浅谈乡镇档案管理规范化

浅谈乡镇档案管理规范化

罗容富

福建省三明市宁化县安乐镇安乐街 1号安乐镇人民政府 365409

摘要：乡镇档案管理工作可反映出乡镇当前的管理水平，在社会主义新农村建设过程中发挥着关键作用，对提升乡镇相关部门的工作效率以及工作质量至关重要，做到乡镇档案管理规范化有助于更好的处理民生问题，为当地发展提供持续推动力。本文将对乡镇档案管理规范化进行探讨，在阐述乡镇档案管理规范化意义的基础上找到管理中的现存问题，并有针对性的提出完善对策。

关键词：乡镇管理；档案管理；规范化

近年来，三明市11个县（市、区）、141个乡镇（街道）、1928个行政村（社区）全面开展“村档乡管”、“档案工作服务农村基层社会治理”工作，100%乡镇建立了规范化的档案室，乡镇档案事业正迎来一个美好的春天。随着经济社会的发展，乡镇档案管理规范化仍任重道远，本文试着探寻有效途径，进一步推动乡镇档案管理实现从“建立规范化档案室”到“档案管理规范化”的完美转身。

一、乡镇档案管理规范化的意义

档案管理是一项基础性工作，其主要任务:将以往的重点工作以各种资料形式进行记录;要将大量的记录分门别类的妥善储存;在工作需要时，快速准确的调取相关历史信息。这项工作看起来没有大的作用和贡献，但却关系一个单位长远发展的重要基础工程，因为档案承载着一个单位从建立到发展壮大的整个过程，是反映精神文明建设、科学发展水平程度、用人情况、工作内容以及性质、干部队伍文化的重要组成部分，所以档案管理的准确性、有效性以及科学性，直接关系到事业能否科学顺接和传承，是维护和保护历史发展的一项关键性工作。档案工作非常重要，同时也是一项比较繁重的工作。一是数量大。只要开展工作，就会产生相应的档案，日积月累，档案数量规模越来越庞大。二是种类多。实践证明，随着我们工作的创新发展延伸，事业发展的越好，那么档案的种类也就越多。三是要求高。档案记录不是简单的将资料收集就可以了，还需要精准的整理和分类。因此，要做好档案工作必须要加强规范化管理。

二、乡镇档案管理规范化中存在的问题

（一）管理规范性不够。档案收集、整理、保存、借阅、保密等方面的制度不完善，而且制度往往流于形式。职责划分不够明确，导致管理工作比较混乱，未结合相关制度做好档案借阅、跟踪、更新等工作。以低保档案为例，主要是由县、乡（镇）政府进行分层核实和保存，有利于更好地保障困难群众的基本生活。低保档案收集、整理、编目以及保管等各项工作要求及时性、准确性，但随着低保档案数量的增多以及档案管理手段不规范等问题，每一个环节将面临着更大的管理压力，因而容易出现档案丢失、相关证明材料收集遗漏等问题。

（二）管理条件落后。就乡镇档案管理工作而言，由于乡镇档案量大、复杂、琐碎，所以更对档案管理工作提出了要求。为了保证档案管理水平，就必须保证其工作条件。而就实际来看，乡镇档案管理条件相比城市档案管理条件要落后很多。就档案管理基础设备而言，就存在不完善的问题，如没有专门的档案库房，没有专业的设备、设施等。这必然会影响到档案管理的质量与效率。现代档案管理强调信息化管理，以更好地提高管理水平。比如当前乡镇档案管理工作仍然以人工管理为例，没有相应的信息化设备、设施、技术。在这样落后的条件下，档案管理的作用与价值难以得到发挥。

三、提升乡镇档案管理规范化的有效对策

（一）规范档案管理。第一，通过完善制度将职责细化，确保职责能够落实到位；同时，还要强化管理人员的责任心，将有利于提升档案效率的质量。第二，针对涉农档案加强管理。涉农档案文书要规范。此外，还要做好动态化管理，以避免低保档案更新不及时所带来的相关问题。制定并完善低保档案管理信息化建设的相关规章制度，要求低保档案管理人员必须严格按照规章制度的各项规定来进行档案的收集、整理、归档、存储、调阅等工作，确保低保档案管理能够达到动态化、标准化、信息化与及时化。

（二）应用现代化管理技术。新形势下，科学技术发展日新月异，越来越多先进的技术应运而生，为优化档案管理工作奠定了良好的基础。例如：在档案管理日常工作中，引入复印机、传真机、计算机及扫描仪等现代化办公设备，既能够减少人工劳动强度，也能够充分保障档案资源的完整性和健全性。另外，在档案库房建设过程中，也可以充分利用现代化科学技术，采用特殊的处理手段，提高档案的管理水平。众所周知，一些纸质档案资源在储存过程中，受环境、温度等因素的影响，容易发生质量问题，导致档案资源失真或缺页。对此，需要在库房内部安装各种先进设备。例如：温湿度调节设备、防震设备、防干燥设备、防虫设备等，这些设备有利于从根源上解决虫害、温湿度变化等引发的问题。另外，新形势下，档案管理部门已经充分认识到了信息化建设的重要性，并利用计算机技术实施档案实体管理和信息管理的工作，通过构建档案信息数据库，实现不同程度的编目及档案资源自动检索，同时满足了档案实时共享需求。在未来发展进程中，档案信息化建设已经成为趋势，这也将是档案工作技术现代化的集中体现，可以为档案资源有效利用提供保障。

（三）健全档案管理制度，提升档案工作效率。要想各乡镇档案管理工作能够在新形势下继续发展，建立健全和完善档案的管理制度是十分重要的。除了要严格遵循国家档案局下发的各种政策和相关要求外，也要制定符合实际情况的各种档案管理制度，如规范档案的收集与归档、整理、鉴定、保管等工作、制定电子文件归档管理办法、纸质档案数字化标准等。为了使档案管理制度能够落实，加强监督档案管理人员是非常重要的。

四、总结

乡镇档案见证着社会主义新农村建设的发展与农民生活的变迁，见证着亿万国人共同追逐的伟大梦想。在乡镇工作开展与乡镇现代化建设中，乡镇档案管理扮演着重要角色，发挥着关键作用。做好乡镇档案管理工作，对促进乡镇经济发展、乡镇建设发展都具有重要的意义。而为了不断地提高乡镇档案管理工作水平，就必须加强对乡镇档案管理工作模式、方法、理念的创新。新时代背景下，要强化乡镇档案管理工作的制度体系，加强对现代化管理技术的应用，提高对乡镇档案管理工作的应用，加强乡镇档案管理的基础建设等。只有这样才可以更好地保证乡镇档案管理工作水平，进而为乡镇良好发展助力。

参考文献

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[3]常海军.乡镇档案管理工作存在的问题及对策[J].现代农村科技,2010(18).