参与式档案管理：档案管理新方向

参与式档案管理：档案管理新方向

王家峰

临朐县疾病预防控制中心

摘要：档案管理是改革与发展的重要力量。目前，推动档案工作的开展，既是档案工作，也是社会、经济发展的必然要求。在确立新的管理理念、管理机制的前提下，要确立档案管理的重要地位和作用，改进服务运营，为单位的发展打下坚实的基础，推动单位的发展。

关键词：参与式档案；新方向；档案管理

前言：参与式档案管理是为了使档案工作者能更早地参与到单位的所有工作中，使他们能够参与到不同层次的档案管理及决策，并且有效地改善管理的方法和成效。通过参与档案管理，使单位的管理观念得到了更新，单位的管理管理得到了提升，新媒体技术在单位的管理中得到了进一步的发展。

1、参与式档案管理模式概述

参与管理的理念激发了管理者的积极性，让档案员工可以更早地参与到单位的工作中来，从而充分发挥他们的热情和积极性，并且是高效的，它涉及到创建并改进工作环境。档案室是档案参与管理的重要平台，是档案管理工作的重要组成部分。其中，参与式档案管理的特点是：个性化。参与档案的管理是一种与其它方式截然不同的方法。要充分发挥档案工作的热情和积极性，有效地提升了档案管理的效率和质量。以新媒介技术为基础，实现“合作”的理念，使档案资源得到最大程度的优化，从而达到最优的档案组织，并使单位的档案管理系统得到整合和利用。

2、档案管理的要点

2.1档案信息开发的层次元素

由于档案管理与技术的保守与统一，在信息开发的进程中，档案的管理流程是不合理的。档案管理部门具有先进的技术与规划，但在实际操作中，操作人员难以有效地进行技术与档案管理的融合。如何运用电脑技术提升档案管理业绩、加强档案管理工作、促进中国档案事业的发展。在信息技术背景下，如何有效地转变传统的保守观念，发展和完善新的档案管理技术，是当前我国档案事业发展面临的重大问题。

2.2档案资料的收集，分类和组织

在档案资源采集、归类阶段，对各类单位档案资源转移的数据进行质量检查。档案资料不能满足档案需求，应及时交还给负责人，并根据档案的需要进行更正。要达到档案的质量标准，就要对档案进行归类、按需摆放。按照单位的培训计划，组织员工进行专业技术和专业技能培训。在训练期间，接受专门的辅导，帮助和了解他们在工作上遇到的问题，以及改进工作的方法。所以，要搞好项目系统的审批、档案的统计。所获批准的资料正确无误，有关人士须在档案中签名“同意”，以确保其完整性及质量。

2.3澄清档案管理系统

要健全健全档案管理工作机制，落实具体的管理责任，明确档案工作程序，以保证档案资源的有效利用。要按照单位的发展要求，及时制订并改正备案，并严格按照单位的注册管理要求。最后，对档案资料进行检索和研究。单位的档案目录可以被打印、整理、预定，方便员工就能轻松地找到并利用，并且能够及时追踪因不一致而产生的新的档案，以及改进对存储器档案的检索。通过对档案的归类资料的分析，可以为单位和员工提供更多的便利。

2.4实施档案的安全存储

为保证档案的安全，要对档案的数量和存档进行定期的核对。每日完成室内温度、湿度登记表，按要求进行温度、湿度的调节。要有规律的清洁，要有一个新的管理账户，要在工作结束后关掉电源，预防发生安全事故。应及时清理档案管理中的隐患，以保证在灾难季节和气候条件下，按照有关部门或有关档案的规定，对档案进行安全保管。对火灾紧急情况进行归档，增强员工的防火意识，了解紧急情况处理流程。当发生火灾或断电时，能有效地提高重要档案的第一次抢救工作。

3、参与档案管理工作的新动向

3.1新的管理理念

以信息化为基础，构建一个新的单位档案管理平台，确立新的管理理念，并对实际的管理工作进行指导。档案管理机构和管理人员要适应国单位的改革与发展，要时刻注意单位发展与时代的变化，要树立创新的管理观念，不断地研究新的形势、新的问题，才能有效地提高管理的效率和质量。允许一些参与档案管理的实施和相关的管理员负责一些管理工作。在较长时间的工作中，管理者会获得更丰富的管理经验。在档案管理实践中，要不断地展现新的管理理念，转变管理者的工作态度，使其适应单位的长期发展。

3.2建立新的服务模型

参与式档案管理可以使他们有特殊的工作授权，并让他们参与到这个管理工作中，授权管理员负责一些管理工作。在较长时间的工作中，他们会获得更丰富的工作经验，能够为发展档案管理提出更多宝贵的建议。从根本上说，要解放管理者的思想，转变管理者的工作态度，做好单位的长期发展，做好档案的管理。同时，要注重引进复合型人才，强化管理，引入竞争评价机制，以增强档案工作的积极性。与档案工作人员共同努力，做好相关的档案管理工作，并对档案资料进行及时的收集、归档、保存。该系统将现代信息技术与现代科技相结合，搭建了一个能够有效地管理、共享单位档案信息、强化档案编审、提供具有特色的档案服务，满足了档案改革与发展的需求。

3.3创建新的管理机制

档案管理工作会促使档案管理制度适应现实管理的发展，从而实现管理的创新与改进。结合档案管理实践，完善档案工作机制，落实档案管理工作。管理员参与到应用开发管理中，为他们提供一种能够参与到实际的管理机制。有较长时间从事有关管理工作的经理，可提供更符合实际工作的建设性建议，并经记录者审核。

结束语：档案管理工作内容涵盖了单位所有部门的档案。在单位中，档案资源可以起到重要的参与作用。如何使档案的完整性、真实性、安全性和可用性成为档案工作者要关注的问题。为了适应单位发展的需要，实行参与式的档案管理，可以使档案的综合性能得到提高。

参考文献：

[1]陆阳."权利分配"走向"权利生产"：社会治理视角下档案制度的创新逻辑[J].档案学通讯,2018,(3).33-38.

[2]马林青,马芸馨,张汪嫒.社会转型背景下社群档案馆建设的实践与思考--基于皮村打工文化艺术博物馆的个案研究[J].档案学通讯,2018,(3).67-71.

[3]陈忠海,张瑞瑞.《档案法》之外的法律涉及档案行为规定的调查与分析[J].档案学通讯,2017,(5).94-99.