档案信息化建设与管理探讨

档案信息化建设与管理探讨

刘爱丽

湖南省城市地质调查监测所， 湖南 长沙 410000

摘要：在互联网时代背景下，网络工具为人们的生活带来了很大的便利，同样，在事业单位档案管理工作中，也要重视强化档案信息化建设与管理工作，以此来提供更加便利、安全、个性化的档案服务。笔者在日常档案工作中较为关注管理的优化与创新，文章主要是对事业单位档案信息化建设与管理方法展开深度剖析，希望对于我国档案建设、管理工作提供相应的帮助。

关键词：档案信息化；建设；管理

引言

事业单位是我国科教文卫等事业集中部门，其档案管理保存档案记录着民众相关信息。随着我国经济的迅速发展，事业单位管理形式发生很大变化，事业单位档案是保存政府信息的重要载体，随着我国事业单位职能转变，档案管理制度等方面发生变化，档案工作加快转型升级。事业单位档案管理信息化建设是对档案文件保存的重要方式，应充分利用信息技术手段对信息资源进行转换，促进档案管理重心向档案信息开发利用发展，为事业单位工作人员和社会民众提供服务。

1档案信息化建设的意义

1.1提高管理效率

传统的档案管理需要工作人员一边是收集信息，一边进行分析、记录、统计工作，整个工作过程复杂烦琐，需要巨大的人力和很多的时间。而且，如果不小心犯了错误，复杂的工作就得重新来过，耗费的时间和精力就会加倍。信息化的档案管理能够极大地缩减信息分析与处理的时间，而且非常便于以后查找，无需对复杂的纸质资料进行整理、管理和检索。另外，也不用担心信息遗失的问题。通过信息化管理，所有的档案工作都会变得更加便捷和高效。

1.2有利于事业单位档案信息存储

传统的档案管理工作，主要是通过人工收集、整理的方式，将档案信息以纸质形式进行存储。但是，纸质档案会受到存储环境和存储时间等影响，导致档案破损或毁坏。比如：发生水灾、火灾等，或是存储环境潮湿，纸质遭受虫蛀等，都会导致档案上的信息完整性受影响。因此，事业单位运用信息技术进行档案管理工作，建立完善的档案信息化管理系统，不但可以有效避免因客观因素出现档案信息受损的情况，还能降低档案存储管理的难度，提高事业单位档案信息存储。

1.3共享资源更加方便

传统档案管理由于时间和空间的限制，很难实现资源共享，在共享时需要相关部门查询调阅，非常不便。在档案信息化管理以后，资源共享就变得方便得多，借助互联网平台能够和其他单位实现互联互通，共享信息资源，共同发展，同时还能够了解其他单位部门的工作情况，与自身的情况进行对比，相互交流经验，共同进步，有效地提升了单位的信息化建设水平。

2事业单位档案信息化管理工作中存在的问题

2.1档案管理人员的素质有待提高

随着事业单位档案信息化管理的到来，对于相关的管理人员提出了更高的要求，要求相关的人员不仅需要具备一定的档案管理技能，而且还需要具备一定的计算机基础。而从现阶段的事业单位人才现状来看，事业单位内部的档案管理人员的素质偏低，难以满足事业单位的档案信息化管理的需求，这就使得在管理过程中不仅没有提高相关的工作效率，反而给档案管理工作带来了一定的影响，使得事业单位的档案信息化管理的优势难以得到体现。

2.2档案信息管理的标准化建设需加强

档案管理的信息化是将纸质档案和实体档案转化为数据，基于信息管理系统平台，实现档案信息的存储、调阅、决策支持等功能。鉴于当前档案信息管理系统的设计和开发都为单机或单位系统内部应用，缺少移动互联设计思维，导致机关事业单位各部门所存档案缺乏统一标准，彼此之间通用性和兼容性较差，容易出现档案管理信息“孤岛”和碎片化。

2.3缺乏硬件支持

档案管理信息化建设中，硬件设施的建设是实现企业档案管理工作现代化的基础和前提。但一些国有企业中并没有设置专门的资金支持档案部门的信息化，结果导致一些企业的档案部门缺乏管理信息化的硬件设施。

2.4社会化档案管理滞后

基层事业单位档案是国家档案体系的重要组成部分，是珍贵的有关国计民生的信息资料。为此，事业单位不仅要提高档案自动化管理水平，还要保证电子档案数据的规范性。但是，有些事业单位档案管理未能与专业的档案馆保持紧密的联系，没能充分地重视自身的信息化建设。不注重得到专业档案管理机构的业务指导，也未能进行必要的人才交流，既不能参与到社会化档案管理协作体系当中，也不能充分的利用公共资源，档案管理工作存在信息孤岛现象，严重制约了信息共享性和服务创新。

3档案信息化建设与管理措施

3.1加大人才的培养力度

一是应该提升重视，为培养优秀的信息化档案管理人才营造良好的环境，注意培养综合素质高、业务能力强的复合型信息化人才，此外还应注意培养掌握现代化信息能力的高素养档案人员；二是档案人员应主动适应时代形势，积极主动学习，掌握最先进的档案管理知识，并注重与信息化知识结合，成为复合型人才；三是不断对档案人员进行培训，树立正确的人才观，聘请知名专家来单位考察，做指导交流，开展相关的知识培训等，让档案管理工作的收集、整理和归档等工作都能按照正确的流程来操作，努力构造专业、综合业务过硬的档案人才队伍；四是应对档案人才开展考核体系，成立相关领导小组，定期考核档案人员，做到奖罚分明，提升他们的积极性，使他们贡献足够的能力和智慧；五是应坚持合理的用人原则，应根据工作实际情况，配置好人才资源，最大限度提高工作能力，为档案管理工作提供高效的人才支撑，不断适应信息化建设的需求。

3.2加大资金投入，提高设备和技术力量

“工欲善其事，必先利其器”，事业单位文档管理信息化建设也是如此。硬件设施的到位和合理使用，可以促进事业单位公文管理业务的持续开展，提高事业单位公文信息化建设水平。输入、推广先进的文档管理信息基础设施，确保计算机和应用软件的分发，根据实际需要，采购所需的硬件设施。此外，根据业务条件、业务单元的实际情况，开发相应的应用软件，加强档案资源数据库的建设，有助于后期文档的查询和利用。事业单位文件管理员职业教育和培训相对较少，学习和经验积累一般。文献管理人员虽然接受了专业教育，但随着信息技术的不断发展和工作实际需要的变化，知识也需要及时更新，否则，在文档管理信息化的进程中，业务将受到阻碍。在这种情况下，事业单位应加强对相关人员的业务职能和综合素质培训，特别是要确保计算机的应用、信息技术知识的普及和培训，文件管理人员的综合素质和业务职能能够满足岗位的实质性需求，为事业单位文件管理信息化建设提供重要人才。

3.3强化基础设施的建设

只有做好基础设施的建设工作，才能够为档案信息化管理奠定扎实的基础。档案室通常是事业单位中的重要行政部门，在具体的档案信息化建设、管理之中，要及时更新或置换老旧的设施设备，更换已经有损坏、使用不便的资料库架，可以使用满足档案管理标准的带锁资料架，把一些涉密载体放置在带密码锁的文件柜之中。在档案信息化建设中，要安置通风设备，配置专业的电子温湿度检测仪，以此来探测到档案室中的温度、湿度情况，确保档案室的温度湿度满足档案馆里的需求。同时，相关部门一定要结合自身的发展需求、业务需求，设定相符的档案信息化建设与管理系统平台，以此来满足长期档案信息化管理的标准需求。在档案信息化管理系统平台之中，一定要检测系统中的存储功能、计算功能、负载功能，注重档案信息化管理系统平台的日常维护，让系统能够顺利运行下去。事业单位要保证档案存储格式与拓展借口之间的兼容性，结合用户、管理人员实际需求，对当前的系统平台进行更新与优化，为之后的信息转移、存储工作奠定良好的基础。除此之外，在事业单位的档案信息化建设、管理工作中，一定要重视软件、硬件管理，提升其安全性、利用率，对管理人员展开知识培训、知识学习活动，必要时要聘请专业的档案信息化管理人员，引入相关的密钥技术、防火墙技术，提升档案信息系统的安全性。

3.4加强档案信息管理安全保障体系建设

机关事业单位作为政府一级职能部门，信息安全至关重要，首先，要强化档案信息管理安全保障意识，建立完善的档案安全工作制度，明确保密义务，工作人员要各司其职，各守其责。其次，加强安全教育，使档案管理者和使用者都能树立正确档案信息安全观念，从思想和行动上确保档案信息管理安全。再次，采用先进的档案信息安全管理技术，建立档案信息防火墙，确保档案信息化安全。

3.5规范档案信息化管理

事业单位档案信息化管理建设要更新观念，加强对信息化工作的重视，事业单位要认识到档案管理的价值；建立适合群众利用的档案管理制度。要加强对档案的开发，对适合公开的档案采取多样化宣传方式。档案管理涉及到有关业务信息，监督需要从内部与公民舆论监督入手。事业单位要制定档案管理信息化建设进程，制定近远期目标，要在法律允许下进行，制定档案资料管理制度，规范档案管理信息化建设，促进档案管理人员工作积极性，充分利用单位内外部监督，建设高效安全的档案管理信息化系统。

3.6加强电子档案信息共享平台建设

随着信息网络的逐渐成熟，以及快速化发展，可按照电子档案信息共享平台中目录和索引，充分应用信息网络使用快捷方便、传播速度快、覆盖范围广等优势，通过输入有效的身份信息，快捷查阅所需档案信息，以便随时查阅，且节省了人力和时间。除此之外，事业单位的档案信息化管理过程中，还应当掌握和了解其他国家和国际社会档案管理体制、机制，加强国际交流与合作，按照档案查阅、保存和管理的特点，积极借鉴国外档案管理有效途径和先进经验，继承优良传统做法，创新符合单位需要和国情的档案管理机制，便于在信息化背景下，促使档案管理工作迈向新台阶，切实提升相关工作的信息化和科学化水平。

3.7加强对事业单位档案信息化管理制度的完善

事业单位要实现档案信息化管理工作流程的规范化，还要建立健全档案信息化管理制度，以便规范档案管理工作人员的工作行为。事业单位因日常工作会议较多，而档案作为记录事业单位的重要会议、战略发展和改革内容的载体，档案管理工作的质量，也会影响事业单位的发展。尤其在网络信息时代，传统的档案管理模式已无法适应社会发展的需要，因此，完善档案信息化管理制度，成为推动事业单位档案信息化管理建设的重要举措。首先，档案信息化管理制度的完善，可以促进事业单位档案信息化建设，有助于档案管理工作者的工作规范化。其次，健全档案信息化管理制度，有利于事业单位结合实际情况，对档案管理制度进行不断更新和完善。而事业单位在进行档案信息化管理建设时，既要以实际情况为主，还要将档案管理相关工作人员的建议作为参考，以便档案信息化管理工作的开展。另外，事业单位要根据具体的情况，制定档案管理评价制度，激发档案管理工作人员的工作热情，充分发挥自身的主观能动性，实现档案信息化管理效能最大化。

结语

在信息化高速发展的今天，档案管理工作面临着新的发展机遇与挑战，事业单位的档案管理工作越来越需要信息化建设，只有顺应时代潮流，才不会被时代淘汰。在事业单位内部，应当加强学习，引进信息化人才和设备，并着手建立一套适应档案信息化建设与发展的制度，构造一个良好的工作环境，使新时期的档案管理工作取得更大突破。

参考文献

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[2]钱如娟.试论事业单位财务档案管理信息化特点与发展趋势[J].卷宗,2021(04).

[3]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J].中国管理信息化,2019(04).