新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设

新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设

徐静

黑河市爱辉区农村公路事业发展中心

摘要：近年来，对于事业单位档案管理工作的开展越来越趋近于规范化和标准化，对于档案管理的质量和技术要求也随之增加，渐渐的这样的规范化事业单位档案管理形式就会成为一种新常态，在这种常态的角度下，如何看待事业单位档案管理中的现状问题，并提出针对性的解决策略是很重要的问题。

关键词：新常态，事业单位，档案管理，规范化，标准化

随着我国事业单位的发展与改革，事业单位接触到的工作和管理内容也会越来越丰富，所以，对于事业单位的档案管理而言，其管理的类别和档案的数量等都会有所增加。从传统事业单位的档案管理方式和建设现状分析，纸质版居多的档案管理形式已无法适应新时期新常态下的事业单位档案管理，在质量上，需要事业单位在档案管理上有全新的技术手段和标准化建议，全面提升档案管理由浅至深的档案信息收集和整理质量，以此减少档案管理中的质量问题。所以，找到现阶段我国在事业单位档案管理中的现状问题，根据不同的问题提出针对性的标准化及规范化的管理策略是必要且重要的。

1. 新常态下事业单位档案管理中的现状问题

1.1档案管理的规范化标准化建设不全面

首先，针对事业单位档案管理的现状分析，其在档案管理规范化和标准化发展下缺少全面建设系统的把控。一方面，是因为事业单位档案管理的技术人员以及事业单位内部管理层会对于档案管理的重视程度不够，其认为规范化或者标准化的档案管理形式并不能为事业单位带来经济或者是技术方面的提升，为此，在规范化和标准化的档案管理工作开展上存在明显的工作开展力度不够的情况。从另一方面来说，我国事业单位大多在档案管理工作的开展上是处于一个前期的阶段，很多档案管理的工作开展并不是特别全面。除此之外，传统模式下的档案管理工作是以纸质版档案管理为主，所以，在建立档案归档等管理形式上和信息时代的数字化档案管理形式有很大的区别，这也是新常态下档案管理工作规范化没有注意到的内容之一。而且，档案管理规范化覆盖的内容并不全面，不同事业单位的档案分类标准也会有很大的区别，相应的著录和分类号应该是有所区别的，但是存在一些事业单位为了快速完成档案管理工作而投机取巧的行为，照搬照抄已经有的事业单位的档案管理内容。

1.2档案管理标准化技术开展和数字化时代有一定的脱节

其次，是事业单位档案管理标准化规范化工作开展时和数字化档案管理的开展是存在一些脱节的，现在数学信息化时代，以数字化或者结合互联网进行档案管理的形式和模式已经开始融合于新常态的档案管理工作中。但是，数字化的档案管理工作开展会和传统纸质版的档案管理形式有很大的区别，所以，在规范化档案管理标准制定时，会存在事业单位缺少对数字化档案管理平台的了解，以至于在其标准化管理内容制定上缺少创新，信息滞后，管理效率和质量都有所欠缺。因为信息化档案管理一般会有事业单位独立的网络管理平台，具体的流程都在网络上进行，所以规范化管理需深入到具体的每一个管理流程中，从信息整理到档案分类再到档案归档等不同流程如何进行，在事业单位档案管理初期尚未完全接触。

1.3档案管理人员缺少标准化的技术培训

再次，事业单位档案管理人员缺少具体规范化数字化的档案管理培训，其需要根据事业单位档案管理形式的不同实时进行具体的培训，以此提升档案管理人员的技术能力。但是，现阶段事业单位档案管理人员在岗前招聘上门槛就会偏低，很多事业单位的行政招聘人员会认为档案管理技术要求比较低，所以在前期的招聘时会降低门槛，其招聘的难度也会有所下降，这样对于这个档案管理这个岗位的工作要求以管理人员的管理水平都是缺少具体的考核的，容易使其存在一定档案管理工作上的惰性。档案管理人员在标准化模式开展后也没有进行专业的培训，包括在数字化档案管理下需要的流程规范等如何实施，具体的归档及档案分类查询等如何操作等，事业单位缺少系统且全面的岗位培训，让每一个事业单位档案管理人员清楚自身的岗位职责，以及各部门之间的配合管理等都需要在前期进行培训练习，提升档案管理人员的管理质量和效率。

2. 针对事业单位档案管理标准化及规范化问题提出的解决策略

2.1结合现状确立事业单位档案管理相关规范化流程

其一，事业单位应该结合档案管理的现状确立相关的规范化流程。所谓规范化流程，需要事业单位的档案管理人员全面了解档案管理的各个阶段和各个流程，并且以全面系统的规范进行流程操作，事业单位新常态下的档案管理工作将以数字化档案管理为主，所以具体的工作内容和部门工作保障等都需要规范化进行，所有的规范制度需要明确落实到每一个岗位，以及每一个工作人员上，档案工作管理上也可以采取部门内部或者是事业单位各个部门之间互相监督的形式，为了督促事业单位规范化流程顺利实施，可以鼓励员工之间的内部监督，发现没有严格遵循管理条例的档案管理人员，可以向上级反映。对于不同的事业单位的档案类型需要明确分类标准，如果一个系列的档案信息整理时间线比较长，需要在进行新的档案信息整理时将之前的档案内容重新检查归档，确保在同一个归档范围下的档案信息是一致的。如果有纸质版档案信息有缺页漏页的情况，可以重新寻找和确定档案内容，保证归档的内容是规范的。另外，数字化的档案管理需要管理人员有自己的登陆权限，并设置专门的档案管理信息网站的一个监控网站，确保档案信息不被泄露。

2.2档案管理规范化与信息化技术的融合

其次，事业单位需要在数字化档案管理基础上规范档案管理的具体内容。信息化及互联网＋的档案管理形式现在已经是新常态下的新内容，并且现在已经在逐渐发展的阶段。数字化档案管理的形式能够快速整合并且优化事业单位的档案库，将档案信息进行良好的总结和整理分类，在后续档案查询及档案信息的更新替换上都会非常便捷和清晰，大大提升了整体事业单位档案管理的效率和质量。规范化流程就需要在数字化的档案管理基础上进行，将事业单位档案管理体系不断完善，尤其是在立卷归档标准的建立上，在保证档案信息时效性的基础上能够确保信息资源的合理分类归档，减少重复性档案信息穿插，为事业单位的档案信息进行加密处理，以此在保证档案信息安全的基础上事业单位内部的资源共享，这也是在数字化档案信息管理模式普及后才能够实现的。

2.3对事业单位档案管理人员进行规范化技术培训

最后，事业单位档案管理人员需要进行规范化的技术培训，技术培训需要从管理技术培训，管理流程培训以及管理职责培训等方面入手逐一讲解。事业单位档案管理的难度现在会随着档案信息的庞杂及分类多样广泛而不断加强，所以，为了能够在事业单位档案管理的岗位上提升效率和质量，就需要对档案管理人员进行培训，因为档案管理人员不仅仅需要有信息收集总结的能力，也需要有信息的敏锐洞察力。这就要求对档案管理人员的知识储备和资源筛查的敏感度上有自己的优势。以此提升后续档案管理规范化的操作质量及效率。

3. 结语

根据实际事业单位档案管理规范化的现状分析，对新常态下的问题提出一定的解决策略，具体问题具体分析，并全面结合数字化档案管理的时代背景，确保从全新的角度看待档案管理的技术规范，以此推动整体事业单位档案管理规范化的发展。

参考文献

[1]史效东.略论事业单位档案管理的规范化与标准化体系生产管理[J].办公室业务,2018(11):84.