煤炭企业档案管理数字化建设探讨

数字化给企业工作人员带来了极大的便利，更适合企业的

档案管理数字化的理念与基本内容进行认识、学习，而后根据

长远发展，尽管数字化管理会存在安全方面的风险，但随着技

企业当前发展的状态与规模配合最为适宜的制度，保证档案的

术的不断升级与革新，这些问题都将被妥善解决。

数字化建设有条例可依。其次，加大基础设施的建设，并配备专

一、档案信息化建设的几点重要性及现实意义

业的档案信息管理人员，及时发挥硬件设施的价值，促进档案管

理工作数字化升级。最后，根据时代与企业的发展进行管理方法

（一）使档案管理不再费时费力。档案管理人员手工搜

的对应，保证档案业务人员的管理维持在一个较高的水平之上。

集、整理、管理、提供单位利用，工作量比较大，效率也比较

（二）提升经费投入力度，创造良好的档案管理环境。档

低，而且费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、网

案工作影响着一个企业的长远发展，虽然档案管理工作不能给

络化、实时化。数据仅需一次录入便可以多次使用，还可以在

企业带来直接的经济效益，但是可以产生明显的效益，如会计

档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入以

档案是单位预算的重要依据，是各项经济查证时可靠的书面证

后，也方便打印出相关的收发文登记汇总表，打印出档案的背

明；设计图纸、勘测图这些记录是业务活动中不可离开的基础

脊、封面、案卷目录、文件目录以及备考表等。档案库中的信

条件，为日后的工作提供更多有价值的资料，减少很多不必

息需要统计，并形成报表，通过计算机处理，可以大大提高管

要的损失。这些都对企业的未来发展起着举足轻重的作用，所

理人员的工作效率。

以必须采取科学的管理方法，保证企业的未来发展战略被更为

（二）检索查询更加方便。传统检索的方式，由档案管理

科学、准确的规划出来。这就要求管理者对档案工作的资金投

人员从一本本目录中找到需要的档案，然后依据记录去库房查

入，保证人力与物力作用及时发挥，为企业的发展提供更有力

找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管

的支持。经费花销主要体现在两个层面：一个是硬件设施的建

理人员从模糊查询、分类查询、组合查询中选取最适合的查询

设与购买，因为数字化档案管理工作的落实需要依靠设备与基

方式，减轻了工作人员的负担。

础设施的支持，而这些都需要资金的支持；人员层面，技术人

（三）提高整个部门的工作效率。计算机档案管理系统一

员占了大多数，技术意味着发展动能，因此技术人才与拥有先

般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、

进理念的专业人员必须得到与其价值相匹配的薪资待遇，如此

删除功能，同时计算机还具有诊断、判别、筛选的功能，通过

才能保证其岗位价值的全效发挥。

这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代

（三）建立并完善煤炭企业档案数字化制度。煤炭企业的

化管理拥有占用空间小、应用能力强、储存信息量大、传输速

档案管理工作数字化转变落实中，需要配合完善的保障体制，

度快的特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，

维护数字化进程的稳定。因为档案归档工作繁杂、任务量大，

是档案管理史上的一大进步。

因此档案管理工作中常出现信息未及时归档问题，针对这个问

（四）有效提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以

题，解决方法是根据工作实际情况进行归档制度的配合，让工

在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案

作可以有制度依照，保证落实工作混乱问题可以被高效解决。

资料的电子化也便于科技人员的二次利用和开发，从而达到提

完善档案数字化管理制度过程中，还要对以下几个方面的工作

升研究院整体工作效率和竞争力的目的。使档案管理的职能不

进行重视：单位统一规定归档日期、归档范围等，保证档案收

单单是对档案的保管，而是变成了公司内部的信息中心。

集整理工作可以被积极推动起来。各个部门的档案管理工作需

二、对开发档案数字化建设的几点建议

要由专人负责，为了让档案工作得到细分，还需对应移交人

员、督办人员等，保证工作因得到层级划分而更加高效、明确

（一）提高煤炭企业档案管理者的素质与意识。企业的管

落实，部门工作的考核，同样要将此部分工作纳入进去，保证

理者如果在档案管理层面的认识不够前卫、先进，那么档案的

各个部门档案管理人员的工作落实更加积极主动；文档一体化

数字化工作就无法顺利开展，甚至会出现严重的滞后性。尤其

工作制度、网络文件保密制度、数字档案鉴定制度等都需根据

在档案人员管理层面，由于认识不足，工作升级、优化的力度

工作实际对应出来，同时定期对这些制度的合理性与科学性进

会迟迟跟不上时代发展的速度，导致企业在激烈的市场竞争中

行测评，由专家组织，员工、管理人员等提出建议，让其中的

无法占据有利位置。因此作为煤炭企业的管理者必须要有与时

不合理现象与问题被及时筛选出来剔除掉。同时，要对档案数

俱进的精神，在新时代发展背景下，借助科技、理念等层面的

字化建设工作的高效性进行保证。

创新，不断增强企业的发展软实力。首先，企业的管理者要对

（四）加速煤炭企业档案网络化归档工作落实进程。煤