中职学校基建档案管理方法创新

中职学校 基建档案管理方法 创新

窦丽琴

青海省工业职业技术学校 青海省 西宁市 810000

摘　要：时代在发展，科技在进步，创新是一切进步的基本原则。中职学校基建档案是进行整体规划和建设管理的重要资源，是基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。创新是基建档案管理中非常重要的一点，它能有效提高中职学校基建档案的管理水平与标准。本文就基建档案管理中出现的问题进行探究，提出相应的解决对策，以作参考。

关键词：中职学校 基建档案 管理方法 创新

        中职学校基建档案管理是基建项目的重要组成部分，是工程建设从规划用地、破土动工到后续维护的全过程纪录，真实有效地反映了工程建设情况。对基建项目而言，做好基建档案记录，不仅有助于规范安全生产，落实责任，还能做好规划，节约资源。如何在新形势下对基建档案管理方法进行创新，成为受人关注的话题。

1. 提高服务意识，改变服务观念。

提高服务意识，改变服务观念是基建档案管理的基本工作内容之一。 做好基建工程档案管理，需从根本上充分认识到档案管理的重要性。同时学校还应加强监管，督促施工单位及时做好档案的收集和整理，并将其纳入工程竣工后验收环节的一部分，确保基建工程的安全性。施工单位要落实责任，设立相关的科室以及配备专门人员负责档案管理，不断完善档案管理制度，开展培训，提高管理人员的专业水平，运用信息化管理系统，创新管理模式，提升工作效率。

此外，档案管理工作人员还要敢于创新档案管理理念，努力提升自身的专业技术与工作能力和素养，对于档案的存储、加工及传递和共享等工作，应自觉完成。同时档案管理工作人员应充分利用自身在档案方面的资源优势，尽量挖掘出档案资源在创新与管理中的无限潜能。应加强自身对档案管理工作的了解与认识，做好档案管理工作的创新。因此 ，基建档案管理工作务必及时更新管理理念，提高对创新的认识。

2. 制定一套完整档案管理制度

建设项目的参建单位较多，档案管理工作面广量大，为使基建档案工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。在工程建设开始,档案人员应向各参建单位宣传贯彻国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等专业的验收要求,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

3. 认真做好基建档案的收集工作

基建工程档案的收集工需要很多部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质，而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作，在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等，文件材料数量多，内容繁杂，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，就有可能出现积重难返。因此，要确保基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累，科学合理地确定文件归档范围，保证基建工程档案的收集既不繁杂，又不遗漏，因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。

四、加强竣工文件的管理与移交

严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全；有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。

五、培养高素质的人才队伍

   培养一支高素质专业化的人才队伍是完善工程档案管理的关键所在。优秀的档案管理人才是档案管理得以发展与创新的一大支撑，也是学校基建档案管理创新化的新鲜血液，因此，学校在加强自身创新的同时，还需将注意力放在人才培养方面，争取为学校培养出一批专业性强、具有足够创新意识的优秀人才。应不定期对基建档案管理工作人员进行培训与考核，提升工作人员基建档案方面的专业知识与计算机技术水平，以培养出符合中职学校基建档案管理要求的高素质创新型人才。     

6. 档案管理和项目建设同步进行

档案工作作为项目工作的有机组成部分，我们应当理顺项目建档与项目建设的关系，做到项目建档与项目建设同步规划、同步启动、同步发展、同步竣工，把项目档案资料的收集整理贯穿项目建设全过程，使应归档资料全部归档，达到完整、准确、系统、规范、长久保存和具备法律效力的要求。在与施工、监理、设备等单位签订合同时，把项目资料的收集整理作为重要约束条款，促使参建单位重视档案工作。

　　七、加强项目档案过程管理
　　基建工程资料种类多、数量大，整理归档任务重，为了确保建档质量，我们要求监理、施工单位在项目建设初期就着手档案的收集管理，按照工程进度对现场资料及时归档保管。由各施工单位档案人员负责承担建设任务部分的建档工作，经监理单位审核无误后，移交项目公司并组织归档验收。加强对工程文件资料的节点控制，及时解决现场施工和档案业务交叉问题，协调施工与监理单位做好各自工作，提高了现场档案工作的效率和质量。

八、档案分类整编和自检自查

严格执行国家有关档案工作的一系列法律、法规、规范、标准，统一项目档案收集、分类、整编、鉴定等流程的标准和规范，建立了系统、规范和实用便捷的纸质和电子档案检索工具，大大提高了利用效率。在项目档案自检自查过程中，为确保档案的完整齐全，学校要求各工程档案材料做到全面、准确、客观地记述工程进展过程和成果，并严格督促工程竣工总承包单位及时移交档案，在接收时做到严格把关、逐卷审查，对文件材料收集不齐全、整理不规范的一律不予通过验收。

综上所述，基于新形势下的基建工程建设时间长，资金投入巨大，档案资料整理难度高，需要不断创新档案管理模式，运用现代化信息技术，强化管理人员责任意识，保障生命财产安全，使工程档案充分发挥其自身价值。