国有企业档案管理效能提升策略研究

国有企业档案管理效能提升策略研究

张惠风

大庆石化公司水气厂

摘要：文件档案管理是我国国有企业的一项基础性工作，对企业的长远发展更为重要。如果国有企业的文件、档案管理存在缺陷，国有企业的一些业务将无法顺利开展，最终导致国有企业的经营活动效率低下。本文主要分析了提高国有企业档案管理效率的策略

关键词：国有企业；文件档案；档案管理；管理效率

结合我国大多数国有企业的实际情况，很多国有企业没有充分认识到文件档案管理的战略价值和地位，平时也没有积极完善文件档案管理的细节。这些情况使得文件档案管理活动不能充分发挥既定的效果。我们必须在后续时间充分重视，并能够提出有针对性的优化对策。

1.国有企业文件档案管理的意义

对于我国国有企业来说，搞好文件档案管理活动十分重要，具有重大的战略意义。本文从多方面进行了综合分析。首先，在国有企业的日常发展过程中，文件档案系统记录了大量的日常信息。虽然这些信息作为一个整体是很麻烦的，但它也有很大的使用价值。如果能对这类信息进行精细化管理，就能更好地发挥这类信息的价值，为国有企业后续的战略发展提供更好的支持。其次，由于传统的管理模式和方法，管理者很难充分发挥这些数据的价值，因此文件档案管理活动没有得到足够的重视。然而，在当前信息时代的背景下，各种先进信息技术的融合，使文件档案管理活动更加高效，有效地提高了档案数据的利用率。在这种情况下，国有企业开展文件档案管理活动具有更为重大的战略意义。第三，国有企业文件档案管理活动的规范化可以为企业深化改革提供更好的数据基础。对于各类国有企业来说，现代企业治理结构的整合可能会产生更多的不适应。但是，如果能够探索基于现代管理模式的公文档案管理活动，可以大大减少国有企业深化改革的障碍。尤其是现代市场化企业的档案管理理念与制度整合后，更能促进国有企业的现代化改革进程。

2、国有企业档案信息化建设存在的问题

2.1国有企业对档案信息化建设的重大意义缺乏正确认识

档案信息化建设的重大意义在于改变过去单一僵化的档案管理模式，提高劳动生产率。档案管理可以做到省时、省力、方便、即时的检索和查询；实现无纸化办公，打破档案流通带来的繁琐工作；可对图书馆内外的档案进行检查和控制，确保档案的安全；档案信息产生电子文件，档案管理开放。同时也改变了过去档案管理的职能。档案管理部门向信息收集、管理和服务职能转变，其工作重点是为国有企业发展提供高效、优质的服务。然而，在现阶段，许多国有企业的领导和档案管理部门的工作人员并不了解档案信息化的重大意义。其中,一些人对信息化概念的接受存在疑虑,难以积极引导和参与,甚至强烈抵制;；有的忽视信息化建设对档案管理的巨大推动作用，对档案信息化持可有可无的态度，不能积极创新，档案信息化建设束手无策，进展缓慢。

2.2国有企业档案信息化建设发展极不平衡

目前，国有企业档案信息化建设水平参差不齐。一些效益较好的国有企业取得了良好的建设成果，正在努力实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化；然而，一些效益较差的国有企业资源和能力不足，使得国有企业档案管理信息化水平落后。有的国有企业档案管理信息化建设尚未启动，有的缺乏现代化办公设备；尽管有些公司有硬件，但缺乏文件管理软件。很多档案管理工作仍然依靠传统的手工操作，工作效率低下，服务效率和服务水平还处于较低水平。这种整体发展水平参差不齐的现象，使得许多国有企业档案管理部门的档案信息资源无法共享。当需要查询和使用信息时，它仍然非常繁琐，向全面信息化的方向还有很长的路要走。

2.3国有企业档案管理信息化建设投入不足

国有企业信息化建设需要资金投入。信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库、专业人员等，这些硬件设备和软件是档案信息化建设的必要条件，需要资金投入的支持。与其他工作相比，由于对国有企业档案管理重视不够，部分国有企业在档案管理方面投入相对较少，导致设备陈旧，配套软件缺乏，档案管理部门更新滞后。

2.4国有企业档案信息化建设专业人才缺乏

国有企业档案信息化建设和档案管理离不开人才的支持。人才是档案信息化建设的主体，起着主导作用。因此，档案管理人员必须具备专业的档案知识和信息技术知识，以及较强的计算机实际操作能力。然而，在现阶段，许多国有企业的档案管理缺乏专业人员，其中大部分是非专业人员。一些档案管理人员只是经过简单的培训才上岗，对档案管理的基本操作流程缺乏了解。由于人才匮乏，国有企业档案管理信息化建设的道路十分艰难和曲折。

3、提高国有企业档案管理效率的管理对策

3.1管理者必须强化档案管理的信息化理念

国有企业档案信息化建设过程中存在许多问题和考验。我们要有效解决这些问题和弊端，全面提高国有企业档案信息化建设的效率和质量。应加强所有管理人员对这项工作重要性的认识。让大家形成共识，也就是说，这项工作是今后国有企业档案工作的主要方向和必由之路。只有强化档案管理信息化观念，从整体管理层面到具体管理者，才能集中精力，激发主动性和积极性，全身心投入档案信息化建设的日常工作。

3.2全面建立完善的档案信息管理体系

当前，国有大中型企业迫切需要全面建立符合企业健康稳定发展的档案信息管理系统。否则，在激烈的市场竞争环境中，继续使用传统保守的文件系统将不可避免地被竞争对手残酷淘汰。具体来说，所谓完善科学的档案信息管理系统，应该能够支持各种主流的办公软件，并且应该具有多种文件存储格式。最重要的一点是，使用的纸质文件必须与电子文件自然连接和交换，以完美实现双重归档。这种模式可以提高文件和资料的安全系数。此外，这种完善的档案信息管理系统还可以使企业各部门人员查阅、检索、整理相关资料，不仅快捷方便，而且效率高。

3.3建立健全具有国有企业特色的档案管理制度

为了使国企档案管理有序进行，系统不仅要指导实际操作，还要结合档案管理制度，结合国企管理的实际需要和规范要求，设计具体流程和细节，并总结形成具有国有企业特色的制度。这样，形成的制度具有很强的可执行性。首先，在兼顾大型和综合的基础上，分别编制具体项目。在编制本制度时，轨道交通集团有限公司没有将项目档案的全部内容编成一个系统，而是针对轨道交通项目档案的重点和难点建设监理，分别编制了《轨道交通项目建设监理档案管理细则》，这是独一无二的。二是重点突出,内容简明。要求明确，明确了归档范围、试卷顺序、文件验收、文件移交等关键内容，资质标准明确。

结论

从总体上看，我国许多国有企业在文件档案管理方面还存在一些问题，必须在后续工作中予以充分重视。这也要求国有企业充分重视文件档案管理的战略价值。同时,要顺应时代潮流,积极整合各种信息技术。

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