怎样做好购买档案数字化服务

怎样做好购买档案数字化服务

林 慧

临沂市兰山区医疗保险事业中心 山东 临沂 276000

摘要：医保部门的职能主要为民生服务，实现大数据是有效和扩大重要服务手段，档案工作作为信息化的基础和载体，对实现网络化具有不可替代的作用。建立一个由组织保障、安全保密、制度保障、工作流程等组成的严密的数字化工作机制，制定科学合理的数字化方案，做好招投标，优选外包公司，是购买社会服务过程的重要环节。

关键词：档案；购买；数字化

医疗保险涉及千家万户，国家重视，老百姓关心，是最大的民生问题，工作性质重要，任务繁重，且急需实现大数据，实现业务网络化，档案要先行。近年来，各级档案部门关于《档案数字化技术规范》的要求和任务面大量广，出现了数字化外包公司，如何搞好购买社会化服务，有序开展工作、减少风险，质量保证完成工作，摸索出一套有效行之有效的办法，需要我们认真研究。

一、制定科学合理的实施方案

坚持“安全第一，质量优先，分批实施”的原则。首先，要根据业务大数据的工作部署，紧密配合当前工作需要，急业务之所需，唱现实工作之所要，分清工作轻重缓急，对症下药；其次摸清档案情况，档案整理分类是否规范、档号编制存在的问题、内容有缺损吗、目录齐全吗、案卷题名准确吗等方面的情况。根据馆藏情况，档案整理情况，利用情况，科学拟定方案，确定数字化的范围、重点、数量、优先顺序等。根据利用率和急者优先原则，分步实施；第三，在计划前，要进行充分的调研，多方了解情况，做到心中有数，少走弯路，了解数字化公司情况、报价、工作流程等，为后续的预算和招标做好准备。

二、做好招投标选项工作

目前市场上可供购买的服务公司不多且技术力量一般，通过深入了解大多单位不是信息知识欠缺，就是档案经验不足，虽然注册了公司，有的还是北京某某有限公司，但大多是用的别人的资质，实际工作人员还是土生土长的本地人，聘用的工作人员大都是刚专科毕业生，有的是计算机专业毕业的，有的是在社会上招聘的无业无学历人员，基本上所有公司没有档案专业知识毕业或有过5年以上的人员；并且这些公司临时思想严重，给用工工资太低，导致工作人员经常走人换人，据了解有个档案馆购买了某服务公司服务，看公司名称很好，但在实际工作过程中经常换人，追其原因是工资问题，档案馆给服务公司每页0.2元的费用，服务公司返过来只给工作人员0.02元的扫描费，操作人员一天挣不到100元钱，这些挣钱少，工作也不认真，有工资高的单位，马上走人，操作过程刚熟悉就换人，这些原因能干好吗？当然是出现很多纰漏，导致档案机读目录与档案内容不一致，扫描件模糊、歪斜、缺少字迹等情况，有的把原来档案卷内目录装订到别的案卷上了，案卷内文件也有少页或装订倒了的问题，问题太多，教训深刻，这还是档案馆有专业人员把关都出现这种现象，对我们医保局要想做好这个工作，需要多方打听、认真对待，才能保证数字化顺利完成，因此招投标工作显得尤为重要。对投标单位认真审核，一方面要求服务公司至少有5年的历史，已经完成了20个以上的单位的数字化任务，且出具这些单位的评价情况；承包公司人员既要有档案工作经历，时间不能少于5年，又要有计算机学历；另一方面要求资质是真实的，不是租用的，且具有保密协议；第有丰富的管理经验，只有这些要求达到了才能保证数字化加工的质量和效果。并且对业务有如下要求：

1.科学拟定项目招标要求，具体包括项目概述、项目内容、具体技术要求、保密、安全、商务及其他要求、服务期限、付款方式等。其中，项目内容和具体技术要求是关键，一定要清晰明了。档案数字化加工需遵循相关的标准，具体包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》、、国家档案局《纸质档案数字化技术规范》。

2.做好招标的前期准备。在招标前，要与符合条件的数字化公司加强沟通，让尽可能多的公司了解知晓我们的数字化内容、规模和要求，从而做好投标准备，避免因前期准备不足出现流标，或是因参与公司不多，缺少选择余地，无法挑选出优质的外包公司。

三、做好过程管理、监管和指导

档案管理部门必须全程介入，做好监管。

1.制定加工步骤。第一步先检查档案材料的分类、鉴别、编目等是否齐全完整和准确，对不符合要求的档案首先进行完善，只有准确无误后操作下一个流程；第二扫描文件清晰没有遗漏；三先是进行小批量的档案整理和数字化加工，熟悉操作，并通过实际操作发现问题，细化标准和流程，对于出现的问题，及时发现，及时整改，效果较好。

2.确保档案和信息的安全。首先，加工应有独立的办公室，有防盗门窗及监控，不能连接外网，配置单独的柜存放档案，闲人免进，单位给扫描设备，如确需使用服务公司的设备，用完后交保密局处理完毕才能带走。其次，强化安全责任，不定时的进行现场检查。明确保密责任，各项保密安全规章制度挂在墙上，时刻提醒工作人员，安全在玄上，一时一刻也不能放松。最后，进行档案的出入库登记，每一次的出入库，双方都要清点，详细登记，确保档案都有记录可查。

3.做好抽检和验收。抽检应贯穿于项目的整个过程，及时发现加工中的问题，对检测中的错误数据，需重重新扫描改正，直到验收合格，方可挂接下一批次数据。

档案数字化工作量大，涉及长远利用，要从长计划，不能一蹴而就，既要严密程序，又要加快工作进程。

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参考文献:
         ［1］罗淑兰．做好新时期数字化档案管理工作的思考［J］．办公室业务，2017(10):14．
         ［2］爱如娜．高校档案管理数字化发展研究［J］．科学与信息化，2019(94):125-126．
        

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