提升施工企业物资合同管理的研究

提升施工企业物资合同管理的研究

严华

（中铁十二局集团第七工程有限公司 长沙 410004 ）

摘要：企业物资合同管理是物资管理中的重要一环，也是保证物资正常供应的前提，做好物资合同管理，保证物资供应，才有助于提升物资管理水平，进而促进整个企业的发展，提高企业的经济效益。但目前施工企业物资合同管理仍存在诸多问题和不足，需要不断努力改进，逐步完善。

关键词：施工企业 物资管理 合同管理

物资合同管理现状与存在的问题

重视程度不够

建筑施工企业大部分都存在重施工、轻管理，重现场、轻资料的现象，尤其是物资合同的管理，更是从领导层就没有引起足够重视，没有完善的合同管理制度，没有清晰的合同审核流程，没有齐全的合同标准文本，合同管理权利下放，管理过程中存在诸多漏洞，也没有汲取和借鉴合同管理中的优秀经验，对合同管理中出现的问题也没有及时进行系统的分析总结与整改，经常出现同样的问题，犯同样的错误。企业领导者和管理层甚至认为做好物资管理只要保证供应即可，殊不知，良好的合同管理是保证物资正常供应的前提和基础。

法律意识淡薄

施工企业物资合同纠纷时有发生的情况不难看出，企业的合同法律意识薄弱。施工企业大都没有单独的法务部门或者专职的法务专业、法律顾问，很多都是兼职的，合同相关的法律专业知识不够全面，不能给物资合同提供专业意见；项目物资管理人员对于合同相关的法律知识也是知之甚少，签订物资合同前没有详细了解合同内容，对于合同条款没有仔细研究，合同一签，万事大吉，忽略了后续严格履约的重要性；部分资合同并没有按照合同范本签订，或者是生搬硬套合同范本，没有考虑项目本身的实际情况，不会灵活变通，导致合同条款存在明显漏洞，都给合同的后续履约带来种种困难。

合同范本管理不全面

仅仅一个通用合同范本很难满足不同种类物资合同签订的需求，没有明确供需双方的权责范围，双方的权限范围和可能出现的违约情况考虑不全，没有考虑到发生违约行为的后续处理方法。合同范本中都存在权利和义务不对等，很多都是有利于己方的条款，有失公平；买卖双方都希望使用自己的合同范本，垄断物资和单一采购来源的物资和合同签订，议价和合同谈判能力低，无法按照本公司合同范本签订合同。

合同管理人员专业水平不高

部分施工企业的物资合同管理者并非专业人员，没有丰富的合同相关法律知识，尽管在长期的实践中逐渐形成了一套行之有效的管理方法，但仍不可避免的存在着诸多问题。有熟悉物资管理但缺乏法律专业知识，也有虽掌握了一定的法律知识，但又不熟悉项目现场，不了解物资采购和物资合同执行时的实际情况，因此在合同签订和履行过程中，常常会因为合同签订和管理不规范出现种种问题。物资合同管理涉及面广，是一项综合性强的工作，对于从业者提出了较高要求，既要懂得合同法律相关知识，又要懂经济懂技术懂材料熟悉现场，还要有一定的管理能力。

违约事件时有发生

大环境一直在发展，供应商的法律意识和保护意识在不断提高，施工企业、项目部的合同管理仍未意识到履约的重要性，由于业主资金拨付不及时，导致物资款项付款拖延、物资需求计划不准确，导致合同数量减少，物资技术标准不明确，导致物资质量不合格等情况很容易造成纠纷甚至违约，供应商轻则发函，重则直接诉诸法律。总之，由于施工企业原因造成的违约远远多于供应商造成的违约。

提高物资合同管理水平的方法与途径

进行合同法制教育，提高合同管理水平

施工企业的物资、法规、合同管理等业务部门要增强合同的法制观念，对于物资合同的管理工作要更全面更深入的了解，及时组织物资相关人员培训，系统学习招投标法、合同法等相关的法律法规知识，在熟悉各项法律条款的基础上，提高法律意识，完善合同管理，保护自己的合法权益，才是企业持续发展的重要途径。物资合同的签订，主要是在项目部，项目部物资管理人员是第一责任人，因此提高项目部物资管理人员的合同法制意识尤为重要。可以在入职培训、业务培训、专业知识培训时加入必要的合同管理知识，也可以通过召开经验交流会、工作会、总结会上强调物资合同管理的重要性，同时下发合同专项管理办法、印发合同管理宣传册、线上视频课件等多种学习培训手段，全面提升物资管理人员的合同管理水平，只有筑牢合同管理的第一道防线，才能做到真正降低物资合同风险。

优化物资合同管理组织结构

施工企业要正确客观公正的审视自身发展的优势与劣势，在正确把握物资合同管理特性的基础上，优化调整合同管理组织结构，形成从企业领导层、业务管理层、项目实施层的3级管理架构，企业领导确定确定物资合同管理的总体方针、流程；物资、法务、合约等相关管理部门制订具体的管理制度办法和实施办法；项目部则负责实施细则制定和具体落实。同时明确各部门的具体职责，避免合同管理工作的交叉与重复，加强对项目部物资合同的审核与监督，使物资合同管理逐步趋于合理化、流程化、规范化。

建立物资合同管理体系

物资合同管理工作主要是从洽淡、起草、签订、生效执行，合同履约完成等一系列流程，应对其进行全面管理，一是培养优秀的物资采购人员，一个懂法律懂采购懂合同的的优秀物资人员，在合同的洽谈、起草阶段就能为合同的签订建立一个良好的基础。二是建立合同审批流程，可以根据合同的重要程度、金额大小，是否采用合同范本等情况设置不同的审批流程，确保每份合同的签订既高效又合规。三是建立供应商资格、信用调查制度。公司和项目部应定期对供应商进行评价，建立供应商的黑白名单，优先选用白名单中的供应商进行合作。与新供应商合作，在签订合同前，应调查其商誉能力和履约信用，条件允许最好进行实地考察，了解其财产情况、生产状况、产品质量、经营能力、售后服务、有无法律纠纷等，尽可能详细掌握供应商的真实情况。四是合同履行过程中的跟踪把控。物资部门要定期掌握买卖履约情况，如有矛盾纠纷，及时汇报解决，避免问题扩大，将各种问题控制在萌芽状态。五是合同执行完成后，总结经验，调整改进管理方法，同时对供应商进行评价，做好记录。

完善物资合同范本

不同的物资由于其特性不同，使用相同的模板，难以满足其要求。为了对合同进行有效管理，确保合同签订的合理性和完整性，施工企业应根据物资的种类和采购方式并结合实际情况完成相应合同范本的设计，如主材合同、零星材料合同、租赁合同、加工制作合同等等。对于合同范本中需要自行填写的内容做好详细说明，同时要定期对合同范本进行评价，结合以往经验和合同履行过程中出现的各种问题，及时对合同范本进行调整，确保合同范本的适用性。

合同文本审查制度

合同文本的确定后在申请盖章前，需要对合同文本进行严格审查。主要内容有合同对方名称与营业执照一致，合同中关于材料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等是否正确，涉及浮动单价的是否详细写明调价机制，交货地点、交过时间、交货方式是否明确，质保期是否写明，违约责任条款中违约金是否合法，金额是否恰当，是否能有效制约对方。纠纷解决方式条款中诉讼地点、机构选择是否正确，是否对我方有利，如选择仲裁条款，书写是否规范，双方约定的条款是否合法合理，合同涉及的附件如营业执照，物资质量标准、技术要求等资料是否齐全有效。

掌握合同谈判技巧，注重合同细节

合同签订时，很多条款仍是需要双方协商，共同确认。在谈判过程中，己方处于主导地位，则尽量多争取自己有利的条款，如在合同履约中，供应商有违约的可能性，在在签订合同时，多加限制条款和违约的处罚，增加对供应商的约束。国家自实行营改增以来，税率经过多次调整，合同里的税率约定也应及时进行调整，以免造成纠纷，物资付款条件也应根据项目的实际情况进行约定，不能一味的追求低价，承诺供应商宽松的付款条件，如不能按时付款，出现材料断供，甚至提起诉讼则得不偿失。

合理合法的物资合同是保障物资稳定供应的前提，只有重视物资合同管理，加大合同管理力度，责任到人，严格落实合同管理各项制度，依法合规签订合同，将传统的合同静态管理变为全过程的动态管理，科学管理，为提高物资综合管理水平奠定坚实基础。