1 未设置专业工程档案管理岗位

建设项目部项目档案管理意识淡薄。在项目实施过程中，往往更注重项目实施进度和项目质量，而忽视项目档案的编制和管理。项目部未设置专业档案管理岗位，未配备专业档案管理人员。档案管理由非专业人员兼任，工程数据资料的收集、分类整理、汇总不科学，资料内容不连续，档案文件的编制、立册不规范，工程档案管理工作随意性较大，缺乏系统性、专业性、规范性。

2.2 档案资料后期利用价值不高

建筑工程档案不仅记录了工程的实际施工过程，而且对后续工程质量检查具有重要的参考价值。然而，许多建筑企业没有意识到档案的价值。在档案管理方面，不仅缺乏完善的档案管理制度，而且缺乏完善的工作规范，导致工程档案缺乏及时、规范的收集整理，影响了档案的作用和价值。而且由于部分档案管理人员专业素质不高，在资料整理过程中也容易出现各种问题，导致资料出现疏漏，进而影响档案的真实性和准确性，以及档案资料后期价值的发挥。

2.3 仅偏重纸质档案资料的编制

由于长期缺乏对建设项目档案管理的重视，项目档案管理人员的专业素质不高，业务水平较低。项目档案管理仍停留在各种报告文件的简单收集阶段，缺乏档案管理新技术、新手段的应用，习惯于纸质档案的编制，缺乏工程建设过程声像资料以及电子档案的整理留存，严重制约了工程档案管理的信息化建设。

3 建筑工程资料管理的规范管理措施

3.1 建设工程项目部应按项目所在地城建档案馆的相关要求编制工程档案

建设项目部负责项目工程文件的收集、整理、记录和归档。除满足国家相关档案管理要求外，还应严格遵守项目所在地城建档案的相关要求。项目部在立项完成阶段可直接与项目所在地的城建档案联系，及时建立工作联系，统一邀请项目所在地城建档案相关人员对项目部所有档案管理人员进行集中培训，确定相应的联络人员，加强沟通，及时掌握城建档案移交流程中的新变化、新要求，在项目实施过程中可根据工程建设进度和重要施工节点定期、定点邀请城建档案馆相关人员进行监督检查，及时发现工程档案管理中的不规范、不合理之处；在工程档案编制验收移交工作阶段，可提前组织预验收、预移交，发现问题及时整改，确保工程档案验收移交工作的顺利完成。

3.2 完善档案管理制度

完善的档案管理制度对提高档案质量具有重要作用。因此，应结合建设项目档案管理的特点，建立健全管理制度，将档案管理纳入日常管理，全面提高档案管理人员对档案管理的重视程度，确保档案及时收集。此外，为了提高档案管理质量，建筑企业应当设立专门的档案管理部门，专门负责档案信息的收集。在收集整理档案资料过程中，档案管理人员必须要严格按照制度要求开展工作，确保档案资料收集整理的规范性和准确性。此外，还应完善档案资料的借阅制度，做好借阅登记，确保档案信息的安全性。

3.3 资料的载录、收集要点

建设项目资料管理涉及多个工作环节，要求相关人员积极有序地收集、记录、借阅、存储和管理资料的相关内容。

3.3.1积极参与各个施工环节

施工项目资料管理要求相关人员深入施工的各个环节，收集、记录和管理施工企业的相关资料。管理人员应积极参与工程施工技术、施工质量和施工安全，进入施工现场完成资料记录，充分了解施工作业，记录施工相关资料，进行有效的整合和验证。

3.3.2严格管控资料质量

建筑工程相关资料管理工作，要对实际施工进行同步跟踪，保证所有作业环节和资料密切关联，确保文件资料的精准性、时效性。相关人员要积极同各部门进行交流与配合，明确自身工作职责，严格管控文件资料质量，认真仔细地进行资料收集与核查。

3.4 建设工程项目部应重视工程档案编制工作的信息化、规范化建设

建设工程档案的编制应严格遵守《建设工程文件归档整理规范》《城建档案业务管理规范》等相关国家及地方规范要求，应以标准化的方式收集和记录数据。纸质档案与电子档案同时编制。在项目实施过程中，应注意相关视听档案的整理和保存。同时，要重视档案编纂新技术，新方法的应用，运用信息技术和计算机技术，大力加强工程档案的信息管理，建立专业的工程档案信息数据库，及时完成档案资料的修改、补充和查询，确保档案管理系统的先进性和完整性，不断优化工程档案的编制、存储和查询等工作，提高工程档案管理的工作效率。

3.5 加强工程档案的质量控制

只有保证建设工程档案管理的质量，才能充分发挥档案管理的最大价值，更好地控制建设工程的施工质量。因此，施工企业应进行科学的档案管理，确保档案管理质量。在开展工程档案管理中，不仅要按照国家的政策标准开展，还要结合企业实际情况提出更准确的要求，从而对档案管理工作作出更加精准的指导，做好档案全过程的控制管理。

4 结束语

综上所述，建筑工程资料管理工作涉及实际施工的各个方面，合理的资料管理工作有助于施工建设，能有效保证施工质量，也是工程竣工验收阶段的关键性依据。因此，要有效规范建筑工程资料管理工作制度，为施工企业现代化发展奠定坚实基础。

参考文献：

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[3]宋莎.老旧小区改造提升对建筑工程档案管理提出的挑战及对策分析[J].住宅与房地产,2021(19):169-170.