浅谈如何加强疾控中心档案管理

 浅谈如何加强疾控中心档案管理

李硕

山东省鄄城县疾病预防控制中心  山东省  鄄城县  274600

摘要：新时期的疾控中心职能作用有了较大提升，社会服务能力也逐渐增强，为了使疾控中心更好地发挥出社会价值和工作能力，必须提升档案管理整体水平，这是实现疾控中心可持续发展的必经之路。相关领导要对档案管理定义有全新的认识，在思想上实现创新，构建完善的管理制度，加快信息化管理系统建设，做好人才培养和建设工作，同时，从“保管档案”思维向“利用档案”的方向转变，这样才能提高档案管理整体水平和工作效率。

关键词：疾控中心；档案管理；措施

1疾控中心档案资源的特点

首先，有利于医学研究的开展。对于疾控中心内部的档案而言，其所记录的重点内容就是突发疾病及病因不明疾病的记录，并且将其上报，也就能够对这些疾病进行及时研究，在此基础上也就能够有效防止疾病传播扩散，具有较高的医学价值。其次，疾控中心档案涉及的范围比较广。就地域角度而言，在目前信息化时代不断快速发展的背景下，对于疾控中心内部的档案资源而言，由以往地区局部监测向国家信息共享逐渐转变，其所涉及到的范围正在不断扩大。第三，疾控中心档案资源具有动态性特点。就目前疾控中心档案管理工作的开展而言，基本上都是选择实时建档实时管理的方式，需要依据疾病控制时间连续性有效开展各个方面的工作，在疾病控制发生变化的情况下，档案资源也会发生变化，因而表现出动态性特点。

2疾控档案管理的现状

2.1管理人员的素质不高。在疾控档案管理工作中，由于领导层的重视度不高，所以在后续工作开展中，会留下很多历史遗留问题，特别是档案管理这类工作所涉及的内容烦琐，每天的工作量十分艰巨，一些非专业的人士及文化水平程度不高的人被安排到该管理的岗位中，难以有效开展工作，若无法及时提升管理人员的素质，后续疾控档案管理工作将难以继续。

2.2档案管理制度不完善。许多疾控中心对于工作内容管理条例制定的并不完善，多数管理条例仅是悬挂在档案室墙上的面子工作，在实际工作过程中毫无系统及规划性可言。特别是疾控中心当前收集的资料过于分散，无法进行整理及归纳，当后续对某个疾病类型、疾病内容进行查找时，带去不便，需要花费大量的人力、物力去搜寻，影响档案管理的工作效率。

2.3档案信息化水平不高。依照当前的档案管理工作而言，多数档案资料管理工作仍以传统的方式在进行，缺乏与时俱进的管理手段。同时，档案管理内容还停留在纸质内容上，这对档案管理工作也提出诸多要求，要确保管理室的恒温状态，同时要给予其他纸质存储内容提供真空的封存管理，避免字迹褪色、虫蛀及其他不可抗力因素而造成的文件丢失。而由于缺乏信息化的存储工具，无法对图片、视频、音频资料进行保存，多以毁坏或舍弃的方式对以形成的内容进行破坏，影响内容保存的完整性，不利于后续的工作开展。

3疾控中心档案管理的策略

3.1建立电子档案库

信息时代，疾控中心的档案管理工作也要与时俱进，利用信息技术建立电子档案库，应用网络技术进行办公，利用电子信息实现数据的在线存储功能。对档案内容进行实时的编撰工作，更利于资料的查找与替换，便于资料内容的更新迭代。还可以将疾病内容设置为资源共享的模式，对不同的资料管理人员设置开放的查看功能。同时，还要加强对疾病防控机构的自动化管理工作，不同科室只要利用相关的账号及密码即可登入疾控档案的平台，搜索及查询相关数据，为疾控档案的查询及了解提供便利条件。对于档案库要建立快捷的检索工具，方便疾控工作人员搜寻及检索，使其工作得以快速开展，从而提升工作效率。当然，这样的方式也是让更多人加深对疾控档案管理工作的认识，继而让更多的人学习信息检索工作的使用，帮助他们创建更加有利的工作条件。通过构建电子档案库，将一改传统纸质资料占地、不利于保存等问题，使档案在存储过程中更加方便，大大提升档案查找与管理的便捷性，为疾控中心卫生工作的开展提供依据。

3.2完善和创新档案管理方式

现代社会下的时代影响，使得档案管理需要有一套科学合理的管理模式，改变传统疾控中心的档案管理工作，使其更加适应当前新社会下的疾控处理，这也对疾控中心档案管理的工作人员提出了更高的要求。不仅要在实际档案管理工作中发现和解决传统档案管理模式的不足，还需要与时俱进、创新、完善和实践应用现代化管理模式，如要尽量适应电子化档案管理，必要情况下可替代传统的纸质化档案。这一过程中，需要档案管理工作人员熟悉信息化技术以及大数据，实现对档案信息更便捷高效的收集，分析及存储与利用等多项功能，从根本上提升档案管理的效率。此外，加强档案管理信息化建设，并完善信息化管理制度、机制及标准，以保证档案管理信息化的规范性及标准化，并保证档案资源能够得到更好的储存和便捷化更新。

3.3完善档案管理标准体系及制度

首先，规范化管理档案内容，按照相关标准及要求正确编写和修正资料，并按照规定的格式命名和保存资料文件；其次，要完善修改与查找功能，以便于管理人员快速提取有用信息，提升档案利用；最后，定期汇总档案管理工作内容，以及时发现和解决档案管理工作问题，并在该基础上完善管理标准体系及制度。

3.4加强考核和监督

首先，要求相关工作人员严格按照要求进行档案管理，以保证档案管理规范化及标准化。例如，质量检查过程中发现资料不完整、内容丢失与录入错误现象，要及时处罚相关负责人，避免和减同类事件发生；其次，明确规定档案管理人员职位晋升要求，提供公平竞争的机会，激发整体管理人员的工作积极性；最后，不同环节设置不同负责人，以对各个环节进行监督。

3.5加强档案管理工作队伍建设

由于档案管理工作人员在档案管理工作的开展中属于重要的影响因素，也就需要加强档案管理工作队伍建设，使档案管理人员的综合素质及能力实现有效提升。疾控中心应当注重档案管理人员的培训教育，在对这些工作人员进行培训过程中将档案管理信息现代化理念及信息化与大数据技术等现代化技术的应用作为培训的主要内容，使档案管理工作人员掌握现代化的档案管理方式，也就能够使其更好实施档案管理，使档案管理工作的开展具有人才支持。同时，还需要对档案管理工作人员实行职业素养的培训，使档案管理工作人员意识到自身的职责及责任，增强其责任心，从而促使其能够在档案管理中积极投入，实现档案管理工作的有效开展，满足档案管理工作需求。

3.6对管理人员工作内容进行考核

完善档案管理工作的职责，完善对工作内容的考核机制，确保有关管理人员在工作过程中有章可依，针对档案管理职责制度内容，使工作内容做到规范化操控。一是对档案管理工作进行规范化的操作，对其工作内容进行质量检查，若发现资料处理的不完整，内容丢失与录入错误，按照错误程度进行处罚，严重者需要对其进行批评警告处理，若后续再度发生同类事件，予以罚款。二是对档案管理人员的职位晋升作出明确的规定，给予每个工作人员公平竞争的机会，依靠工作效率、责任感来实现其工作价值。要各司其职，针对不同环节设置不同的负责人进行监管，若某个环节发生问题需要由主要责任人进行问题的承担，通过这样的方式，既可以有效管理工作人员，还能提升档案管理的工作效率，实现当前疾控档案管理效率的最大化。

4结语

在目前社会发展新形势下，疾控中心档案管理工作在疾控中心发展中有着越来越重要的作用及价值，并且有利于疾病防控工作的开展。作为疾控中心档案管理工作人员，应当清楚认识疾控中心档案资源特点，在清楚认识其存在的问题的基础上，以有效对策改善档案管理工作，实现档案管理工作质量及效果的有效提升，从而使档案管理工作的开展能够得到满意效果，进而实现疾控中心的更理想发展。

参考文献：

[1]张爽.基层疾控中心档案管理的现状与改进策略[J].传播力研究，2019（28）：290-291.

[2]李锋.新时期如何提升疾控中心档案利用效率[J].办公室业务，2019（18）：137.