计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

周愉淞

广西贵港市平南县机构编制数据中心， 广西 平南 537300

摘要：随着社会信息化的资源共享，中国社会的不断进步，人们对信息技术的要求越来越高。在此基础上，计算机信息技术处理已经被社会事企单位所广泛应用。在使用推广期间，由于相关技术还有待考验，一些企业和机构的解决方案也缺乏一定的经验和良好的沟通，因此在产品运行过程中仍然存在很大的缺陷。通过对计算机技术在办公自动化中的使用推广分析和反馈，并对特定的计算机应用进行了一些分析，以便更好地帮助所有企业和机构。

关键词：计算机处理；信息技术；办公自动化；实际应用

引言

随着信息时代的推动，计算机信息技术的处理为人们生活、日常办公提供了便利条件，有效提高了我国经济化水平；目前，互联网计算机信息技术被广泛应用于各领域中，不仅保证网络资源共享，而且利于信息技术发展。计算机信息技术网络具有防火墙功能，有利于日常办公软件和谐稳定发展，为社会建立一个良好的网路资源共享环境。办公自动化被广泛使用于现代办公社会，信息技术的处理可以将日常工作中的图文信息筛选、整理资源整合的过程，大大提高了办公效率，增加了办公协同能力。

随着经济全球化的不断发展，世界各地区之间信息交流越来越频繁，对数据的加工处理越来越广泛，这给办公需求带来了很大的缺口，传统的信息技术不适应大数据下的经济发展，计算机信息技术的广泛应用使办公管理组织得以优化，节约资源成本。可见，计算机信息技术在办公自动化中起着很重要的作用。

1. 办公自动化的应用概述

计算机信息技术是指事企单位将一手数据进行分析和加工处理的过程，这种技术相对来说比较复杂，不是单一数据化，而是在和其他传感技术等相结合的基础上，再度获取数据，追踪的过程。信息技术的应用能够实现数据比对、筛选、核查等功能。计算机信息技术处理的提高，不仅需要高技术人才，还需要先进的设备配合使用，从而实现办公环境自动化。

首先，可满足业务部门需求。通过网络技术的普及，加强各部门之间的沟通交流，保障公司流程有序运行且更为流畅。同时，通过网络信息的协助办公，不仅优化数据，而且使资源共享得到最大化使用，提高工作办公效率，节省人力资源成本，提高公司利润率。其次，办公自动化的广泛应用，使线上办公更为广泛被使用。目前，各类信息平台如企业微信、钉钉协同办共、OA系统的使用等十分便利，能够协助公司员工提高办公效率，简化办公流程，节省办公时间，创造企业价值。

2. 办公自动化的应用

1. 数据表格处理

统计数据是办公环节中普遍存在的一项工作，也是工作当中最基础、原始的数据。往往一手数据的获得需要花费大量的时间和人工成本，需要至少两个人配合核对数据的有效性，一个员工负责录入岗录入数据，另一个岗位需要审核岗审核数据，加大了工作时间和人员成本的投资，不利于工作的时效性发展，并且传统人工信息处理计算失误率远远高于计算机智能使用。工作实效性质是指在管理信息的及时性，信息具有实践价值，在管理活动中，信息的加工、传递一定要有速度，及所见即所得，只有这样，管理者才可以及时对经营活动做出决策和预判，若数据不能保证真实有效性时，管理者将失去信息技术的决策，也给工作管理者带来很大的决策困扰。新的数据随时在更新，旧数据无法提供决策判断，日积月累，不利于企业的发展。企业无论大小，公司的运行都需要会计这一职位一一给员工复核工资，发放工资；一些大型施工企业、建筑劳务公司、人力资源派遣等员工很多，每月工资的复核，发放都需要利用数据的比对、函数的使用。工资核算是每个单位财务部门基本性的工作，工资的计算与分析是一项十分烦琐的任务，在手工条件下，工资核算往往占据财务人员大量的精力和时间，而且非常容易出错。利用Excel对工资核算进行管理，不仅能够快速地输入各类数据、提高各项数据计算的速度和准确度，还能对数据进行排序、筛选、分类汇总等，以满足工资核算管理的需要。编制工资发放明细表和汇总表是会计工作的重要事项之一，在手工核算条件下，单位职工越多，工作量越大，也越容易出错。Excel作为Office套件中的电子表格软件，可以用来制作电子表格，利用公式和函数机制，能完成许多复杂的数据运算，实现许多由高级语言编程才能完成的功能，所以广泛应用于财务领域，工资核算就是其中的一个应用。

（二）文档保存处理

知识经济发展的今天，人们对文档的管理和使用提出了更高的要求，传统文档手写资料等普遍减少，电子文档的需要逐渐被广泛使用，并且一定程度上代替了传统文档的使用。随着企业内部系统的健全，企业内部文档也随之变多，为了提高工作效率，查找、替换、检索、保密变得尤为重要。一些企业通过自行开发内部系统，确保信息数据的保密性和完整性，并且设置有专门的管理系统对文档实行有效管理。电子文档的保存越来越被事业单位、大型企业所认可，并被广泛使用，并且参与其中。比如，新员工入职需要填写员工信息表，员工身份证件复印件、电子证书等资料，更有公司具备保管员工人事档案等资料，就需要文档保存的保密性，很多企业认识到这一需求的急迫性，便有人事部门的专门管理。为了更好保存档案工作，可通过扫描将员工原件纸质文件录入电脑系统里边，以便随时抽查和调出，保证员工信息的完整。因此，计算机信息处理技术的有效利用能够更好的配合工作的开展进行。

（三）演示文稿

目前，很多重要场合都需要演示文稿PPT等辅助答辩、答疑、以及开会发言、产品介绍、工作总结等内容；多媒体演示文稿能把演讲者所需要的文字、图像、声音、视频、动画等多种形式的媒体进行整合，更利于演讲者的操作和听讲者的认知。多媒体演示文稿具有播放控制灵活的特点，演讲者可随时根据演讲进度内容灵活播放稿件位置和速度；同时，演示文稿具备简介方便携带的特点，对计算机初学者的门槛比较低，并且可以利用固定模板导入使用；多媒体文稿具有预览效果，要使用文稿时，参会者可直接观看文稿并与演讲人现场互动，直接观看所展示的效果图片等，对讲解内容有了深层次的了解。多媒体演示文稿通常每台计算机中都有安装，只有携带一个多媒体演示文稿的文件，而不必担心系统软件，便于携带。

（四）图文制作需要

众所周知，很多企业都会有自己的标志，比如logo的设计等，就需要图文制作软件的使用，它可以灵活加粗线条，调整比例尺、颜色配置等内容，并且计算机图文制作可以将设计工程中的失误再修改设计，具有很强的容错性；如今，利用计算机图文设计软件，在一台电脑可由一人完成，可以随时预测效果并且上交部门领导审批、客户实时检测进度，也可以通过打印机打印样板，供客户保留使用；大大提高了使用效率，节约了资源成本；并且，在设计图文过程中，可以保存、预览之前的图片效果，可以随时复制粘贴使用。在设计完作品，可以利用演示文稿PPT预览效果，以及给领导、客户讲解设计的理念、观点等，使讲解更加生动、形象，获得领导、客户认可度。

总结

为提高应对市场的冲击和思想碰撞，各个行业都对软件使用开发比较敏感，为了提高办公效率，有效提高办公质量，节省办公时间，节约办公成本，众多公司都会定期对员工进行自动化办公培训；同时，在大型国企、大型事企单位尤为重视计算机办公软件的利用，自行开发内部软件，加强培训员工熟悉新系统的使用，提高人力资源的使用。因此，要加强创新计算机信息技术处理的同时，提高员工素质培训，使之适应现在社会的趋势化发展。

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