试论行政事业单位档案管理思路创新

试论行政事业单位 档案管理思路创新

张欣鹏

兴安盟纪委监委，内蒙古 兴安盟 137600

摘要：随着社会的不断发展与进步，行政事业单位档案管理工作存在一些问题，影响着档案信息的正常有序管理，要发挥档案管理在行政事业单位管理中的作用，需要完善行政事业单位档案管理制度，提升领导对档案管理工作的重视程度，提高档案管理人员的素质，完善档案管理的设备建设，改进档案管理的方法。

关键词：行政事业单位；档案管理；思路创新

1 行政事业单位档案管理的基本原则

1.1 具有规范性和灵活性的原则

行政事业单位的档案管理工作是根据国家法律及法规的规定标准来执行的，它不仅具有规范性，更具有灵活性，但因为各个行政事业单位在进行管理时存在着一定的差异性，因此，在进行档案管理工作中，要从本单位的实际情况出发，建立一套适合自身特点的管理体系，以达到行政事业单位档案管理工作的标准化。

1.2 权责兼顾的原则

只有在行政事业单位档案管理过程中做到权责分明，任务清晰，才能保证其管理工作的有序进行。而作为单位的管理人员更要明确档案管理工作的重要性，要进行合理的工作目标的制定，在自己的职责范围内行使权利，还要进行定期的检查和监督。档案管理工作不仅要做到权责清楚，更要保证工作人员的合法权益。

1.3 执行与制度同行的原则

只有在实践中才能检验出管理工作的有效性，行政事业单位档案管理工作也是一样，一定要在国家法律标准的基础之上，坚持执行与制度同行的原则，这样才能将相关的指标进行检验和测定，对档案管理的各个环节进行实践，让档案管理工作变得更加完整、合理而有效。

1.4 动静结合的原则

档案管理制度虽然是静态不动的，但在时代的发展背景之下，也需要与时俱进，需要与单位的发展同步，这样才能达到与国际接轨，更好的服务于单位的目的。因此，单位的工作人员一定要学习先进的档案管理技术，再结合本单位的现状去进行合理的调整和提高。

2 现阶段行政事业单位档案管理的情况

2.1 缺乏重视性

一些行政事业单位在发展的过程中只追求自身的经济效益，忽略了档案管理所带来的影响，造成了相关法律知识认识的疏漏，档案管理对我国的发展起到了至关重要的影响，所以行政事业单位缺乏档案管理的重视力度，在一定程度上也会阻碍我国社会的发展。档案的不科学管理，缺乏重视性会使单位工作不能有效开展，不利于行政事业单位的长远发展。

2.2 档案管理缺乏一定的基础

档案管理缺乏一定的基础是导致整个行政事业单位档案管理得不到有效进展的原因之一，虽然部分事业在档案管理上面已经加大了投入力度，设置了相关的规章制度，但是制度的作用形同虚设，档案管理缺乏一定的基础，导致在管理的过程中出现许多问题。内部管理的问题会导致整个行政事业单位不能正常运转，如果对以往的资料进行翻查，将会很难查找，为日后工作的开展带来了一定的影响。

2.3 档案管理人员整体素质较低

行政事业单位对档案管理的工作缺乏一定的重视力度，所以对于管理人员的安排也存在一定的问题，管理人员的职位不固定，经常产生相对应的变动，管理效果不能得到有效的提升。一些行政事业单位虽然做出了相应的改变，加强了知识技能培训带，因为管理职能的不断改变，导致整体管理效率普遍不高，管理档案人员整体素质较低，进一步阻碍了档案管理的发展。另外，档案管理工作本质是十分枯燥乏味的，所以管理人员在管理的过程中缺乏一定的耐心，只是为了应付工作而完成管理，忽略了管理的有效性核对行政事业单位带来的影响，从而导致档案管理不能正确地开展。

2.4 管理缺乏一定的条件

优越的管理条件会推动行政事业单位档案管理工作的进一步开展，现阶段许多企业缺乏一定的管理条件，投入的资金和人力不足，导致管理设备的缺乏，近年来信息技术逐渐应用到各个部门的日常管理工作当中。一些行政事业单位为了节省资金，不引进相对应的技术水平，导致管理过程出现问题，管理效率不能得到一定的提升，另外还有一些事业虽然已进了相关的技术水平，但是不及时的进行更新，导致管理跟不上时代的步伐。一些行政事业单位的管理设备因为长期缺少维护出现故障，出现问题不能及时的解决，造成了设备的损害，因为没有带来什么明显的影响，导致行政事业单位不够重视，但是随着时间的推进，如果不及时解决，将会带来不可扭转的损失。

3 行政事业单位档案管理的创新举措

3.1 完善基础设备设施

行政事业单位由于基础设施差所以难以形成档案管理的标准化，所以基础设施的完善成为极为关键。档案管理机构应规定用统一的软件、扫描仪、数据表格格式等基础设施，只有基础设施达到统一，信息技术的交流才可继续进行，从而促使档案资源的共享致使档案管理水平得到提升。

3.2 标准化、规范化的管理机制

人事单位在电子信息化背景下，需要跟上时代的潮流，在数据交流的今天，需要加强档案的信息化建设，所以，应该建立相应的标准。在基础设施统一的前提下，规定电子信息的格式，应用相同的软件，形成统一的流程，并建立相关的管理机制。在各部门之间应互相督促，互相交流。在标准化、规范化的带领下，信息档案管理的制度才能有理可依有据可查，促使电子信息化越走越远。

3.3 重视档案利用

在目前的档案管理中，档案管理中档案的内容资料是比较安全和保密的。因此，面对这种档案不轻易被调处理使用得情况下，档案管理的工作人员对于档案工作就不太重视，忽视其根本的重要性。管理者可以放宽档案中某些不重要信息，以便为需要的人员提供方便。与此同时，还应该加大对档案的开放程度，提高档案的利用效率，这都可以使档案发挥自己的作用，从而发挥档案的最大价值。

3.4 加强人事档案信息化管理的安全性

档案管理的一个重要关键是确保事档案的保密性和安全性。因此，加强档案管理的安全性是很有必要的，建立档案信息化管理的制度法规和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。建立档案数据备份和恢复机制，规范借阅机制，保证档案信息的存储安全与使用安全。其次，从管理人员上保证安全。加强档案信息化管理工作人员的安全性教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。最后，存储上保证安全。数字档案和纸质档案要在物理上分开存储。

3.5 建立档案管理信息化的人才机制

任何事业的发展都必须需要人才，只有人才才能推动社会、企业的发展。如果不重视档案管理的工作，很难充分、有效地管理和开发人力资源。因此，为了建立良好的档案管理人才机制，必须从上而下的对档案部门的各级工作人员进行思想上教育，改变他们对档案管理不重视的思想。首先，需要各级员工都充分认识档案工作的特点、地位、作用，支持和重视人事档案工作。行政事业单位不但要建立健全规章制度，配备专业的人员设备，而且要把档案管理作为重要的基础性工作。

3.6 完善管理机制

处理每一件事情都需要对策下药，找出问题才能解决问题。面对行政事业单位档案管理的问题，要结合目前实际的问题进行有目的、有计划、有效率地处理各种人事档案管理问题，要灵活应对人事档案管理的各种问题，因此，建立健全的单位档案管理制度是很有必要的。行政事业单位的管理部门必须管好、用好档案材料，不要让档案成为摆设。

结语

由于档案对于行政事业单位发展的重要性，因此需要重视档案管理工作，进一步优化管理模式，重视档案管理人员专业素质的培养，建立并完善档案管理体制，更好地发挥档案管理工作的自身价值，确保档案管理工作科学有序地开展。

参考文献：

[1]黄建福.行政事业单位人事档案管理水平的提升途径分析与研究[J].办公室业务,2018(7):135-135.

[2]何丽芬.解析行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化,2018.