大数据下文书档案管理及其信息化应用

大数据下文书档案管理及其信息化应用

张子波

山东高速临沂发展有限公司 山东临沂 276000

摘要：现代化社会的快速发展趋势下，大数据为我国社会发展及企业管理变革提供了有力的支撑，将大数据技术运用到企业文书档案信息化管理中，不仅可以有效克服传统孤岛化、碎片化等现实文书档案管理问题，还对企业的持续化发展与进步有着十分深远的意义。鉴于此，本文将以大数据背景下的企业文书档案信息管理及其利用研究作为主要讨论方向，首先阐述了企业文书档案信息化管理的内涵与价值，其次探讨了大数据下文书档案管理的信息化应用途径，仅供相关人士参考。

关键词：大数据时代；企业；文书；档案管理

引言：随着大数据技术的不断改革和发展，在现代大数据的支持下，各行各业都得到了长足的发展。这其中，企业也开始转变传统的文书档案管理工作理念和方式，将企业文书档案管理工作与现代大数据充分融合，借助现代大数据，实现企业的快速发展，促进管理工作质量和效率的提高。公司要实现长期、健康的发展，传统的企业文书档案管理理念已不再适用于当前的企业文书档案管理工作。源于对大数据的依赖，文书档案手工管理时代已经过去，必须积极运用新的信息化管理手段，才能实现对企业文书档案的集中管理，从而实现文书档案价值的最大化，推动企业文书档案管理与现代大数据的真正融合。

1企业文书档案信息化管理的内涵与价值

现代化社会发展下，我国企业管理工作呈现快速发展的趋势，文书档案的数量也日复一日地增加，由于企业档案管理人员的数量有限，面对每天大量的文书档案资料，工作量十分庞大。针对这种形势，企业文书档案信息化管理理念应运而生，大大提高了文书档案管理人员的工作效率和质量，减少了因档案信息过多而导致的工作失误。传统企业文书档案的管理大多采用纸质文档的方式保存，长期频繁地使用一些文书档案，由于长期翻阅而导致字迹磨损甚至丢失，不能保证一些珍贵的文书档案的安全。所以，大数据时代的企业文书档案管理人员可以借助信息技术，有效地规避这一弊端，实现文书档案的信息化管理，减少纸质文书档案的数量，同时也减少纸张的浪费，符合节约理念。同时，互联网时代下的人们，无论在生活上还是学习上，依靠现代大数据的发展都会对自身产生一定的积极影响。将现代大数据融入企业文书档案管理工作，是企业发展的基本途径和必要手段，也是实现企业档案管理信息化、现代化的重要工具。

2大数据下文书档案管理的信息化应用途径

2.1树立正确的管理思想和理念

时代的脚步发展迅速，而科技的发展也是天翻地覆，信息技术为社会发展带来了极为有利的基础条件。企业要有明确的认知，把信息化和文书档案相结合，和时代发展方向相一致，加快推进企业信息化运行机制。企业的领导要在第一时间摒弃传统的档案管理工作模式，树立起正确管理思想，基于此，加强信息化在文书档案管理的落实，使大数据时代特征最大限度显示出来。要让管理人员进一步了解学习其他企业进行信息化档案管理的具体情况，才能对自身问题有全面的反思。通过正确的管理思想和理念，不断调整优化文书档案管理工作，加快档案管理信息化建设的脚步。

2.2使用现代化管理方式

首先，企业要不断健全信息化设备。档案管理人员通过使用健全的信息化设备，不断挖掘出计算机的各项功能，比如信息分析、运用以及处理等等，推动文书档案管理工作良好运行。其次，档案管理人员要对调整管理方式给予高度重视，优化传统管理方式，和现代化管理方式相结合，使文书档案管理能够变得越来越高质、高效。比如，要管理保存重要意义的文档时，就能够通过使用电子文档管理的手段，做好备份，然后保存好相关的纸质文档。当文书档案管理工作顺利完成，要进一步总结之前的档案管理实际工作情况，通过信息化管理方式，与企业的具体需求相结合，进一步健全工作方式方法，推动档案管理资源变得更加完善。

2.3建立健全信息化平台

企业要加大建立健全信息化平台，为内外部带来全面信息资源，让使用需求可以获得基本满足。所以，企业可以进一步改善信息化管理系统中文书档案管理，不断优化其资源共享水平，满足一系列基本工作需求。并且还要健全检索功能，细化检索关键词，同时还要提高检索速度，使档案管理的效率以及质量都可以得到显著提高。除此之外，在完善信息化平台的过程中，要尽量使用主流产品，防止因为计算机系统发生问题而制约了信息化平台的进一步建设。

2.4提高员工的专业素养

在大数据下，文书档案管理人员要对档案管理工作今后的发展方向有充分了解，加强档案管理人员服务责任，使他们积极主动提高信息化使用水平。但是对一个企业而言，健全信息化档案管理系统不是一朝一夕就可以完成的，要有探索、调整的具体过程。并且，文书档案管理工作同样不是独立的，会牵扯到别的相关部门。所以，企业要对这点有明确认知，不断增强档案管理人员队伍。新录入员工让老员工带领，逐渐掌握后，可以独立解决相关的工作，进入岗位。由于老员工长期处于固定岗位，其工作方式就会逐渐僵化，对于这一点来说，企业可以带领老员工认识新鲜事物，不断加大学习和掌握信息化技术。

2.5优化各种档案管理信息化措施

企业要从自身具体情况出发，创新档案管理手段，改造、健全档案管理信息化系统，完成规范化安全管理体系，防止由于个人问题导致安全问题，给企业造成严重的经济损失。一般情况下，文书档案往往以纸质文件为主，录入信息需要一定的时间，这就需要档案管理人员在工作中有较高的耐心以及责任心。若是档案的信息量非常大，就一定会使档案信息的查询困难程度大大提高，同时增加档案信息在录入时的错误率。现阶段，大部分的企业用计算机技术来代替传统纸质化文书档案，极大地减轻了档案管理人员的负担，使档案管理的质量和效率得到提高。文书档案管理在大数据背景下从数字化角度处理纸质档案，不但使档案信息在管理以及保存方面变得更加方便，同时也使传统的单一化管理模式得到改变。最重要的是，通过互联网技术应用档案信息能够不被时间和空间所限制，最大限度展现出电子档案的便利性、高效性。特别是在信息化管理下，文书档案还有网络查阅以及检索等各种功能，使得档案管理的质量以及效率得到显著提升。

2.6加大宣传大数据思维

在大数据背景下，如果要加快文书档案信息化管理工作的开展，转变思维是基础条件。企业要树立起现代化管理思想，加大宣传大数据思维，让管理人员都可以认识到大数据重要性，积极投入文书档案信息化管理工作中。文书档案信息化管理部门要召集档案管理人员开展培训，邀请专家为其讲解大数据技术的主要概念、各种优势以及特征，增强档案管理人员自身素养。除此之外，要在内部加强对大数据思维的有效宣传，让其他部门人员都可以明确大数据给企业发展带来的意义，从而可以积极配合推进档案信息化建设。

结语：

综上所述，在文书档案管理工作开展中，通过信息化技术的使用，对管理工作质量有着十分重要的现实意义。故而，需要从现阶段的文书档案管理情况出发，结合文书档案管理具体情况，在大数据下加大信息化应用的力度，使信息化在文书档案管理中得到落实，从而为档案管理工作提供条件，更好地适应时代发展趋势。

参考文献：

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[4]张静.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].兰台世界，2020（S2）.