实施信息化管理提高档案存储利用能力

实施 信息化管理 提高档案存储利用能力

李蒙

淄博市张店区中医院 山东淄博 255000

摘要：传统的存档保管工作,采用手工模式进行相应的存档程式,存档保管工作严重落后,出现了重大纰漏或者损毁等现象很严重,浪费大批人员、物质和资源,还大大降低了效率,给单位经营活动安全生产等方面平添了不少的安全隐患。用国家现代信息技术档案管理建设标准作为评价绩效的主要指标体系,可以提高企业市场调查信息管理业务技术平台的重要性，为本单位的的稳步发展创造了积极的便利条件。

关键词:档案管理;信息化建设;能力

引言

在信息化高速发展的时代,将互联网信息技术运用到单位的发展流程中是当前社会经济发展的大趋势,档案保管工作对经济发展具有非常关键的影响,搞好档案保管工作,不但可以保障公司的稳健发展,还可以更好地应对当前社会迅速变革的时代背景。单位或部门在未来的发展过程中,需要把更多的时间和注意力放到了企业档案管理的信息化建设上来,对部门的档案管理理念做出了改革,从而全面意识到了对企业档案管理实施向信息化转变的重要意义。并通过多样化的管理举措进一步推进公司档案信息化建设,利用这样的方法促进了部门管理走向崭新的发展阶段。

1大数据时代档案管理创新的必要性

大数据分析的定义首先来源于网络企业,提出这一定义的主要目的就是为了解决在网络时代涌现出的,包含巨量非结构性网站资料的保存、检索和数据分析在内的海量数据管理问题。为较好地满足企业对巨量财务数据的保存和管理要求,大数据分析信息技术透过利用网络服务器结构超大面积的数据分析群体,完成了对海量信息系统财务数据的即时管理。但必须指出的是,与传统数据分析群体并不相同,利用大数据分析信息技术所形成的超大面积数据分析群体,在数据分析扩展和成本管理方面具有突出优点。在电子商务和云计算能力的诞生之后,大数据分析信息技术才得以发展,在社会上受到了普遍重视。大数据分析所独有的特性,也使得其应用前景非常广泛:一是数据量庞大,目前全世界所存在的数字资料量都几乎可用ZB来统计了,并将伴随世界经济社会发展而迅速扩大;二是数据类型丰富多彩,包含的信息内容覆盖了定位、文字、图片、视讯等多种类型,覆盖了全国经济与生活中的方方面面;三是大数据分析价值量较小,大数据分析中虽然有海量数据分析,消息数量巨大,但里面真实价值的组成部分却相对小,价值度也不高;四是信息处理能力的进一步提升,数据处理速度进一步提高,大数据分析结果也更为精确。

2档案信息化提高档案管理能力

2.1信息化档案管理理念的建立

档案管理职能在部门的有序运营中扮演了关键角色,目前该职能的主要任务就是全面改造部门以往的档案保管宗旨,并主动引进新管理思维和管理方式,彻底消除传统束缚,逐步释放员工并促进实现文档信息构建目标。不过,文档管理任务显然受逆行形而上管理思维的束缚,这主要体现为对国企领导人和文档管理者,没有认识和准确把握文档管理信息化的能力。功能和使用价值限制了信息文档管理工作的有效开展,在这方面,国企宜从建立准确、科学的信息理念着手,用准确的管理思维引导部门文档信息化构建。与此同时,部门的领导班子也必须关注信息化工程建设,确定信息化思想在提升部门管理工作效益等各项工作领域方面的关键意义,要在国家档案管理信息化建设工作进程中起到作用。向后思索,积极行动,为建立信息化作出巨大奉献。此外,部门还应该采取一系列信息宣传,以充分调动全体员工的岗位主观积极性,全员投入档案信息化工程建设。

2.2高调加强企业信息化档案管理建设,是实施企业技术创新的战略措施因素

现代信息化不断进步,信息化档案管理工作的建立也是必然趋势。

通过在科学技术与网络等信息公共服务领域,进行信息档案管理工作是需要长远稳健发展的艰巨任务,要改变工作方式创新信息档案管理机制,全力推动国家信息化工程建设,深刻认识重要标准能力的必要性。通过信息化档案管理,可以有效防范档案保管的风险和防范资料遗漏,通过运用信息记录技术和实时规避错误信息等智能监测设备,使文档保护能力全方位提高。企事业单位必须进行知识技术水平和思想道德素质的全面培养,企业领导层也要注重信息化档案管理建设的工作,并由自身承担领导责任,以切实地将企业信息化网络档案业务体系发展起来,以实现企业信息安全技术档案管理的职能作用,以促进企事业单位信息化技术档案保存建设,以实质性地进行对企事业单位经济效益保障和社会效益最大化的全面高能效水平管理工作。

2.3完善健全档案管理制度和标准

机关单位就应该根据当前的档案信息系统,建立完善合理的档案信息资源共享网络平台,使机关各个部门都可以从这样的网络平台中检索档案信息,使档案信息系统的价值和优越性表现出来。当今时期,信息技术已被广泛使用于我国的各个领域中,特别是在机关单位的企业档案管理工作流程中,并且其应用效果正在逐步提高。信息化管理在国家档案管理工作非常关键,通过现代信息化管理模式,会对国家机关其他单位的业务发展形成很大影响。在机关单位档案信息管理工作,如果不能采用合理方式,将无法进一步提高档案管理的可靠性。

所以要进一步提高管理者对档案信息化建设的认识水平,以促进机关部门档案管理工作的进行。在此情形下,档案管理人员要不断加强自己的业务能力，采取积极措施,将最先进的信息化科学管理和应用技术运用到档案管理整个过程之中,以不断提高档案管理中信息化技术的应用建设能力,并逐步提高政府机关单位档案工作的管理质量。

2.4提高档案管理的水平

单位为了推进企业档案保存管理信息化工程,需要进一步提升企业档案保管技术水平,同时要求公司的档案保管工作才能真正适应信息时代发展的需要,在设备、技术手段以及人才等多方面加以革新,如此就可以有效克服传统纸质档案管理工作模式所产生的一些弊病。由于传统的企业档案保管模式对技术人员并没有太高的要求,需要企业管理人员按照国家有关法规采取相应的科学管理办法,对文档加以严格管理。不过在企业档案保管的信息化背景下,对每个技术人员都有较高的需求。必须适应现代计算机、互联网等信息技术以及各种科学技术迅速发展的新形势,如此就可以更好地进行公司档案保管的信息化工程。公司在发展壮大过程中必须对人才管理实施更加科学高效的科学管理,根据企业信息化管理的实际需要构建更先进的设备,积极掌握国际领先的科学技术,对公司档案保管部门的管理人员实行重新调动与组合,发挥管理人才的积极功能,公司档案保管部门必须紧跟信息时代发展的步伐,主动掌握国外领先的档案管理工作科学技术,根据公司的实际开展更加有效的档案管理工作与信息化建设。

结语

信息化档案管理工作建设中应用的智能业务模型,是实现办公档案管理工作全面提升发展战略价值的关键部分。以信息化档案管理取代传统档案管理工作,是十分关键的战略价值途径。所以,在企业的档案管理工作中运用信息化服务是十分必要的。企业可以利用单位自身的内外环境和条件,采用信息化档案管理的建设服务模式,也可以运用信息化服务更好地进行企业归档保管管理工作,让按照信息化档案建设的标准提高了企业档案管理服务质量,让文档的监管工作更加全面地落实。

参考文献

[1]张鑫,梁枫.企业档案管理发展的信息化之路[J].办公室业务,2018(06):81.

[2]王玉东.企业档案管理发展的信息化之路[J].办公室业务,2017(20):88.

[3]韩春霞.企业档案管理发展的信息化之路[J].中国管理信息化,2016,19(11):194-195.