企业档案管理工作创新与改革探讨

企业档案管理工作创新与改革探讨

李桂荣

身份证号码： 44122719740210****

摘要：随着我国科技水平的发展，我国企业档案管理工作有了很大进步，档案管理作为企业运行机制中的重要基础，管理质量直接影响企业生产与管理秩序，实现网络信息化建设对企业长效发展有促进作用。当代企业的管理工作越来越全面，不仅局限于对人财物的管理，档案管理已经成为企业管理中的一项重要工作。此外，企业档案管理的改革与创新对于企业的历史记录与复原具有重要的作用，同时亦是企业保持强大竞争力的一种策略。

关键词：企业；档案管理；创新；改革策略

引言

档案管理是企业管理机制中的重要内容，其内容主要包括档案信息的收集、整理、储存以及调配等，可大体分为实体管理与信息资源管理两方面。档案管理工作的落实效果，对于企业各项业务的运行及企业的发展具有重要影响，特别是在当前信息化时代背景下，对企业档案信息资源进行有效开发和利用，可进一步促进企业战略发展目标的实现，帮助企业壮大自身发展实力。在企业档案管理工作中融入网络信息化技术，可拓宽企业管理与发展思路，使企业各项工作更加标准化和规范化。另一方面，随着时代的进步与发展，我国社会生产力水平显著提高，这对企业的发展也提出了更加严格的要求，对于档案管理工作而言，实现网络信息化建设、加强管理创新已刻不容缓。

1企业档案的含义

企业档案对于一个企业来说意义、作用重大，它不仅记录了企业的日常经营活动，更保存了大量对国家有价值的信息资源。企业档案涉及的内容广泛，包括企业经营方案、经营过程中的相关数据、涉及物资的补给情况、员工工资发放、财务、员工教育培训以及党政工团工作的信息等等。

2企业档案管理工作所面临的挑战

2.1档案管理人才的资源储备不足

在企业信息化档案管理过程当中，出现档案管理人才资源储备严重不足的现象。现阶段，云计算技术是互联网应用当中的核心技术，被普遍应用于档案管理工作当中，具有非常广阔的前景，只有拥有足够的档案管理数据人才，才能将云计算技术在档案管理过程当中发挥出最大作用，为档案管理提供广阔的管理空间，为档案管理提供系统性、科学性管理。但由于企业对档案管理人才的重视程度不足，没有严格按照有关部门要求进行优化与转型，仍然在采用传统档案管理方式，无法对企业档案进行有效管理，无法根据企业发展方向，对档案数据信息进行深入分析，导致档案管理对企业发展的作用流于表面。

2.2档案数字化建设进度缓慢

以往管理档案都是以使用纸质材料存档为主，一方面档案工作效率不高，另一方面档案工作量繁重。当前，信息网络技术日益普及，档案工作提出了诸多的新要求，从以前的传统纸质档案方式过渡到现代信息化档案，将目前档案中普遍存在的一些问题及时给予有效解决。因为中国档案数字化系统进入建设期间，对于这一管理工作的认知不统一，在进行档案数字化建设的整个过程中，最终达到效果也就会有所不同。很多档案行业为了确保能够最大程度地节省资金，还是在大量沿用传统纸质档案模式，导致数字化档案建设工作进度缓慢，这对于档案行业的健康可持续发展也十分不利。

2.3缺乏完善的管理制度

企业档案管理工作的规范化、高质量落实，需要通过制定完善的管理制度体系对员工行为加以约束。我国多数企业已经制定了包括档案信息收集、借阅、销毁等规定的管理制度，但制度的实际实施效果并不显著，甚至直接流于形式。而造成该局面的主要原因，在于管理制度尚未健全，人员操作缺乏规范性、很难保证档案信息收集归档的齐全完整，最终对企业各项资源的开发与利用造成不良影响。

3企业档案管理工作创新与改革策略

3.1优化人事档案信息化人才队伍结构

与以往的纸质档案管理工作相比，企业档案信息化工作有着明显的区别，因此档案管理者除了要掌握传统的业务知识外，还要与时俱进，熟悉最新知识。在大数据时代，档案管理者还应掌握更好的综合知识，包括现代信息技术等。企业需要根据自身发展需求，提出不断完善企业现有档案信息化人才队伍结构，具体可从以下两个方面着手：一是对现有档案管理人员的业务知识进行培训，邀请有关专家到企业内部传授相关知识；二是将专业知识融入到企业内部，不断充实自己。在企业人事档案信息化工作中，必须用多样化、综合性的人才结构代替以往单一的人才结构，在此基础上只有保证人才结构的科学合理，才能进一步提高企业档案信息化工作效率。

3.2实施企业档案管理制度创新

企业档案中有一部分是涉密档案，企业应完善制度流程，严格执行企业档案管理制度规范，在档案的收集、鉴定、整理、归档、保存、利用各环节中推行科学、规范化管理。可以根据企业的实际，采取一些具体的措施，如：各个部门可以确定一个专门的数据资料收集人员，定期收集信息资料并汇总档案管理部门归档。

3.3明确档案数字化定位

在信息化时代背景下，企业要提高自身竞争力，就必须要根据企业实际情况，坚持从自身出发，保持清醒的头脑，准确定位档案管理数字化方向，实现企业管理模式转向的精准定位。企业需要关注数字化技术对档案管理的推动作用、数字化技术对企业档案管理模式和业务形式的优化，从而为企业创造出巨大的利益。企业要进一步挖掘数字化技术的资源，为企业可持续发展提供丰富的数字化资源，制定正确的战略部署，推动企业档案管理逐渐向制度化、规范化、系统化方向发展，从而打造出具有新时代思想的企业管理模式，将产品服务、业务流程、档案资源管理等融为一体，促进企业实现可持续发展。

3.4积极引进先进的档案管理硬件与软件系统

目前我国多数企业在档案管理工作方面选用相同的管理软件系统，但是由于不同企业的运行特点与发展方向不同，而采用相同的软件系统显然无法全面满足各企业的档案管理需求。对此，企业在选择软件系统时应加强与第三方软件开方商的有效沟通，告知企业对软件的功能需求情况，使其在软件制作开发过程中做好功能模块的规划与信息化技术的应用调整，突出软件系统的针对性、个性化特点。在企业条件允许的情况下，还可以组织专业人员自行落实企业档案管理软件系统的开发与维护，这样不但可以保证软件实际效果，同时还可以通过技术性人力资源优势的发挥而节省不必要的资金投入。除此之外，企业还应做好信息化硬件设备的配置，包括计算机设备、网络信号交换器、路由网络发射器、USB移动硬盘以及其他辅助性设备等，全面保证软件系统与硬件设备的质量与性能，为档案管理信息化建设的落实提供有力保障。

结语

随着我国市场经济不断发展，企业间的竞争越演越烈，档案管理作为提高企业竞争力的重要途径，对企业有着非常重要的作用。但由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不足，仍然采用传统的档案管理方式，导致档案管理人员素质较低、档案管理效率不佳，给企业发展造成严重影响。因此，企业要创新档案管理机制与意识，明确档案管理数字化定位，让档案管理逐渐向制度化、正规化方向发展，从而提高企业经济效益。

参考文献

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