文书档案管理中存在的问题与对策研究

文书档案管理中存在的问题与对策研究

孙鹏飞 李艳明 张梦爽

内蒙古通辽市嘎达苏种畜繁育中心 029100

摘要：在单位的管理方面，文书档案管理是其中一个很关键的部分，为档案管理工作奠定了坚实的基础。所以，要加强单位文书档案的管理水平，推动标准化、规范化的发展，这对提高单位文件的使用效率有很大的帮助。文章从文献档案工作的角度，对档案工作中的一些问题进行了综合分析，并就如何解决文书档案管理中的问题，提出了相应的对策，促进单位更快更好地发展。

关键词：文书档案；领导重视；工作衔接；

前言：文书档案是档案的一项重要内容，这不仅反映了现代企业的经营和施工水平，这是另一个单位过去发展的缩影，档案内容丰富，载体多样，重点是收集、保存信息，档案工作是档案管理工作的基础。随着时间的推移，社会进步、档案管理的网络化、随着时代的发展，各种文书档案的管理工作也越来越有成效，档案管理工作需要进一步加强。文章提出了对档案文献管理中的问题进行分析，分析健全档案管理工作的有效措施。

一、文书档案管理中存在的问题分析

（一）文书工作与档案工作的衔接还不到位

随着国内各个产业的发展，文书档案的管理越来越受到重视。就文书工作和档案工作而言，这两者是有联系的。两者之间也存在着差异。所以，有条不紊地进行文书档案管理，这两种关系要妥善处理，只有这样，才能切实地提升档案工作的质量。然而，目前我国的文书工作与档案工作之间的联系还不够紧密，有关的管理体制和机制尚不健全，因此，档案管理工作的科学化、规范化受到一定的影响，这极大地阻碍了文书档案管理工作的整体水平。

（二）文书档案管理人员的问题

文书档案管理人员的问题比较普遍，大部分公司都有，出现这种问题的原因很多，但从整体上看，档案管理人才短缺的原因有三个，首先，员工的使用不当，文书档案管理工作的存在性不高，因此，在公司里很难被人看重，这就造成了一些公司只由其他部门的员工来代替文书档案，而不是一个职业的文件管理员，这不但会有效地降低文件的管理质量，同时，在工作中很可能会出现大面积的失误，因此，档案管理工作的根本意义已丧失。其次是人才的选拔，一些单位无法切实提高文书档案的工作质量，在挑选文书和档案管理员时，没有把他们的专业水准和质量纳入到主要的员工评估中，从而大大提高文书档案的管理风险。四是经费投入不够，使得它的人数很难提高，结果是，文件管理小组的工作人员一直处于一个很少的工作环境中，这样就不会对其他文件和档案管理造成工作上的压力，同时，也存在着许多文件管理工作不规范的问题^[1]。

二、提高文书档案管理水平的良好对策——注重文书工作与档案工作之间衔接的规范性

在文书档案的管理方面，档案的品质直接关系到档案的品质。所以，要重视文秘与档案工作的规范化衔接，是提高档案工作质量的一个重要依据。实际上，应更加注重文书和档案的管理，切实了解文书档案工作的重要意义，能真正做到文件资料的正确归档、立卷等，推动文书档案工作的融合发展。比如：在审查文档资料时，严格审查纸张的风格，尺寸，格式等，必须保证标准和规范，这样可以有效地防止涂改、字迹模糊等问题。因此，要想有效地搜集各类物资，正确分发各类证件，并根据需要进行注册和补充，在提高文件的完整性和价值等方面都有很大的帮助，为提高我国档案工作质量提供了有力的保证。

三、加强文书档案管理员的培训力度

要提高管理文书档案工作效率，保证档案管理员有充分的职业技能，必须确保员工的文化素质。从这里可以看出，作为一个出色的文书管理人员，首先，他要有扎实的基础，有扎实的文件管理基础。必须足够了解库藏详细情况。另一方面，对文书档案的整理、收纳也是必不可少的一道管理程序。一位有资格的文件编审人员，对于已经完成和批准的文件类型的资源，都要及时地进行整理，尽快将其纳入诉讼程序，定期调查、修正已有的文件信息，以确保其来源的真实性；保证所有资料的完整性。使所有的文件都能全面地准备好，这样，所有的文件和资料都准备好了，让整个案件的整个流程顺利、完美。每个环节，都要做得天衣无缝，为以后的文件立卷做先期的服务。以前的管理方式，与文件有关的管理职位并没有明确地划分到专门的人员管理和监督，因而，员工本身的技术水平较低，素质不高。这样的话，文书档案管理工作，由上级主管机关根据实际情况，开展调研，加强对档案管理人员的培训，改善档案管理工作。由于文秘部门缺乏专门的行政人员，因此，要加大对员工的管理和档案的培养，专家对其工作职责进行调整，负责有关的文件管理工作^[2]。

结束语：文书档案的管理对每个部门来说都很重要，这直接影响着整个企业的发展和稳定。在文书档案的管理中，要保证有关档案资料的正确性和完整性。全面提高文书档案管理工作的重要性，做好相关的文件管理工作。作为文书档案管理人员，必须有一种积极的工作态度，提高每天的工作质量。现在，我们国家的发展速度很快，越来越多的新技术涌现出来，一定要做好新的文书档案管理技术，提高自己的工作能力，保证文书档案的管理与国家有关规定相一致。

参考文献：

[1]冮媛. 高校文书档案管理中存在的问题与对策研究[J]. 明日风尚,2019(10):136-137.

[2]王雅静. 高校教务档案管理问题与对策研究[J]. 湖南城市学院学报(自然科学版),2016,25(06):127-128.