学生档案数据化的模式与管理

学生档案数据化的模式与管理

丁小珈

湖北水利水电职业技术学院 430000

摘要：学生档案记录了学生从上学阶段开始的所有的在校表现，无论是获奖状况还是学生在学校当中得到的处分在档案当中都会被完整的记录下来，可以看出学生档案记录对于学生的影响不只是在校期间行为的记录，也是学校和教师了解学生能力的一个重要方式，同时也是学生未来进行就业相关的企业对学生进行了解的一个重要途径，对此，学校需要加强档案管理人员的工作能力，确保档案中的文案记录真实有效，同时也可以建立一个检查组织，避免纸质档案的丢失并监督工作人员进行科学准确的记录。档案管理制度还需要相关部门和企业的规章制度的完善，科学的规章制度可以促使档案管理制度更加科学有效。

关键词：学生档案数据化；模式；管理

引言

传统模式对学生档案管理工作的发展，把传统模式逐渐数字化，优化了学生管理服务，提高了学生档案管理工作的效率和科学性，也充分保障了学生档案的隐私性，为学校学生档案的管理做出了巨大的贡献。

1学生档案数据化的模式与管理的要求

随着科学技术的发展，信息的不断进步，所需要储存的信息量越来越大。在这个经济快速发展的时代，那些数据和信息会像瀑布一样向你涌来，而在传统的档案管理的理念中，对档案信息的管理并不是很重要，以至于会出现信息丢失的状况，而在当今信息发展的时期，对于档案的管理就会显得更加的重要一些。而传统的信息管理和现代的信息管理有一着明显的差异，现在而言大数据的重点是猜测，所以数据就成了新时代学校的重点关注内容，也成为了学生中不可或缺的一个项目。在各大心理数据的显示下和我们在学生中的了解中以及给学生做的评判中，在学生心理突发状况下，可以适当做出防范措施，同时可以提供一系列的理性决策，这一系列决策正好是当下的真空期。现如今，在大数据的来临之际，要求学生在各个方面，各个理念，各个观念，各种措施来适应当代大数据的潮流，从而完成现阶段新时代学生的数据理念。

2学生档案管理存在的主要问题

2.1管理理念相对落后

档案管理的信息化、数字化虽然能够为学生档案管理工作创新发展提供明确方向，当前很多学校也都针对学生档案管理工作展开了信息化建设，但在传统档案管理理念的影响下，数字化档案管理的优势却并未能够在实际工作中得到充分发挥，并使学生档案管理工作的效果受到了直接影响。例如，在档案管理的数字化建设过程中，很多学校通常会将工作重心集中在基础设施建设、设备仪器引进、软件系统开发等方面，对学生档案信息的收集则并不重视，即便将相关档案管理信息系统建立了起来，其中存储的档案信息也仍然比较陈旧，对学生管理与教学工作的帮助十分有限。另外，由于档案信息的完整性、准确性、一致性长期得不到保证，因此很多学校并未将学生管理、教学方面的实际工作与学生档案联系起来，即便档案管理工作得到了优化，也仍然保持着传统工作理念，对学生档案的应用并不多，这同样会影响学生档案管理的工作效果。

2.2管理人员素质不足

学生档案管理的信息化、数字化不仅能够使学校的档案管理工作得到优化，同时也对档案管理人员提出了更高的要求，但由于当前很多学校对档案管理工作并不十分重视，工作待遇也相对较差，因此往往很难吸引到专业的档案管理人员，只能安排一些非专业人员负责档案管理工作，或是直接由学校教师兼职学生档案管理，而这些非专业档案管理人员的专业素质，显然是很难满足当前学生档案的数字化管理需求的。另外，有些学校的学生档案管理人员接受过专业培训，相关工作经验也比较丰富，但在学校开展档案管理数字化建设后，仍然习惯于按照传统工作模式完成档案管理工作任务，无论是计算机操作水平，还是在档案信息资料检索、分类处理等方面的工作经验，都存在着明显不足，如果仍安排这样的工作人员负责学生档案管理工作，档案管理工作效果同样会受到较大影响。

2.3应用方式过于烦琐

当前很多学校正处于档案管理数字化建设的推进阶段，很多学生档案尚未完全实现电子化，在需要调取学生档案信息时，仍然需要采用人工检索的方式来查找相关纸质档案文件，并阅读档案文件内容，这样的检索方式过程烦琐、效率较低，同时还可能会因档案管理人员操作失误而出现档案存放混乱、档案文件丢失等情况，给学生档案管理工作带来较大困难。另外，有些学校虽然实现了学生档案的电子化，能够依托档案管理信息系统来完成档案信息检索工作，但对于档案管理信息系统的开发却存在一定缺陷，并未在网络平台上实现档案信息共享，在调取学生档案时，常常需要经过层层审批方可获得权限，其应用方式同样是比较烦琐的。

3学生档案数据化的模式与管理的措施

学生档案数据管理面临诸多技术难题，但学生档案数据的价值也日渐显露，做好学生档案数据管理需要机制和技术支持。

3.1数据管理责任主体宜从多元到统一

当前，纸质文件归档和电子文件归档模式本质上都强调将文件的实体保管权限、信息控制权限及法律保管权限移交给档案部门。在数据时代，技术、体制的双重作用，有可能会削弱归档概念的“档案”专业色彩，即仅将归档视为一种存储策略，主要工作内容是将历史数据存下来，忽略保存业务凭证、维护有机关联的专业化要求，从而导致数字环境下整个档案专业化管理面临被忽视，甚至被取代的风险，最终有损于可信凭证、历史记忆的维护。相较于后端系统外接收的归档行为，档案数据管理更重要的是明确统一的责任主体，对整个信息流数据进行连续性控制。学生档案数据是学生不同培养阶段数据的集合，原则上应由各数据输出单位承担管理责任，然而学校作为学生档案管理的最后阶段，处于学生档案信息流的末端，可以承担学生档案质量管理责任。学校内部，学生档案数据涉及招生、教务、学生、团委、组织部、就业部门，这些数据的采集、鉴定、输出、存储也需要统一管理，学生档案数据统一和专业化管理也非常必要。

3.2数据统一管理需要平台支持

学生档案涉及的部门众多，学生档案集中统一保管的责任由哪个部门承担目前还没有统一要求，如果学校档案部门统一管理学生档案，既有利于学生档案的质量控制，也有利于学生档案数据的整理存储利用，但是档案管理部门必须借助技术支持。学校智慧校园建设已初具规模，学校统一的数据中心是学生档案数据互联与开放的可行性选择，也是档案管理部门实现数据统一采集保管的技术支持。在学生数据体系中，档案管理部门可以担当前端的数据采集，可以担当中端的数据整理，也可以担当后端的数据存储与治理，这个任务是非常重要和艰巨的。此外，学生档案数据具有一定的隐私性，这个数据的开放与利用需要档案管理部门进一步规范和管控。

结束语

在数字时代下，学生档案管理的信息化、数字化已经成为必然趋势，虽然从目前来看，学生档案管理的数字化建设上存在着很多不足，但对于学校来说，只要能够在档案信息安全防范、档案管理工作方法创新、专业档案管理队伍建设等方面采取合适的应对策略，未来学生档案管理工作就必然能够发挥出更大的作用。

参考文献

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