档案社会化服务的问题及对策研究

档案社会化服务的问题及对策研究

赵翠玲

河北省人才交流服务中心

摘 要：当前全球进入了大数据时代，大数据技术在社会各领域引起了革命性的变革，对服务行业的冲击最大，就社区档案社会化服务来说既是机遇也是挑战。社区档案社会化服务要抓住此次发展机遇，利用大数据技术促进社区档案社会化服务能更好地服务于整个社会。大数据对传统档案管理和利用也带来了深远影响，各级档案管理部门、档案馆、档案室应积极顺应大数据时代的挑战。本文通过梳理大数据时代档案社区社会化服务存在的问题，提出了大数据时代下社区档案社会化服务能力提升的路径。

关键词：大数据；社区档案；社会化服务

一、大数据时代档案社会化服务现状及作用

大数据对各个领域产生了巨大影响，使人的思维方式、行为模式、管理理念都发生了全方位的变革，引发全球范围内行业调整和组合，大数据掌握着未来行业的制高点，也是国家之间竞争的支点。掌握高水平的大数据技术，可以优化国家资源战略和发展策略，增强国家影响力和竞争力，德国在2013年推出了工业4.0战略，利用物联网和大数据为基础的智能制造革新，从而在国家层面上优化资源配置，提升了国家竞争力。

大数据有助于提高档案社会化服务的服务水平。大数据的发展使档案管理更加科学化，档案馆开始摆脱重藏轻用的传统管理模式，逐步向重视利用与服务的方向发展。档案部门通过数据采集等方式全面掌握馆藏的档案资源，对档案资源进行充分的数据加工，以丰富档案资源并全面了解档案的馆藏信息，为档案社会化服务提供信息基础。在大数据时代，档案馆和各类档案部门不仅要考虑自身应该如何更好地做好档案社会化服务，还需要思考社会公众需要什么样的服务。因此，为了更好地服务社会、服务公众，档案管理部门需要提升服务水平，并了解用户的个性化需求。档案行业需要利用大数据技术对海量档案数据进行深度挖掘，借助以往的档案客户使用档案信息的数据进行精确分析，找出二者之间的关联性，然后利用相关数据预测社会公众的需求，以充分满足社会用户所需的服务，促进档案社会化服务水平。

大数据有助于社会公众增强档案意识，使查询档案更加便捷。在大数据时代，档案社会化服务不仅要强调档案馆的服务模式和服务水平，还要不断增强社会公众的档案意识。过去档案属于少数人群使用的资源，加上借阅审批手续繁琐等因素，造成档案借阅程序复杂，使用极为不方便，社会公众大多不愿去了解档案馆和借阅档案，对档案信息的利用处于被动状态。大数据时代档案社会意识增强，首先体现在个人档案利用方面，社会公民的个人档案受到格外重视，档案的利用成为个人工作、生活不可或缺的部分，个人档案的利用促进了公众档案意识的增强；其次，体现在档案信息化和数字化后，档案的利用更加便捷，公众可以通过网络快速的查询和利用档案，了解档案的重要性等，这些促使了更多人利用档案；第三，档案馆通过各种方式的宣传，促使社会整体档案意识不断增强。

二、社会档案社会化服务的优化对策

1）保证社区档案安全。社区档案具有一定的隐私性和机密性，在开展社会化服务中，档案安全至关重要，是保证其服务质量的基础和前提，因此，我国政府和相关部门要提升档案安全的重视程度，采取科学的措施，确保档案资源在利用共享中的安全。首先，为了更好地为使用者提供便捷，相关部门要充分利用各种媒体进行普法宣传，通过电视、广播、新媒体、宣传手册、社区教育等方式，促使人民树立正确的档案法制意识，正确利用档案，不做出违法行为，发挥档案资源的社会化服务属性；其次，在利用数字化社区档案中，相关部门要积极引入各种防护技术，尤其针对黑客和病毒的侵袭，在档案传递、储存和利用等关键环节，采取科学的技术加强安全防护，例如当前使用较为频繁的密匙技术、杀毒软件、防火墙等，保证信息资源安全；最后，全面推进档案法制化建设进程，确保社会化服务有章可循、有据可依，对相关法规条例不断完善和修改，把握执法程序的关键环节。

2）建设管理人才队伍。社区档案具有一定的繁琐性和复杂性，对管理人员的素质和能力要求较高，尤其随着城市化建设进程的加速，社区档案的数量不断增加，管理人员的工作任务更加繁重，而想要发挥档案资源的服务职能，则要注重加强管理队伍人才建设，根据社会化服务的要求，强化管理人员的责任意识、职业素养、信息技术操作能力以及专业知识，为社会化服务储备人才力量。首先，社区要面向全社会公开招聘具有一定管理经验、专业背景、职业素养以及责任意识的年轻人才，优化管理队伍的年龄结构、学历结构以及知识结构，针对大数据时代的特点，构建一支复合型、服务型的管理队伍；其次，坚持走人才引进和自主培养的队伍建设模式，基于社区档案的特点和性质，定期对管理人员开展社会化服务培训，内容要涉及岗位工作的诸多方面，将服务意识、信息技术操作和岗位能力作为培训重心，将考核结果与工薪绩效挂钩，促使管理人员端正对培训的态度；最后，坚持走专业化建设路线，基于大数据时代的特点，借鉴相关部门的服务经验和管理模式，鼓励管理人员利用生活工作之余学习新技术和新知识，通过学习完善自身的专业技能。

3）加大服务经费投入。当前社会对信息数据资源的需求量持续增加，想要发挥社区档案的服务属性，相关部门要注重加大经费投入，加速档案资源共享体系建设。首先，社区领导要提升对档案社会化服务的重视程度，合理利用经费资源，加大社会化服务的经费投入，采购档案资源共享所需的软硬件设施；其次，积极争取上级部门和领导的支持，通过财政拨款的方式满足社会化服务所需的经费；最后，合理利用经费资源，有计划、有目的、有组织的加强档案共享体系建设。

4）树立新型服务理念。信息化时代下，社会化服务是社区档案发展的必然趋势，想要充分发挥档案的服务职能，社区领导和管理人员要树立新型的服务意识。首先，坚持服务为先、以人为本的管理理念，加速档案的共享化发展进程，促使社区档案更好地为社会和大众提供服务，满足现代使用者的实际需求；其次，在档案管理实践中探索社会化服务新模式，以“共享理念”为支撑，体现社区档案的共享价值和社会属性；最后，基于现代使用者的实际需求，对管理模式和服务方式进行创新，利用大数据技术、信息技术为使用者提供便捷。

结语

档案人才是档案事业管理的基础保障，培养复合型人才，提高专业水平，既可以解决技术问题也可以解决人才短缺问题。大数据时代档案社会化服务需要档案工作者不断更新理念，还需要提高社会公众的档案意识，通过建立合理的档案法制体系，为数据信息安全提供保障，运用大数据技术分析用户需求，不断满足利用者需求。加强档案部门之间的合作交流，以促进档案资源的深度融合和共享，还需要多渠道筹资支持档案事业的社会化服务。档案管理部门应利用大数据发展的契机，在社区档案管理中最大化的发挥大数据优势，促进档案社会化服务更好地为社会和公众服务。

参考文献

[1]王国兴.档案社会化服务问题略论[J].档案管理,1992(5):25.

[2]黄霄羽.档案社会化服务的概念解读[J].档案学研究,2013(3):4-7.

[3]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016(5).14-17.