浅谈构建项目模拟档案库实现企业档案信息化的必要性

浅谈构建项目模拟档案库实现企业档案信息化的必要性

钱亚男

中铁八局建筑工程有限公司

摘要：档案工作是企业发展不可或缺的基础性、支撑性工作，档案管理的原则主要包括来源原则（全宗原则）、有机联系原则、简化管理与方便利用原则【1】，然而现代档案工作正在从传统实体管理向数字化管理转变，企业电子档案已然呈现快速发展的态势。

关键词：档案工作 信息化 数字化

1 引言

企业内部各项业务工作产生了大量的电子文件，若企业只将将纸质档案列为企业档案管理中的唯一保管介质，企业管理将面临极大的散失风险，下面我将从建筑企业如何适应时代发展，转变档案管理方式的建议，做如下阐述。

2.档案信息化管理的必要性

为提高项目档案归集，减负基层单位档案收集困难、移交困难，提高档案工作人员的效率，保证收集档案的准确性和实时性，实现纸质文件的数字化、电子档案的网上查询、档案利用效果统计等信息化，在企业内部建立一套电子档案管理系统十分必要。

3．项目电子档案系统的实施背景

在施工企业的所有档案中，工程项目档案是非常重要的组成部分，真实的反映着工程项目施工的整个过程，从另一个层面彰显着工程项目的技术力量，但由于在实施过程中存在着各种问题，较为突出的是以下两点：

一是施工单位流动性大、工程项目多和施工地点分布广，人员流动性大，很多项目人员在项目快要收尾的时候又安排到其他工程中，导致资料档案无人整理，出现流失。

二是项目施工人员档案意识淡薄，没有归档意识，只是重视工程项目的进度、技术和质量以及项目能为公司带来多少经济效益，对项目过程中产生的档案资料的收集、归档，往往只是到了验工交验的时候，才应付性的做一些，归档资料的质量不高。

随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内已经普遍存在，原有纸质档案资料的数字化、电子档案的网上查询利用，利用效果统计等已经是档案现代化管理模式的必然发展趋势。

项目电子档案系统是一套基于协同办公平台开发，依据国家档案局对档案管理信息化建设的相关规定，结合中铁八局建筑公司内部档案管理工作模式和要求，而实现的涵盖文书、工程、科技、实物、声像、会计等多种类型，集档案文件的收集、整理、分类、排序、编码、归档、入库、借阅、查询、统计、移交、鉴定、销毁、虚拟库房等各环节为一体的信息化管理产品。

针对国家2021年施行的《中华人民共和国档案法》、《文书类电子档案检测一般要求》实现档案全生命周期管理，文档一体化，助力企业档案管理，全员利用。

4.项目电子档案系统的主要特点

4.1 根据企业自身情况，定制适合本单位的档案化管理系统；

4.2 通过建设一套档案基础业务综合管理系统，根据项目各部室职责划分，成立虚拟档案库，各职能部门参与到项目档案收集工作中，明确项目部各部门应归档、移交的资料范围、时间期限，做到项目产生就上传，企业各职能部门不定期进行监管， 若发现存在的问题可以在第一时间进行处理与纠正；

4.3 通过信息化系统加强对电子档案的收集整理、存档保管，来实现档案资料的电子化；

4.4 利用平台强大的流程引擎机制，增强借阅、授权等业务审批的快捷性和实时性；

4.5 通过对纸质档案存储结构的模拟，实现电子档案资料分类结构的层次化和可视化；

4.6通过信息化系统建设，实现各类档案资料的及时归档、随时归档、完整归档，有效提升档案管理人员的工作效率。

4.7 研发项目电子档案系统的作用

企业依托档案数据，研发档案管理系统，构建线上全生命周期档案管理规范建设，实现项目档案由原来项目收尾后统一进行归档，改为定期上传，每年按期进行归档；实现传统人工管理模式到信息化管理的转型，提高归档员和部门间协作归档的工作效率，保证归档资料的完整性和及时性，同时固化标准和流程，辅助提升档案管理员的专业化水平。以信息化手段结合企业实际业务情况构建数字化档案库，支持档案全员利用，方便企业内部进行在线查阅，为后期档案编研工作提供数据基础。

（一）全生命周期档案管理规范建设

依据国家档案局对档案管理信息化建设的相关规定，结合中铁八局建筑公司内部档案管理工作模式和要求，而实现的涵盖文书、工程、科技、实物、声像、会计等多种类型，集档案文件的收集、整理、分类、排序、编码、归档、入库、借阅、查询、统计、移交、鉴定、销毁、虚拟库房等各环节为一体的信息化平台。

（二）档案由传统人工管理模式到信息化管理的转型

在档案的管理工作中需要一个完整和严谨的档案信息化标准。在新的时代，要实现档案的现代化和信息化更加需要一个标准的档案体系，不论是在档案书写的形式上，内容的规范上等，因为信息传递和共享等，都需有一个完整和严谨的档案管理标准体系，从而避免一些地域差别等造成的错误，从而有效地实现档案管理现代化工作。

（三）提高归档工作效率

为了提高工作效率，减少工作误差，中铁八局建筑公司切实加强业务档案管理，计划对2021年以来的所有业务资料重新整理归档，将业务资料录入档案管理系统，实现业务档案电子化管理。

      在此以前，工作人员查找参保对象的档案要在堆积如山的档案中一本一本去翻，查1次档案需要花费大量的时间和精力，有时甚至把整个档案室翻遍了也找不到想要的档案。现如今，有了专门的档案管理系统，档案管理人员每月及时将业务上收集的档案输入系统，公司员工办理业务需用到文书档案时，只需告诉档案管理人员档案题名等关键词，档案管理人员在系统中输入关键词就能迅速查到借阅人的档案，为公司员工查询借阅档案提供了极大的方便，工作效率有效提升。

结束语：只有做好档案数字化、信息化工作，才能让档案人员的双手解放出来，做更多的档案服务工作。

参考文献：1.机关档案管理[中国文史出版社 2020年1月北京第1版]

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