大数据时代声像档案管理与利用服务研究

大数据时代声像档案管理与利用服务研究

 杨莉   

 湖北日报传媒集团   430077

摘要：声像档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的、有保存价值的、以音响和形象等方式为载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要有照片(包括底片)、录音带、录像带、影片、唱片、光盘等几种类型。根据国家档案局官网发布的《2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》，截至2019年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案82850.7万卷、件。其中，照片档案2203.8万张。录音磁带、录像磁带、影片档案99.6万盘。由此可见，声像档案是档案的重要组成部分。声像档案在传递信息内容上具有逼真传神的特点，易于复制和剪辑。得益于大数据时代微信公众号、网站、手机APP的普及，声像档案的传播范围和影响力日渐广泛。

关键词：大数据；声像档案

一、声像档案在管理与利用方面存在的问题

(一)保管要求和难度在增加。

声像档案受外部环境因素影响较大，对保存条件要求高。在实际工作中，许多基层档案馆(室)的保管条件达不到保管声像档案所需的标准，导致许多馆藏老照片正面临褪色、发霉和破损的处境。老磁带和录像带也无法逃脱磁颗粒脱落、脱粉，甚至于声音和影像失真的厄运。随着播放设备的更新，这些早期刻制的录音带、录像带未来还将面临内容无法识别读取等问题。近年来，数字影像技术不断发展，声像档案的利用率大幅提高，传统声像档案载体受损的风险也随之提高。随着数字化时代的来临，信息数据类型和数据量不断增加，信息数据的保管难度也随之增加。对声像档案的保管，不仅要保证载体存储介质的安全，还需要对声像档案材料的真实完整性加以维护。数码声像档案具有方便编辑处理的特性，容易被修改或删除，这导致档案管理部门全面收集真实完整声像档案的难度增加。

(二)缺少制度约束和指导标准。

声像档案是十分重要的档案资源，但长期以来，我国档案管理存在重纸质轻声像的状况，有关纸质档案管理的规章制度明显多于声像档案。目前我国尚未出台专门针对声像档案管理的法规制度，仅出台相关国家标准和行业标准。其中，国家标准有2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)。行业标准包括2017年发布的《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63-2017)、《录音录像档案数字化规范》(DA/T62-2017)、2019年发布的《录音录像档案管理规范》(DA/T78—2019)。我国国家层面的档案管理标准条文多为框架式条文，裁量余地较大。而省级、市级的档案管理机构则较少出台关于声像档案管理的具体指导标准、约束性条文。各级档案管理部门在实际工作中缺少可操作性强、可执行性强的档案管理制度，无法对声像档案保管提出硬性要求，因此导致大量声像档案的保管与存放缺乏有效的监督检查机制。

(三)缺乏复合型专业技术人员。

声像档案管理人员的业务水平和管理能力决定了声像档案的管理水平。当前管理声像档案的人员知识技能落后，对相关专业技术知识的掌握情况较差。目前对档案管理人员的业务培训偏重纸质档案的保管，涉及声像档案维护利用方面的知识所占比重极小。且培训内容多以理论知识为主，有创新性、实践指导性的内容较少。档案人员难以从培训学习中掌握声像档案管理维护所需的实践技能。实践工作中，修复声像档案属于科技含量较高的工作，需要技术人员具备视频音频的修复技术、档案鉴定方面的知识以及计算机方面的知识。比如在美国，声像档案工作人员需要具备档案、计算机或图情专业学位，开始从事档案工作后，还要通过多次培训考核。而我国目前大部分声像档案工作人员只具备单一业务技能，难以为声像档案修复提供更专业的帮助。

(四)档案利用体系和服务能力有待提升。

声像档案的编目录入工作量大，而完成如此庞大的工作量并没能使声像档案发挥出应有的价值。一方面是因为声像档案的内容与公众的需求不完全吻合，另一方面是出于保密和其他方面因素的考虑。

二、声像档案管理与利用的经验借鉴

(一)新加坡国家档案馆声像档案利用项目。

新加坡国家档案馆通过档案网站实现档案资源的一站式检索利用。该档案馆设有专门的声像档案部门，负责制作、收集、记录、保存和传播有历史意义的音像制品。该档案馆的网站设有“试听和录音”(Audiovisiual and Sound Recordings)、“照片”(Photographs)、口述历史访谈录音(Oral History Interviews)等专题数据库，每个专题的数据内容都极为丰富。以“试听和录音”数据库为例，该数据库收藏的声像档案包括新加坡的教育电视节目、公共服务广播节目、本土电影、声音档案等特色档案集萃。访问者可通过网站的高级检索功能搜索包括声像档案在内的各类档案资源。

(二)公民档案保管员项目。

“Citizen Archivist”(公民档案保管员)这一概念在2010年由美国国家档案馆与文件管理署署长David Sean Ferriero在官方博客首次提出。随后几年里，“Citizen Archivist Project”(公民档案保管员项目)在美国、英国、新加坡等国家开展起来。公众通过为照片档案添注“Tag”(标签，即为照片档案添加关键词、术语等)、对数字化档案进行转录、共享照片等环节，积极参与档案工作。该项目还通过与Facebook、Twitter等社交媒体合作，借助媒体在宣传方面的优势加大推广和深化影响力。

三、声像档案管理与利用提升对策

(一)完善声像档案法规制度和标准规范。

完善声像档案制度规范的目的在于为声像档案的管理与开放利用提供政策支持。把声像档案纳入国家档案管理体系，各地市档案管理部门结合工作实际，在国家、省市各级档案部门法律法规的基础上建立和完善适用于本部门的声像档案管理与开放利用制度规定，比如：照片档案管理制度、声像档案利用管理办法等等。从声像档案的收集、整理、著录到开放利用各个环节都做到有制可依、有规可守。

(二)培养声像档案管理人才。

声像档案从形成、收集、保管到利用，各个环节都涉及不同的专业知识。要适应当今时代和社会对档案工作的要求，就需要档案管理部门加大声像档案工作人员的培养力度。可以由行业内专家对声像档案管理人员进行专业培训，同时加强各省市间声像档案管理工作的业务交流，使声像档案工作人员能及时了解行业技术水平、加强经验交流学习。

(三)声像档案安全管理。

《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)中对档案保存的温湿度要求、防潮和防水、防日光直射和紫外线照射、防尘和防污染、有害生物防治等方面都有明确要求和规定。保管声像档案的库房应符合规范要求，可设立声像档案分级管理空间，保证声像档案载体(相纸、磁带、胶片等)的安全。同时，要加强档案信息安全，在推动声像档案数字化的基础之上，对重要档案信息异质异地备份，加强备份工作安全监控，保障档案信息资源安全。

(四)调动公众积极性，丰富完善档案资源。

增进公众对声像档案的认知了解，吸纳公众参与档案工作的部分环节(如收集、录著)。该方式可以让公民发挥兴趣专长，丰富完善档案资源，让每一位普通民众都可以为声像档案的资源建设贡献自己的绵薄之力。当普通公民以档案整理者身份参与档案资源的开发利用工作时，公民可以更直观地接触到档案资源，并且更容易对档案资源产生情感共鸣。

四、结语

声像档案凭借自身载体的多样性、记录方式的特殊性，在传承历史文化方面发挥了重要作用，正逐步受到档案业界的重视。大数据时代的来临，为声像档案的管理和利用工作带来了新的挑战。随着时代的发展，声像档案管理利用工作需要更具操作性、执行性的法规制度和指导标准、需要培养复合型专业技术人员，通过提升档案利用体系和服务能力、调动公众参与的积极性，以实现声像档案数据资源的共享和利用。

参考文献

[1] 王英玮.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.

[2] 中办国办.“十四五”全国档案事业发展规划[J].中国档案，2021(6):18-23.