浅谈档案管理中的电子档案管理

浅谈档案管理中的电子档案管理

于忠琴

海伦市最低生活保障中心 黑龙江 海伦 152300

摘要：当前是信息化飞速发展的时代，计算机时代早已经被应用到了各个行业及领域。在进行各种各样的社会时间的进程当中也产生了许多的电子档案，电子档案是当前信息化时代的产物，已经是档案管理当中不可或缺的一个部分，这是不可否认的。所以，我们国家的有关单位以及有关人员也应该与当前的信息化时代相匹配，要了解电子档案的特点，要重视对电子档案进行管理的研究，推动我国电子档案管理的发展。
关键词：档案管理；电子档案

在这个信息大爆炸的时代，电子计算机早已经成为各行各业人员的得力助手，计算机和通信技术相结合的信息化产业技术也得到了快速的发展，出现了大量的电子化文件。运用计算机对这些文件进行深层次的加工和筛选，让其转化成为电脑软件行驶的档案供人们的查询和利用，就是档案的电子化进程。其中主要涵盖了电子信件、电子图纸以及电子文书和电子报表等等。本文笔者就对当前的档案管理中的电子档案管理进行简要的探究和分析。

1. 电子档案的特性
   相比于传统的纸质档案，电子档案有着以下的特性：

1.文件记录手段更多样，变化性较大

以往传统的档案管理在进行工作时通常都是由管理人员进行手动操作分类的，工作效率较为低下，同时也受制于传统的归档手段，检索和查阅都不具有便利性，难以实现档案的真正作用。但是信息化时代的来临，推进了档案管理的步伐，电子档案的出现更改了这个局面，改变了档案信息的承载介质，可以将档案录入到计算机当中进行快速的存档和归类。

2.电子档案信息有着非直读性的特性

电子档案都是以数字编码的形式将内容输入和记录到载体上，例如光盘等各种载体，这种电子档案都是没有办法直接进行观看的。此外，电子档案的录入信息可以多编码进行压缩以及加密等等的技术进行处理，所以，即使有有关的设备，如果不能对其进行解压和解密也不能查看里面的信息内容。
3.电子档案具有依赖性

电子档案的数据源要依附在文件信息当中，否则就会没有办法对电子文件的原貌进行恢复；不仅如此，在电子档案之前是电子文件，对其进行传送大都是通过网络进行的，传送者以及接收者是无需见面的，体现背景关系不会直接反应在电子文件上，通常都是在其它地方被存放，如果没有提前对这部分的背景关系信息所提供和补充，就会为档案的有效利用埋下一定隐患[1]。

2. 电子档案的优越性
   电子档案相比于之前传统的档案有着许多的优越性，极大地方便了从业者的管理：

1.电子档案的出现降低了档案管理从业者的劳动强度，提升了其工作的效率，给档案的保存提供了极大地便利性

当前我国信息化飞速的发展带动了我们国家的各个行业，现代化的网络信息系统为工作管理人员提供了便利的管理措施以及信息利用的便捷途径，这就极大地降低了管理人员对档案立卷归档以及检索查找的难度，降低了其工作强度，不仅对整体归档的质量以及检索的速度有所提升，还可以将有关的管理人员从手动直接建档归类的单一、枯燥的工作中解脱出来。对于传统的纸质档档案管理阶段，档案的保存分类都需要动用人力物力，现如今信息时代的到来带个我们极大地便利性，对于档案只需要通过计算机以及有关的管理软件，进行鼠标和键盘的操作就可以对档案进行管理和存放，使档案的管理工作更简单[2]。

2.电子档案的电脑管理便于对文件的遗漏所增缺和补漏

在我们传统的纸质档案对其进行管理立卷中，遇到文件收不齐以及漏交的时候，在进行补漏和增缺的时候需要拆卷进行重新编排。但是当电子计算机应用到档案的管理工作当中，电子计算机对文档可以按照“件”来进行处理和归档。这样对于出现收不齐以及漏交的文件进行处理时可以随时进行增加和修改，档案也不容易形成堆积。所以，计算机在对档案进行管理的过程当中更加的省时和省力，给管理人员节省了大量的时间以提升自己的专业素养。

3.电子档案更具有保密性

纸质档案在进行后续的查阅和管理时，大多是整卷进行提供和利用的，即使查阅人员只需要整卷当中的一份或是几份文件，但是都能看到整体档案的内容。显而易见，这样的档案管理并不具有保密性，是满足不了当前对档案的要求的。但是计算机的运用可以解决这一问题，可以将其改为单份的文件供给查阅者所查阅，这样查阅者就看不到其它的档案内容，就大大增强了档案的保密性。

4.电子档案中计算机手段的应用可以提升档案管理的质量

档案工作最终的目的就是使用以及阅览，但是要提供给查阅者使用以及阅览的档案，就要有高水平以及高质量的档案卷宗作为基础，才能满足这一目的。然而之前的档案管理工作全部都是人工来进行立卷立书的，都是工作人员依据自己的思想来进行管理分类的，这就使立卷立书的标准具有有很强的主观特性，指定的标注很难做到统一，这就会影响到最终的档案质量，给后续的工作带来很多的麻烦。但是当档案通过计算机的手段进行管理时，将其电子化，档案人员就可以将空余的时间有效的进行利用，可以关注于档案的编研和信息的利用和开发，可以给查阅者带来更优质、更便利的服务，提升了整体的质量以及效率，保证档案可以发挥出重要的作用。

三、提升电子档案管理的有效手段

1.建设科学的管理体系，统一电子档案的管理准则

首先我们要对电子档案的管理工作进行规划，要建设科学的体系；其次我们还要将档案管理的前期工作的指导和把控加入到档案管理部门的工作职责当中，要保证档案的管理以及查阅和利用等各个环节在部门领导的统一指导下进行作业；最后，在档案管理部门接收到电子档案文件的时候，要对该信息内容的真实性以及原始性进行核查，核查无误之后在纳入到电子档案管理系统当中，对其进行存放。

2.要加强对电子档案可转换性的把控用以保证电子档案的安全性

因为电子文件的便捷性，就需要电子文件要在不同的需求下，在不同的载体上同时进行存在及查看，也要具有相互的转换特性，包括文件的签名以及字体和印章等等，这些通过计算机的复制和粘贴功能就能达到这一效果，这就会让电子档案智能保证真实性但是无法确定其是否是原始的。当然，我们也可以运用先进的技术手段来对电子档案资料进行保护。比如对档案进行只读模式的存放或对其中的部分进行加密，对电子档案进行保护。对于电子档案的保护工作还有一个中药店就是要做好备份，留好原始记录，要形成一手的电子档案及时进行本分和存档，以便日后的准确查阅和使用。

3.把控好电子档案的使用

我们在进行使用电子档案钱要进行权限的查验。要应用各种人员对权限进行认定，在认定无误之后在进行后续的工作。之后，还要做好回收管理以及拷贝的提供。要依据查阅者的需求，对其查验权利进行确认之后在进行拷贝这一项工作。要避免把所有的存储信息进行拷贝，还要采取一定的技术措施来防止使用者对拷贝资料的再次复制。要提升电子档案在使用过程中的安全性，要对其中的内容和信息依据密级的层次加以管理。系统要使用的全部过程进行实时的监控，还要生成有关的记录，作为后续查验考取的证据。

四、结束语

电子档案管理工作简单来讲就是要推进档案的信息化网络布局和建设，将收集到的档案信息数字化。要想顺应当前的时代发展，提供给使用者更好、更便捷的服务就要将计算机应用到档案的管理工作当中，以此来提升自身的工作效率和质量。

参考文献：

[1]王艳.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].文化产业,2022(01):112-114.

[2]蹇岚.计算机技术在现代电子档案管理中的应用[J].无线互联科技,2021,18(23):74-75.