浅谈档案管理信息化下档案管理员应具备的素质

浅谈档案管理信息化下档案管理员应具备的素质

孙勇

巴彦县退役军人事务局 黑龙江 哈尔滨 151800

摘要：现代医院档案管理同样也需要进行信息化的建设，随着医院规模的不断扩大，结构会变得更加的复杂，对于各种信息也就有着更高的依赖程度，随着信息技术、多媒体技术、语音识别以及数据库等技术的快速发展，档案工作也要面临更多新的变化。作为医院档案管理人员，必须要认真的思考，应该怎样去实现医院档案的信息化发展。

关键词：档案管理；信息化；档案管理员；素质

引言：笔者进行了大量的调查分析，由此了解到很多的档案管理人员管理水平比较有限，综合素质也比较低，严重影响了其档案管理的质量。下面我们就对这类问题进行了简单的分析，就应该采取哪些措施展开了探讨，希望能够为有关人员提供一些参考。

1信息化给档案管理工作带来的影响

如今，信息技术正在得到越来越广泛的应用，各个单位组织对于档案的管理也都离不开信息技术的支持。不过随着组织规模的扩大，有了更加复杂的结构以后，他的档案信息管理工作对于信息技术就会有更高的依赖性。如今，信息技术正在得到广泛的应用，对于人们的生活、工作都产生了非常大的影响，人们的工作模式正在发生变化，很多都开始被计算机所替代^[1]。信息化环境给人们带来了很大的便利，不过为了将这一技术的优势充分的发挥出来，只是有信息技术本身还是不够的。我们也需要发挥自己的主观能动性，要提高自身能力，确保自己的思维、工作以及实践能力可以跟上信息技术的发展与应用需要，能够对信息技术进行有效的应用。对于档案管理人员来说，同样也是如此，他们必须要不断的去学习那些新的知识与技术，不断提升自身的综合素质与技能水平，能够适应档案管理信息化的环境，这样才能使自己获得更好的发展，也能推动档案管理领域的发展与进步^[2]。

2信息化背景下档案管理的新特征

企事业单位的档案主要就是文件，文献，实物以及原始记录等，档案要能够进行集中存储以及统一的管理，作为原始记录以及价值保留，能够随时的进行查询甚至是增值。档案管理部门不只是对于相关的档案进行存储与管理，这些资料同样也是领导人员进行决策的重要依据，所以说档案管理发挥的是比较基础的作用。你喜欢建设的，不断推进新时代的档案管理新的特征。首先通过信息技术来管理档案信息，对其进行集成、分类、编目以及排序等，管理的效率更高，能够提高整体的管理效率^[3]。其次，随着信息技术的应用，当管理也实现了无纸化，物流也被信息流所替代。能够这种话的对信息进行收集、整理、存储以及查询，大大降低了管理人员的工作量。档案的信息化与数字化使得其保管变得更加的方便，能够对这些信息进行网络化的取用，而且还可以在局域网下进行共享以及远程操作，档案信息的价值能够更充分的发挥出来。

3信息化背景下档案管理人员应具备的素质

3.1档案管理信息化之下对于档案管理人员的政治素养要求

对于企业来说，档案信息都是非常重要的政治机要，是不能泄露的，这对他们以后的发展有着重要的影响。这就要求单信息管理相关人员必须要有良好的政治素养，必须要做到知法，懂法和守法，并以此为基准来指导自身的档案信息管理工作。要知道他们是直接管理接触那些机密文件的，如果他们政治素养不高，缺少社会责任感的话，就不适合这项工作。对于档案管理人员来说，他们的第一职责就是要做到保密。如今信息技术是非常发达的，信息交流也变得非常的高效，便捷，能够实现快速的，大范围的传播，一旦档案信息管理人员由于工作疏忽、大意导致机密文件泄露，丢失或者是被篡改的话，那么将可能会造成非常严重的威胁、损失^[4]。

3.2个人素质的提高

首先，档案管理人员应该热爱岗位工作，要知道档案部门的工作环境往往是比较封闭的，也有着一定的局限性，经常会被外界忽视，因此，必须要加强对于档案管理人员的思想建设，提高他们的认识，强化他们的工作意识、工作信念。当然，管理人员必须要有责任感，有事业心，对自身要严格约束，能够认真对待工作，必须要坚持贯彻服务的思想与态度。他们要有良好的职业道德以及精神，必须要顾全大局，不要只是关注于自身的得失，要做到洁身自好、廉洁自律、甘于奉献。必须要具备实干精神，实践中不断的去进行摸索创新，努力进行工作，要有负责任的态度，了解自身的职责，要积极的和同事进行沟通交流，做好和各个部门之间的协调衔接工作，对待工作要始终饱含热情，愿意付出自己的努力。

其次，作为档案管理人员，还应该加强学习，要不断提高自己的专业素养。要知道档案管理工作是有着非常强的业务性的，当管理人员不但要尽职尽责的做好日常的管理，还要不断的进行个人学习，努力提升自己。社会在不断的发展与变化，我们的工作环境也不同以往。为了满足社会发展的需要，档案工作同样也要积极的做出转变，为了更好的迎接挑战，抓住机遇，档案管理人员就需要积极的去提升自己，一边进行工作实践，一边进行学习提升，不断更新自身的知识思想，掌握先进的技术理念。而且档案人员不但要进行有关知识的学习，还要加强对于实践经验的积累，做到理论联系实际，不断提升自身的专业素养，要在工作中进行总结，积累经验，熟悉相关的政策方针，了解行业发展的需要与趋势，让自己能够不断的去适应，跟上社会发展的脚步

^[5]。

3.3信息化背景下档案人员的培训制度化

为了提高档案管理规范化的程度，管理人员的整体素质就必须要先达到相应的要求，要对他们进行专业化的培训，为了保证培训的效果，就必须要有科学的管理人员培训制度，是培训制度化。首先，必须要制定健全的档案管理培训制度。根据档案建立的“整理、收集、鉴定分类、保管、统计、借阅、使用、销毁”等工作环节，明确专项培训人员的制度化建设，定期组织管理人员进行技能业务学习，在原先简单的收集、存档、保管基础上，凭借信息化数据库，建立档案调阅平台，从基础档案管理电子软件入手，对管理人员进行数据库建设培训，在保存传统纸质档案的前提下，构建管理人员的电子档案处理能力，将电子档案管理软件的培训，从基础层面提升到实用型常态化培训。其次，还要对档案管理人员进行监管职能的培训，确保管理人员在开展档案管理工作的时候，必须要依法的去进行建党和使用，要做到管理的合法化。为了实现这样的目标，就需要对管理人员进行监管培训，提高他们的法律意识以及工作能力。可以开展季度档案管理办法轮训机制，将合法管档作为日常基准要求。更要发挥人民群众的监督力量，使得监管培训制度和常态化监督相结合，促使管理人员建立严格守法的档案管理意识形态。最后，培训的结果以及他们的档案技能，成绩也应该和工作人员的难度考核成绩进行挂钩，以此为基础来调整他们的支撑以及工资，对于那些在培训中表现优秀的人员，可以进行适当的奖励，没有完成培训任务的这会影响他们的绩效。通过这样的措施对管理人员进行督促，让他们能够更主动的去提高自己的技能水平，提升工作成绩，不能只是关注于业务，还要重视培训以及技巧。

结语：当管理的信息化发展对于档案管理工作的影响是非常大的，也是这一领域当下发展的一个重要趋势，不过因为发展的时间还比较短，在这方面的技术，经验都比较欠缺，还没有形成比较健全的操作手段，在工作应用中还是有着不少的漏洞的。为了改善这样的情况，档案管理人员必须不断的提升专业素养，要学习先进的技术知识，为档案管理工作的发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]刘洋.探讨档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].才智,2019(32):205.

[2]姜晓琴.论高校档案信息化管理背景下档案管理员的素质建设[J].智库时代,2018(44):113-114.

[3]李莎.信息化背景下档案管理员素质建设探析[J].办公室业务,2017(21):134.

[4]李晓敏.浅谈档案管理信息化背景下档案管理员应具备的素质[J].办公室业务,2017(01):37.

[5]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育,2010,8(12):200-201.