人事档案管理在企业人力资源管理中的作用分析

人事档案管理在企业人力资源管理中的作用分析

李玉颖

大庆方兴油田开发有限责任公司  163000

摘　要： 人事档案管理工作是企业人力资源管理工作的重要组成部分，其管理质量效率直接影响到企业人力资源工作的结果成效，科学完善的档案管理能够推动人力资源管理的优化配置，有效激发企业人才的工作潜能，从而推动企业的稳定发展。本文针对人事档案管理在人力资源管理体系中的实际意义作用进行了深入研究分析，凸显了档案管理工作的重要性，为企业如何充分利用档案管理工作的重要作用来开展高质量人力资源管理工作提供了参考借鉴。

关键词： 人事档案管理； 人力资源管理；意义作用 ；方法措施

人事档案管理是指企业以文字或表格形式对员工的岗位表现、职责履行、考核奖惩等详细信息进行真实客观的记录与保存，从而为企业人力资源管理工作提供有效参考依据的具体管理活动。在市场经济快速发展的当前时代，人事档案管理工作的重要意义价值愈发被凸显了出来。

一、人事档案管理和企业人力资源管理工作的内在联系

企业人事档案是对企业员工在履行岗位职责过程中的具体工作表现及多种活动信息的真实记录，能够对企业员工的工作态度、技术能力、贡献大小及奖惩情况等进行最直接的体现，人事档案管理是对员工情况的真实记录与动态反映，具有机密性和实用性特征。企业人力资源管理工作以企业职工为核心管理对象，采用科学有效的管理办法对员工进行岗位调配和组织管理，以积极适应企业发展实际需求、促使员工的工作潜能得到最大化发展，从而有效推动企业战略目标的顺利实现和员工的个体成长及价值实现。人事档案对于人力资源工作具有重要的意义价值，能够为企业人力部门提供人才考察标准和衡量原则，对其管理成效产生直接而重大的影响，两者之间存在密不可分的内在关联。企业档案是企业人才管理工作不可或缺的基础环节，企业要想对广大职工进行正确合理的组织管理和分配调整，使企业人才配置达到最优化发展，就必须全面考虑档案信息综合内容，对员工的技术能力及优劣表现进行综合评定，在此基础上设置岗位职责和用人标准。

二、 人事档案管理对企业人力资源管理工作的意义和作用

1、提供真实客观的人力资源管理依据。企业人事档案能够真实体现企业员工的综合能力水平及工作岗位经历，对其岗位职责、工作业绩、职业品质、奖惩考核及是否存在违纪违法行为等情况进行全面反映。因此能够为企业员工管理工作提供第一手材料依据，促使人力部门对员工的工作实力及未来潜力做出准确评判，以此进行科学合理的人事安排和岗位匹配，促使所有员工的工作效力都能得到最大化发挥，从而扬长避短、人尽其能，不断提高人事管理成效、推动企业的长期持续发展。

2、提升人力资源管理现代化水平。当下，大多数企业的人事档案管理工作都采用了信息化技术手段来进行，建立了科学高效的现代化档案管理体系，这就为企业人力资源部门在信息使用上提供了极大的方便。人力资源部门通过对保存在计算机系统中的员工档案信息的查阅浏览和操作使用，能够全面快速地完成对人才信息的分类、整合工作，信息准确性得到有效保障、人才使用状况得到清晰展现、工作效率得到极大提高，为人力资源管理部门的统筹安排与布局调整提供最大便利。

3、促进企业人力资源配置的优化升级。企业人力资源管理部门通过对人事档案信息的全面了解，能够对特定员工的工作经历及能力等级形成合理有效的认知评价，从而有针对性的开展高质量人力管理工作。这样以后，企业就可以根据自身的发展需要积极建立人事档案和人力资源统筹管理模式，针对每一个员工的能力水平及业务特长等对具体工作岗位进行合理安排与调整，从而实现岗位设置优化管理，最大化发挥出企业人才优势，有效提高各机构部门人才配置的合理性和人才流动的科学，为企业的进一步发展打下坚实的人才基础。

三、强化企业人事档案管理以推动企业人力资源工作高质量进行的方法措施

1、正视问题不足，强化人事档案管理

在当前发展环境下，企业间的竞争在很大程度上体现为人才的竞争。因此人事档案管理工作是否科学完善直接影响到企业综合竞争实力的提升。但结合实际发展情况来看，许多企业在人事档案管理工作上存在着诸多问题不足，例如档案收集不及时，材料不齐全，归档不完善；档案内容存在片面性和简单化问题；缺乏集中统一管理，管理办法缺乏科学性；档案管理时效性较低；管理机制僵化落后，与企业人才管理需求不适应等等。这些实际问题都对企业的人力资源管理工作质量效率产生了极大不利影响，因此亟需对其进行优化与完善。

2、建立严格的档案管理制度，确保人力管理信息资料的真实性。

企业人力管理工作所产生的人才流动信息必须及时准确地记录到人事档案系统中去，时间要准确、更新要及时。人事档案管理部门应当对此建立严格完善的管理制度，对人事档案查（借） 阅工作进行严格管理，确保人事档案的保密性，为人事部门的岗位工作安排提供最真实可靠的第一手材料，以推动人力资源管理工作的高效进行。

3、构建信息化人事档案管理体系，推动人力资源管理的现代化进程。

在当前信息化时代背景下，信息技术手段在人事档案管理工作中得到了广泛应用，极大提高了档案管理工作成效。人事档案保管储存工作更加安全便利、档案信息传输工作更加及时高效，从而对人力资源工作的现代化发展起到了极大促进作用。因此企业要积极构建以信息技术为主要管理手段的人事档案系统，借助互联网平台实现对人事信息的统一高效管理，确保人事部门通过网络终端就能及时获取所需要的档案信息，促使档案查询和档案更新工作更加快捷方便、提高效率。

4、提高档案管理人员能力素养，为人事管理工作的高质量开展做好准备。

企业高层要对人事档案管理工作予以足够重视，积极组织档案管理人员参加培训学习活动，不断提高他们的政治思想觉悟和职业道德水平，促使他们逐渐增强档案管理意识、提高档案管理能力、端正档案工作态度，充分认识到自身工作的重要性，遵循档案管理制度、严格档案管理流程，不断提高工作质量，为人力资源管理部门及其他机构部门提供良好的服务支撑。

四、 结语

总之，科学完善的人事档案管理工作能够有效推动企业人力资源管理工作的高质量进行，能够为人力资源部门提供人才选拔依据和和人事变动参考，促使企业人事工作质量成效得到快速提高。因此需要得到企业领导的足够重视，得到各机构部门的大力支持，才能获得长足发展，对企业人力资源管理工作的顺利高效进行起到积极推动作用。

参考文献：

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[3]赵丹. 人事档案管理在人力资源管理中的运用探究[J]. 明日, 2021(15):1.