信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策

信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策

胡红

重庆市垫江县最低生活保障服务中心 重庆市垫江县 408300

摘要：文书与档案管理工作室是进行行政处理工作的重要组成部分，文书档案不仅记载着机关单位、企业发展的历史，同时也真实客观的反映了机关单位发展情况以及企业在经营过程中存在的问题状况。传统的文书档案管理工作大多是采用人工处理的方式进行信息的采集、整理、合并、归档等工作。随着我国科技经济的进步发展，互联网技术的应用拓宽，也就导致文书档案管理工作不再受限于人工处理，而是采用信息化、智能化操作进行，但是在文书案管理工作智能化、信息化过程当中，也让文书档案管理面临着新的机遇与挑战，本文将就文书档案管理信息化过程中存在的问题展开讨论，对存在问题提出解决办法，以提高文书档案管理工作的质量水平。

关键词：信息电子化；文书档案管理；问题挑战；对策建议

前言

文书档案主要是通过历史记录，来反映过去和现在的国家机关、社会组织在领导决策、部门建设、问题处理等过程中，产生的对国家和社会具有保存价值的成果，文书档案管理是档案工作的重要组成部分之一。传统的文书档案在信息处理过程中有着复杂繁琐的问题，且由于数据信息准确性、科学性的要求，也使得人工进行梳理整合过程中具有较大难度；传统的文书档案工作在进行整理归档进入信息库之后，再次进行相关信息数据的查找的时候，需使用人工进行数据逐一查阅，对人力，财力，物力的消耗较大，产生巨大成本，对企业单位发展产生众多负面影响。电子化文书案管理给档案管理工作者进行档案整理、保管、利用时产生了很多的便利，文书档案管理信息化、电子化使得储存相关文书档案变得方便而且档案安全性得到提高。

一、文书档案管理在信息化应用产生的问题挑战

（一）安全性、真实性存在问题

在进行文书档案信息化、电子化过程中存在着档案真实性难以保障，档案安全性存在隐患的问题。由于电子档案具有可书写性、便捷性人们可以对电子档案进行反复修改，并且在修改后没有相应技术进行修改标记，使得电子文书档案的保密性教纸质文书档案而言较低，尽管当前有一些技术可以让电子档案不被随意修改，但是其内容发生变化之后，也没有特殊标记进行显示，也让文书与档案在管理过程中失去了原有的形式，电子文件签发不像手写文件签发有特定的字迹，人们不能通过字体字号进行档案原始性的辨别，加上电子档案不存在张印和签名相关单位也无法进行电子档案真实性的证明，因此文书档案的真实性就难以得到保障。在对电子文书档案进行信息化管理过程中，人们为加快查询档案速度常常将电子文档储存在电脑或移动介质设备中，容易被网络黑客通过特殊程序进行重要数据信息内容的拦截，网络黑客也会利用植入设备病毒篡改文书档案数据或使设备瘫痪导致数据丢失，这些都对电子文书档案安全管理提出了更高的要求。加上一些档案管理部门由于忽略网络信息安全而没有采取相关的防火墙等防范措施，容易使得电子文书档案安全性得不到保障。

（二）管理方面存在问题

文书档案管理在信息化、电子化应用之后，对管理机制及管理人员也提出了更高的要求。文书档案管理人员不仅要掌握纸质文书档案管理的操作程序及操作方法，还需要掌握电子计算机使用方法，了解数据传输的程序及步骤，为管理人员的知识水平提出了较高标准。然而，目前我国文书档案管理人员多是仅了解纸质版文书档案管理，如果要在对之进行电子文书档案管理培训需要耗费巨大的时间成本和技术人员成本，这也就导致了我国许多文书档案管理人员不能适应电子化进程的需要，电子化文书档案管理复合型人才紧缺的问题。传统的文书档案管理多是偏向纸质版文书档案管理，在进行电子化文书档案管理过程中，针对不同秘级档案管理标准以及不同秘级档案解密管理标准存在缺失，对于多年的档案如何进行密封及何时进行使用、销毁等具体实施情况也没有进行明确规定，这种文书档案管理法制不健全，管理标准不明晰的情况下，也加剧文书档案管理困难，造成大量有价值的文档利用价值得不到很好的发挥。文书档案管理具有一定的保密性要求，对文书档案管理部门的管理体系以及防治技术要求较高，当前文书档案管理部门的管理体系不够完善，防火墙设置技术水平不够高，也会加剧病毒及黑客入侵频率，造成文书档案信息的丢失。

（三）综合利用方面存在问题

我国文书档案信息化发展尚处探索的初级阶段，多年的纸质文件需要通过扫描或录入转化为电子档案，工作人员的工作量以及工作责任强度大，一旦使用的如平板扫描仪或是电脑的配置不够高，就会导致工作人员进行电子信息录入的效率偏低，这使得纸质文档向电子文档短时间内进行转化存在难题。我国电子化，信息化发展，电子软件版本众多、开发的通用性差，电子设备厂商众多，对电子文件识别存在技术参差，导致电子文件不兼容的现象日益突出，不同系统、不同厂商所生成的文档并不相同且相互识别存在问题，不同软件生成的电子文档又难以进行格式转换识别，这些问题都加剧了电子文书档案综合利用方面效率低下问题。而我国虽然建立了文书档案制度，但是在档案的综合利用管理方面仍存在不足，导致档案在社会性综合利用方面存在不足。提高档案综合利用管理程度，才能更好的将但按的使用价值应用到社会建设发展过程中，使得档案更好的为社会主义建设发展所服务。

二、文书档案管理在信息化应用是的对策建议

（一）建立科学规范管理机制

要统一文书档案管理标准，当前必须着力解决，在档案管理发展过程中，档案管理基础差、档案卷宗质量第一、档案著录细则相容性系统软件兼容性不强等历史遗留问题，以文书档案管理信息化为契机。建立科学管理标准，在保证电子信息系统应用软件规范化、开发合理化、信息安全化的基础上，拟定信息电子化文书档案管理标准，推进文书档案管理信息化电子化建设。完善文书档案管理运行机制，通过对档案资源进行有效整合，在档案管理标准上进行文书档案管理运行机制的完善。最后，应按照国家法律法规规定保证档案电子化信息化是参照国家有关标准，规范有序进行，保证档案信息得以长期运用共享、文书档案管理电子化信息化建设有效推进。

（二）提高管理人员能力素质

要统一文书档案管理标准，当前必须着力解决，在档案管理发展过程中，档案管理基础差、档案卷宗质量第一、档案著录细则相容性系统软件兼容性不强等历史遗留问题，以文书档案管理信息化为契机。建立科学管理标准，在保证电子信息系统应用软件规范化、开发合理化、信息安全化的基础上，拟定信息电子化文书档案管理标准，推进文书档案管理信息化电子化建设。完善文书档案管理运行机制，通过对档案资源进行有效整合，在档案管理标准上进行文书档案管理运行机制的完善。最后，应按照国家法律法规规定保证档案电子化信息化是参照国家有关标准，规范有序进行，保证档案信息得以长期运用共享、文书档案管理电子化信息化建设有效推进。

三、结束语

在进行文书档案管理时，档案工作者需要提高对档案安全的重视程度，以及管理技术水平，让档案使用者可以快捷便利的获取文书档案信息，档案管理部门在节约了大量人力、物力、财力的同时，也提高了管理、利用、服务效率。

参考文献：

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[2]张婧怡.事业单位文书档案管理信息电子化应用研究[J].办公室业务,2019(15):73.

[3]陈心威.文书档案管理信息的电子化应用研究[J].科技创新导报,2019,16(16):157+159.

[4]周玉环.浅谈文书档案管理信息的电子化应用的优越性[J].办公室业务,2017(22):186.