数字档案馆建设工作的几点思考

数字档案馆建设工作的几点思考

王富玲

东营市河口区档案馆  257200

摘要：建设数字档案馆是21世纪档案馆迎接网络时代的重要战略，这项工作关系着档案馆的生存与发展，是各企事业单位信息化建设的重要组成部分，对于推动档案事业发展具有重大意义。基于此，本文对数字档案馆在建设中存在的若干问题以及加强数字档案馆建设工作的措施进行了分析。

关键词：数字档案馆；建设；措施

1 数字档案馆在建设中存在的若干问题

1.1 对传统档案进行数字化转化的问题

当前，我国虽然公布了一系列关于传统档案转化数字化的相关标准，但具体的针对照片、音频与视频档案的数字化规范仍未公布。因此，对传统档案进行数字化转化的具体标准也就不得而知，转化的成本也非常高。当前阶段，档案馆针对现有的档案进行数字化管理主要采用原件扫描或扫描胶片的方式，这种方式必须结合于对应的设备，同时还要搭配与之对应的耗材，这也就造成了档案馆的运用成本严重上升。

1.2 当前针对数字档案馆的表述与认知存在差别

当前，数字档案馆在我国正处在起步时期，人们针对数字档案馆的表述与认知存在诸多差别，未就数字档案馆形成一个统一的认知，因此，在实际的工作中必然会针对数字档案馆的建设方向发生分歧，严重影响数字档案馆的的建设周期。

1.3 数字化信息的真实性问题

建设数字档案馆的重点在于进行数字化信息的收集与管理，数字化信息的关键就在于其真实性和原始性。倘若数字档案馆进行档案收集时，档案信息的真实性和原始性无法确定，这必然会影响档案馆中档案信息的管理与利用，因数字化信息的载体比较特殊，所以其具有易更改性，在今后的流转过程中容易被相关人员进行修改，同时这种修改也具有无痕性。

2 加强数字档案馆建设工作的措施

2.1 制度先行，体系融合

“没有规矩不成方圆”，任何一件事情开展的前提都应是有法可依、有章可循。制度建设是基础、是支撑，有了健全的制度作保障，一切工作都有章可循。建立较为完善的数字档案馆管理制度和标准规范，并积极纳入质量管理体系、内部控制体系，推动了制度的贯彻实施。

数字档案馆制度建设应包括：人员岗位设置与职责制度、服务器机房与档案数字加工场所管理制度、数字档案馆安全与保密等方面的制度；标准规范建设应根据本单位实际，形成本单位基于数字档案馆的电子档案收、管、存、用等方面的标准规范，包括：传统载体档案数字化加工、电子文件归档、档案分类、各类档案管理及业务流程、系统操作管理、档案利用和安全与保密管理体系等标准规范。

2.2 处理好关键技术问题

数字档案馆是采用现代高新技术所支持的系统工程，信息技术的集成在数字档案馆的建设中扮演了非常重要的角色。具体的来说，数字档案馆涉及数字化技术、超大规模数据库技术、网络技术、多媒体信息处理技术、数据库与分析处理技术、信息抽取技术、基于内容的检索技术、自然语言理解技术等等。我们必须针对数字档案馆的应用背景，综合运用有关原理和方法，重点突破关键技术，才能为数字档案馆的建设提供坚实的技术保障。

2.3 统筹规划，分步实施

数字档案馆的建设应纳入企事业单位的信息化建设规划中，做到同步规划。数字档案馆建设是以现有的档案工作为基础开展的，应对档案管理基础业务进行梳理、完善与规范，做好总体架构和技术方案的规划，并考虑到档案管理系统建设的可扩展性和兼容性。数字档案馆建设是一个系统工程，涉及面广、参与部门多，在建设过程中档案部门要与信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。为明确责任、理顺关系、提升管理效率，应成立项目领导工作小组和项目工作小组，在现有的条件下有计划、有步骤地开展数字档案馆的建设工作，其中计划、实施方案、制度、保障措施的制定和工作实施的推进由领导工作小组负责；建设目标、建设内容、建设步骤、实施计划等由项目工作小组负责，充分保证每一阶段工作目标的实现。

2.4 数字档案信息的安全问题

其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

2.5 前端介入，全程管控

数字档案馆关注的是文件材料到数字档案的动态过程，包括前端介入和全程管控。在数字档案馆建设中即要确保环境、设备和介质等物理安全，也要考虑电子文件在接收、整理、传递及利用过程中的安全保密，还要做好已经实施的业务系统与档案管理系统的接口连接，以及尚未实施的业务系统在规划设计过程中要将档案工作的有关要求纳入流程。在电子文件形成之初，就要结合本单位实际情况制定图纸、文件的各类标准规范和行文格式，便于其元数据的传输与接收、归档。只有接收到规范的电子文件及其元数据，才有后续的整理分类、保存备份、利用传递等合理和的管理流程，才能更加合理、高效，提高档案管理水平。

2.6 关于标准与法规的制定和实施问题

在进行数字档案馆研究和建设数字资源库的过程中，应借鉴发达国家数字档案馆建设的经验教训，尽早制定统一的适合中国数字档案馆建设的资源描述、标识、查询、交换和使用的标准规范及法规尽量地使用国际标准，对那些不是按标准格式进行组织伯资源库，也必须考虑数字项的充分描述，并要有灵活的接口，以保证日后对数据的转换与衔接。使我国数字档案馆在建设伊始，便遵循标准化、规范化、法制化管理的发展道路。

2.7 注重队伍建设，增强服务能力

数字档案馆建设和运行，不仅需要档案管理人员，还需要信息技术方面的人员，更需要既懂档案又懂信息技术的复合型人才。目前档案队伍整体素质不高，专业素质偏低、年龄偏大，知识结构老化，传统的档案管理手段已远远无法适应当前的信息化管理模式。借着数字档案馆建设的东风，建设单位要结合本单位业务实际积极开展档案部门人员的业务技能和信息技术的培养，提升人员档案业务能力和信息化技术水平，同时引进熟悉计算机技术、网络技术的复合型人才，为数字档案馆建设加大技术力量支撑。数字档案馆的建设单位要增加档案队伍的薪酬待遇，加大档案人员的交流提拔使用力度，加强教育培训，提高人员素质，提高信息化时代的档案服务能力和服务水平。

3 结束语

通过一系列研究可得，长期以来，数字档案馆在理论方面取得了丰硕成绩，但其在实践方面仍然处在起步阶段，因此还有大部分的理论研究与技术问题亟待解决，要求我们必须建立健全数字档案馆的制度体系。新时期，数字档案馆就是我们发展的重点工作与难点工作，这需要档案馆工作人员与时俱进、锐意进取，突破时间与空间的限制，努力拓展档案馆的内容与服务，为人们带来更高效的档案服务，推动档案馆的相关工作在新时代取得新进展。

参考文献：

[1]付博闻.企业数字档案馆建设评估工作探讨——以电力勘测设计行业为例[J/OL].兰台世界,2022(04):12-16[2022-05-05].DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2022.04.04.

[2]安妮鸽.档案管理数字化转型的路径探究[J].兰台内外,2021(29):1-3.

[3]章燕华,王力平.数字化转型背景下的档案信息化发展战略：英国探索、经验与启示[J].档案学通讯,2021(04):28-35.DOI:10.16113/j.cnki.daxtx.2021.04.004.