浅谈高坝洲电厂档案管理信息化建设

浅谈高坝洲电厂档案管理信息化建设

刘玉容

高坝洲电厂

摘要：信息化改变着社会的生活方式，也改变着人们的工作方式。档案信息化的建设既有利于保存传统载体，也利于档案的快速查询。从档案馆数字化到越来越多的单位也投身档案信息化的建设工作，这已经成为一种必然。

关键词：档案 信息化 建设

高坝洲电厂隶属三峡集团湖北能源清江公司，是国家第一座按“达标投产”建设的水电厂。位于湖北省宜都市境内，是清江干流的最后一个梯级电站，装机容量270MW。电厂档案室成立于20世纪90年代末的工程建设期间，主要负责收集、管理高坝洲工程项目资料及电厂生产经营过程中的各门类资料，独立全宗并接受上级单位档案管理工作的监督、指导与检查，相继在2002年1月通过企业档案工作目标管理国家二级考评，2017年11月通过企业档案工作目标管理国家一级考评。

随着互联网的快速发展，信息技术已在各行各业全面应用，档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，也是档案管理发展的必然选择。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），档案信息化建设作为独立章节纳入新《档案法》，明确了电子档案使用范围和保存价值；2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《“十四五”规划》），提出“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”。三峡集团从企业自身的实际出发，深入贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，提前谋划、抢先布局，创新开发三峡集团数字档案馆。数字档案馆于2020年6月在基础设施建设、电子档案管理系统软件功能及测试、电子文件归档和电子档案管理、数字档案资源建设、安全保密体系建设、制度规范建设，以及采用多版本电子签名与PDF/A格式相结合保障归档电子文件真实、合法、可追溯等方面的做法均已通过国家档案局企业数字档案馆建设试点验收要求，已具备电子文件“单套制”归档的能力与条件，与《档案法》中“档案信息化建设”和“监督检查”新增专章相得益彰，在共同打破传统档案管理“壁垒”的同时，建立畅通的高科技“桥梁”，全面推动新时代下企业档案管理的变革转型。电厂档案室作为三峡数字档案馆独立全宗之一，档案数字化、信息化转型已势在必行，我们应该如何应对，本文拟就此进行探讨。

一、拓展档案信息化全员意识与能力

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为中心向以档案信息为重心转变的过程，采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。人作为档案信息化工作的主体，其能力与意识对工作质量起着决定性作用。档案信息化也无疑对企业员工素质要求相应提高，面对这个问题应做好以下几个方面的工作：

重视档案信息化建设工作，开展全员普法教育。加强新修订《档案法》和《“十四五”规划》有关要求的学习贯彻，注重“档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化”教育，开展数字档案馆建设与应用的多元普法活动，使公众能准确领会精神实质，提高对档案工作重要性的认知，把思想和行动统一到推进数字档案馆建设应用上来，做到归档有责、守档担责、护档尽责，在档案信息化和数字化大时代前提下，利用先进设备增强企业历史记录的真实性、连续性和可利用性；

企业专、兼职档案人员作为专业领域“掌舵人”重视自身继续教育培训。坚持自觉学习，紧跟时代步伐，钻研档案数字化平台系统的应用学习，熟悉和掌握档案管理新技术，依法治档，提高自身业务素质和管理水平，结合管理经验，修编切实可行的档案管理制度和标准，深耕档案专业知识，创新服务于档案管理工作。

将数字档案规模经济效应及应用技术优势植入人心。GDP增长越快，生产经营活动越频繁，作为历史记录的档案自然也越来越多，保管文件档案的成本也在不断上升，如：人员、库房、箱柜、温湿度调控设备等。数字档案不论在存储、鉴定、利用、编研等方面的优势都是传统载体档案无法企及的，在保管、利用方面的好处也尤为突出，例如：远程借阅、格式转换、库存容量等。即可节约大量的人力物力，也能更好地优化资源配置。依托电子文件“单套制”归档的政策环境，打造更为便捷、系统的电子档案与纸质档案管理体系，服务于大众。

二、基于档案数字化平台的全宗配置方案

本单位全宗管理员及联络员由本单位专职档案人员担任，负责本单位数字档案馆系统中的全宗配置工作，在全宗设置与上级单位保持一致的同时，确保新旧系统的档案分类、档号编制等配置完整合理，能平稳衔接。

1.按照上级单位数字档案馆全宗编号方案，明确本单位全宗代号。

2.根据本单位旧分类目录制定数字档案新分类表，新、旧档案系统一、二级类目无法对应的情况，应在相应档案类型下创建三级类目节点进行对接。电厂档案分类表如下：

3.文书类、技术类、实物类，声像类的档号编制规则 

文书类档号编制规则：档号基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号、年度号、保管期限代号和保管号组成。

档号示例：HBNY.0503-W01.00-2010-Y0001

技术类档号编制规则：建设项目、生产（产品）、科研开发、设备仪器等技术类档案的档号基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、项目代号、分类号和保管号组成。电厂根据实际设置了项目代号，放入档号第二段，用四位阿拉伯数字表示，前两位代表梯级电站，后两位代表机组。同时对项目档案进一步细分类目，细分类目代号单设为档号第三段，根据《关于印发〈电力工业企业档案分类规则〉的通知》（能源办〔1991〕231号），按《电力工业企业档案（6-9大类）分类表》中的类目进一步划分。

案卷级档号示例：HBNY.0503-J01.1000-8180-0001

件级档号示例：HBNY.0503-J01.1000-8180-0001-001

声像类档号编制规则：照片、视频、录音等声像类档案的档号基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号、年度号、事件号和保管号组成。

档号示例：HBNY.0503-S01.01-2010-0001-0001

实物类档号编制规则：实物类档案的档号基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号和保管号组成。

档号示例：HBNY.0503-R01.01- 0001

三、馆藏纸质档案数字化

现在对于档案的管理要求越来越严格，也有越来越多的规范，档案数字化加工是新时期档案工作者面临的一项重要工作，工作周期长，要求严格，在管理时也有很多事项需要我们去关注和操作处理。

做好档案扫描前处理工作。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，要整理好需扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊修复处理。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，可登记或作出标识，确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时，要注意保护档案原件，页面需修整的要按规定执行。

制定档案数字化加工场所工作规范。数字化工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入；工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随身物品统一存放于入口处；场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品；保持工作场所清洁、干燥，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理人员要随时检查档案数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决；工作人员离开现场时，须关闭电源，锁好门窗，加强保密意识，逢节假日进行一次安全、保密自查，消除不安全因素；严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外传档案内容；扫描中爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。

区分扫描件和非扫描件，避免重复扫描，提高工作效率。近年来，新归档的文书档案分为电子文档和没有电子文档两类，若对有电子文档的档案再进行扫描，不但扫描效果达不到OA系统原文件的清晰度，而且会造成不必要的浪费。因此，为避免重复扫描，需把实行OA以来的所有目录与电子文档进行逐一核对，整理出有电子版的档案，进行全部标识，不再进行扫描。

加强档案扫描过程中质量管理。档案管理部门的工作人员要经常到扫描现场检查、解决、协调扫描过程中出现的各种问题。档案目录录入时可能存在错误情况，需要仔细核对。对字迹模糊不清的档案，需记录下来单独处理，或者建议扫描公司对这类情况特殊的档案采用较高分辨率进行扫描。档案幅面大小不一，要选择采用相应规格的扫描仪。扫描时，避免盲目追求速度，而忽视质量，牢记扫描质量是最重要的。扫描后，要对图像质量进行检查，发现不符合要求的，要进行后期处理，去掉扫描纸张中明显的装订孔、文件中明显的污垢等。

对完成扫描的档案原件进行检查。档案扫描装订后，在归还档案室时，要应对每卷档案进行检查，尤其是保存期限较长的档案。工作量很大，检查中容易出现问题主要有：少量目录装订顺序有误；备考表装订有脱落现象；档案实体卷内页码有错，这些都是需要引起注意及时修正的地方。

四、电子档案的有效收集整理

档案管理信息化实行全面电子化办公，统一使用公文管理系统和档案管理信息系统，将各业务管理系统与档案管理系统建立有效链接推送，各门类档案资料的收集、分类、立卷、利用、统计等工作统一在系统里进行，实现资源信息共享，为档案工作标准化、规范化、信息化发展打下了坚实的基础，达到提高工作效率，节约成本的目的，但对于电子档案的各项性能检测必须达标：

准确性检测。电子档案准确性是指电子档案内容，电子档案元数据及相关的目录信息在电子文件归档和电子档案管理过程中真实记录和反映了电子档案的内容、文档管理属性和技术信息属性。检测内容包括：检测电子档案目录信息是否符合档案著录规则要求的数据类型、长度、格式和值域，目录信息内容是否合理等；检测电子档案内容与目录信息是否关联，电子档案元数据和目录信息标注是否一致；检测包含数字签名和电子印章的电子档案内容的有效性；检测电子档案封装包及元数据是否符合DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》规范，检测电子档案封装包的有效性。

完整性检测。电子档案完整性是指电子档案内容，元数据及其相关目录信息内容完整、项目齐全，包括检测总量的完整性、目录信息的完整性和电子档案内容的完整性。检测内容包括：检测电子档案数量与预定的移交接收数量是否一致；按照档案著录规则检测档案目录项目是否填写齐全，具有连续编号的目录数据（案卷号、件号、文号） 是否有漏号现象，反映重要问题的电子档案是否包括主要修改过程和办理情况记录等；检测电子档案是否有对应的电子档案内容，电子档案内容是否齐全完整；根据 DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》和DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》检测电子档案封装包的必填元数据是否完整。

可用性检测。电子档案可用性是指电子档案的目录数据，电子档案内容能够长期保存，并被合法用户无障碍地使用。检测内容包括：检测电子档案目录数据是否可以被正常访问；检测电子档案内容是否可以被正常打开和浏览，电子档案内容格式是否有利于长久保存，电子档案内容的大小是否与元数据记录的大小一致；数字化加工的电子档案内容的相关指标是否符合移交接收和长期保存的规定要求；检测电子档案元数据中记录的软硬件环境是否符合移交接收和长期保存的规定。

安全性检测。电子档案安全性是指电子档案具有安全保管和长期可用的环境。检测内容包括：检测著录项目中的密级和控制标识是否规范，确保电子档案利用安全；检测电子档案是否感染木马或病毒，确保电子档案管理和利用安全；检测系统是否具有隐含的安全漏洞，防止电子档案被非法删除、更改等。

载体检测。电子档案载体检测是对离线移交电子档案时采用的载体是否符合要求，载体内的信息组织结构是否符合移交要求以及电子档案在长期保存时，保存载体是否完好无损进行检测。检测内容包括：检测电子档案移交载体的信息组织结构和内容是否符合移交要求；对载体中存储的数据进行可读性检测，确保电子档案数据能够被完整的读取。

科技进步日新月异，档案信息化平台解决了传统档案存储介质不易保存和查阅不便等困难，终将成为一部资源高度共享的历史永恒“留声机”。现在档案管理技术正处于信息化变革的关键时期，档案新技术已在基层馆室推广利用，过程中出现的具象问题还有待我们做进一步的探索与分析，只有通过实践把主观和客观联系起来加以比较和对照，才能更好的推进档案信息化建设。

参考文献：

〔1〕韩向斌，何祖华.档案数字化建设思考和建议[J].中国管理信息化，2016（8）

〔2〕梁景芝.档案数字化建设存在的主要风险和控制[J].档案管理，2015，（11）

〔3〕“十四五”全国档案事业发展规划.2021年

〔4〕三峡集团湖北能源清江公司.档案工作管理标准.2020年